Se engana quem pensa que ser produtivo significa trabalhar cada vez mais. Na verdade, ser produtivo quer dizer trabalhar de maneira inteligente. E as ferramentas de produtividade podem ser o caminho para isso.
Isto porque elas possibilitam a entrega de resultados com qualidade e eficiência empenhando o mínimo de recursos possíveis. Ou seja, você pode:
- trabalhar menos
- com mais qualidade
- melhorar sua qualidade de vida — mesmo no home office!
Então, se você está cansado de trabalhar mais do que deveria e entregar menos do que gostaria, continue a leitura! No artigo de hoje, vou te apresentar as melhores ferramentas de produtividade para melhorar sua gestão de tempo e tarefas.
Ferramentas de produtividade: por que utilizá-las?
Uma vez entendido o potencial dessa estratégia, as perguntas que não querem calar são: o que são ferramentas de produtividade e por que o controle de produtividade é realmente importante?
A princípio pode não estar claro como esses recursos são inseridos no seu dia a dia. Mas, acredite: você provavelmente já passou por momentos de estresse e esgotamento que poderiam ser evitados com eles.
Afinal, é possível que você já encerrou o expediente inúmeras vezes sem ter finalizado todas as atividades pendentes — mesmo que tenha trabalhado muito e já se sinta cansado.
Da mesma forma, eu também posso apostar que você já aumentou sua carga de trabalho para dar conta destas tarefas. Entretanto, o que você precisava aumentar não eram as suas horas trabalhadas, e sim a sua produtividade.
O problema é que muitas vezes essas ações se confundem. Por isso, as ferramentas de produtividade no trabalho são grandes aliadas para otimizar a gestão de tarefas e do tempo empenhado para realizá-las.
Dessa forma, elas possibilitam:
- fazer planejamentos individuais ou de equipes;
- dividir grandes projetos em tarefas menores;
- acompanhar o progresso das atividades;
- desenvolver projetos coletivos à distância;
- empenhar esforços no aproveitamento inteligente do tempo.
Assim, o impacto de usar ferramentas de controle de atividades é fácil de imaginar, você ganha:
- mais agilidade;
- menos custo;
- mais satisfação de colaboradores e clientes;
- maiores e melhores resultados.
Ferramentas de produtividade para você nunca mais parar de usar
É possível encontrar milhares de ferramentas de gestão de tarefas na Internet. Mas, a verdade é que testar cada uma delas para encontrar as que atendem às suas necessidades pode ser mais um obstáculo à sua produtividade.
Afinal, essas estratégias devem ajudar a simplificar a rotina de tarefas — e não dificultar ainda mais nossa administração do tempo.
Por isso, separei aqui as 10 melhores ferramentas de produtividade para te ajudar a organizar suas tarefas e fazer o controle de produtividade no seu dia a dia.
Google Agenda
O Google Agenda ou Google Calendar é certamente um dos softwares de organização pessoal mais úteis do mercado. Com uma plataforma super intuitiva, o Calendar pode te ajudar a visualizar compromissos, atingir metas e planejar atividades.
Para isso, a ferramenta conta com diversos recursos. A utilização de cores para designar diferentes tarefas é uma das mais populares entre os usuários. Além disso, tudo no aplicativo é personalizável, desde a visualização do calendário, passando pelo fuso-horário e formas de lembrete. Tudo disponibilizado de forma gratuita, você só precisa ter uma conta vinculada ao Google.
Trello
Não é à toa que o Trello é uma das ferramentas de produtividade no trabalho mais conhecidas e usadas. Isto é porque sua interface colorida e intuitiva favorece a organização de etapas de processos de maneira visual.
Ele funciona por meio de cards que podem ser movimentados, editados e reordenados conforme o andamento do projeto. Tudo isto de forma simples para acompanhar o que está sendo feito e o que já foi concluído.
Assim, o Trello é ideal para quem deseja visualizar o andamento do projeto de forma simples e manter uma gestão de atividades colaborativa, já que os cartões podem ser visualizados e editados por qualquer pessoa com acesso à ferramenta.
É interessante ressaltar que o Trello tem baixa barreira de entrada. Oferece na versão gratuita muitas de suas funções, incluindo o compartilhamento com outras pessoas. Não é atoa que é uma ferramenta tão popular!
Evernote
Prático e simples de usar, o Evernote é uma ferramenta que funciona como um bloco de notas universal, mas de forma organizada e com um incrível poder de busca interno. Ttem como objetivo captar, registrar e organizar informações. Dessa forma, você consegue salvar e organizar no mesmo aplicativo notas, listas de compras, fotos e outros arquivos.
Suas principais funções são:
- anotar ideias;
- colar imagens rápidas;
- compartilhar anotações;
- gravar áudios;
- busca inteligente das informações;
- criar lembretes;
- digitalizar documentos.
Uma grande vantagem do Evernote, além da possibilidade de sincronizar todos os seus dispositivos com o app, é seu poder de busca. Por estarem salvos na nuvem, os dados do Evernote podem ser acessados de qualquer lugar e encontrados de forma fácil na sua busca interna. No trabalho pelo computador, no mercado pelo celular, na faculdade pelo Ipad, etc.
Ele se tornou uma das ferramentas de produtividade mais completas e práticas do mercado. Ideal para quem precisa ter acesso a todas as informações em um único lugar e deseja criar a sua “biblioteca particular”.
O Evernote também oferece as funcionalidades básicas – mas muito úteis – na versão gratuita, valendo o teste para verificar se deseja comprar o restante dos recursos oferecidos pela ferramenta.
Asana
Asana é mais uma ferramenta de gestão de tarefas, mas que foi desenvolvida especificamente para trabalhos em equipe. Por isso, suas funções incluem:
- listas de tarefas colaborativas;
- visualizações de projetos em lista, quadro e calendário na versão gratuita e outras opções na versão Premium;
- criação de times;
- mais opções de detalhamento das tarefas;
Assim, o aplicativo pode ser uma ótima opção para ajudar equipes a organizar, rastrear e gerenciar o andamento dos projetos.
Assim como as outras ferramentas, ela pode ser testada de forma gratuita, mas possui mais funcionalidades para o time na versão paga.
Todoist
Já o Todoist é a versão digital da sua lista de tarefas. Um dos meus aplicativos favoritos, o Todoist tem ferramentas incríveis e fáceis de usar visando a organização das tarefas diárias. Neste software, você pode dividir seus afazeres em níveis de priorização, inserir datas e recorrências. Ele pode te ajudar a lembrar tudo que você poderia esquecer.
Além de ser extremamente útil para sua vida pessoal, o Todoist também pode ser uma ótima ferramenta de trabalho. Graças ao seu design simples que permite a visualização de todas as atividades diárias, fica mais fácil acompanhar suas metas e objetivos.
Assim, esta ferramenta ajuda a:
- listar atividades;
- separá-las por projeto ou por contexto;
- criar tarefas recorrentes;
- compartilhar tudo isto com outros membros.
É uma ferramenta indicada para se trabalhar tanto de forma individual, quanto em equipe e tem muitas funções gratuitas. Não deixe de testar!
Notion
Temos aqui uma plataforma multifuncional e relativamente nova no mercado (lançada em 2017), mas que está conquistando o mundo! O Notion é um aplicativo que visa facilitar a vida dos usuários, apresentando informações de forma clara e super conectadas. Basicamente, você pode fazer suas anotações, linkar páginas e colocar hierarquias de forma muito mais organizada. A organização das páginas é mais livre (que se comparado ao Evernote por exemplo) e qualquer item inserido na página pode virar uma nova nota, linkada àquela página original. É um sistema mais livre, robusto e de fácil acesso!
Seu funcionamento acontece por meio de páginas, planilhas e blocos. Cada bloco conta com diversas ferramentas que você pode inserir, como:
- To do lists;
- Checkbox;
- Textos;
- Links;
- Arquivos multimídia;
- Tweets.
Muitas funcionalidades, liberdade de organização, um poder de busca interno também muito bom e pode ser explorado tanto na versão gratuita quanto paga. Vale conferir!
Google Drive
Outra ferramenta de produtividade no trabalho essencial para quem lida com muitas tarefas é o Google Drive.
O recurso do Google oferece edição de textos e planilhas, além da opção de criar e exibir apresentações. Tudo isto de maneira online e fácil de usar, o que contribuiu para que a ferramenta fosse uma das mais populares desta lista.
A conta gratuita do Google Drive oferece até 15 GB de armazenamento em nuvem. Mas, para empresas que optarem pela versão paga, o recurso dispõe de mais armazenamento e recursos avançados de gerenciamento e controles de segurança corporativos.
Calendly
Os encontros virtuais se tornaram rotina na vida de quem precisou aprender como trabalhar em home office durante a pandemia. Neste cenário, ferramentas de produtividade como o Calendly também se tornaram mais presentes na vida dos usuários.
Nesse sentido, o aplicativo é um recurso para facilitar o agendamento de encontros e reuniões. Funciona assim: o anfitrião seleciona datas e horários em que está disponível e compartilha com a outra pessoa a partir de um link que possibilita fácil visualização de seu calendário.
Em seguida, basta o convidado optar pelo horário que coincide com a sua disponibilidade. A ferramenta pode se tornar ainda mais prática ao ser integrada ao Google Agenda.
Na versão gratuita, você pode conectar uma conta de email e disponibilizar um tipo de evento para agendamento. Para além disso, é necessário investir na ferramenta, que pode ser uma ótima opção, considerando a praticidade de ter uma “secretária virtual” automática.
TomatoTimers
Que a técnica Pomodoro é uma das mais famosas para gestão de tempo e controle de produtividade no trabalho não é segredo. Mas, ficou ainda mais fácil adotar esta estratégia com o suporte das ferramentas de gestão de tempo.
E é exatamente esta a função do Tomato Timers. Então, a ideia segue a mesma da técnica tradicional: trabalhar blocos de 25 minutos com foco total e pausas de 5 minutos entre eles.
Assim, a função desta ferramenta é cronometrar automaticamente este tempo para você. Basta lembrar de acioná-la antes de começar uma tarefa. Ela também oferece uma opção extra para customizar o tempo do seu pomodoro. Vale a pena experimentar!
Toggl
Por fim, para finalizar a lista, o Toggl: uma ferramenta de gestão de tarefas por meio do monitoramento do tempo.
Com este recurso você pode:
- gerenciar o tempo gasto em cada projeto;
- acompanhar a produção diária;
- quantificar os resultados do trabalho.
Dessa forma, é possível gerar relatórios que apontam precisamente quanto tempo foi investido em cada tarefa. O que facilita saber como precificar os serviços de acordo com o seu esforço.
Fuja das distrações!
Como vimos, as ferramentas de produtividade no trabalho podem ser decisivas para conquistar bons resultados para você e para sua empresa. O problema é que a maior parte desses recursos estão disponíveis online.
Como estamos conectados 24h por dia, qualquer tarefa no celular ou computador já pode ser um pretexto para checar as redes sociais.
Embora consumir conteúdos diferentes seja ótimo para a criatividade, a verdade é que as distrações online são inimigas da produtividade!
Por isso, vale a pena investir em algumas práticas para evitar distrações:
- desative notificações de apps sociais, como Instagram e Facebook;
- baixe um aplicativo de bloqueio destes apps por períodos específicos;
- respeite os intervalos e use as ferramentas com foco e propósito!
Tudo que falei aqui hoje tem impacto direto no rendimento e, claro, no sucesso de uma empresa! Por isso, investir em ferramentas de produtividade significa também investir na eficácia do seu trabalho.
Claro que as ferramentas vão se atualizando e surgindo novas, por isso, mais importante que estar munido de boas ferramentas, é ter uma metodologia que te apoie durante todo o processo para que você saiba aplicar a qualquer ferramenta.
Mas, se você não sabe por onde começar, não tem problema! Clique aqui e saiba como eu posso te ajudar a ter uma rotina de trabalho mais eficiente e tranquila!
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