Manter o equilíbrio profissional entregando tarefas eficientes e eficazes pode ser um desafio. Você sente que não está sendo produtivo o suficiente e que isso afeta a competitividade da sua empresa? O primeiro passo para buscar a resolução dessa situação é entender definitivamente o que é eficiência, eficácia, produtividade e competitividade.
Nesse post quero te mostrar a diferença entre esses quatro conceitos e como aplicá-los em conjunto. Continue lendo para acabar de vez com a bagunça mental e desenvolver métodos efetivos para finalizar todas as tarefas do dia. E sem gastar mais tempo para isso.
Quais as diferenças entre eficiência, eficácia, produtividade e competitividade?
Em resumo, uma pessoa eficiente vai desenvolver suas atividades com o mínimo de recursos possíveis, enquanto a eficaz atingirá os objetivos corretamente. Já alguém produtivo pode ser visto como a soma dos dois termos anteriores. E a competitividade nada mais é do que a capacidade de superar seus concorrentes.
Esses quatro processos estão associados à execução da função diária dos colaboradores e da organização. Também são vistos como a tradução livre das ações que impulsionam o sucesso do seu negócio.
Ainda parece confuso para você? Abaixo explicarei cada um desses termos e indicarei um exemplo que será aplicado em cascata. Ou seja, uma tarefa que exemplifica a utilização de eficiência, eficácia, produtividade e competitividade.
Eficiência
Ser eficiente é fazer suas tarefas e utilizar poucos materiais para isso. Porém, não basta apenas produzir, é preciso atingir o nível de qualidade esperado.
Vamos iniciar o exemplo com a seguinte ideia: você trabalha para uma organização que possui cinco lojas distribuídas na cidade. Seu chefe pediu para ser entregue um relatório de vendas de três dessas filiais até o final do dia.
Contudo, ao definir seu caminho para desenvolver essa documentação, você percebeu que levaria menos tempo do que o esperado. Ao fim do dia, além dos três solicitados, você ainda conseguiu entregar os referentes às outras lojas também.
Nesse caso, houve um bom gerenciamento de tempo por parte do colaborador, ele agiu com eficiência.
Eficácia
Uma pessoa que foi eficaz no trabalho conseguiu atingir as metas impostas a ela. A eficácia está atrelada a ideia de fazer certo, independente do caminho seguido, o que importa é finalizar a tarefa.
Seguindo com o exemplo: Você entregou além do esperado e ao avaliar os relatórios, seu chefe percebeu que eles estavam bem construídos, estruturados e com informações essenciais para uma boa análise. Além de ter sido uma pessoa eficiente na entrega, você foi eficaz ao cumprir com o solicitado.
A ideia que se tem é que eficiência e eficácia devem ser pensadas em conjunto. Desse modo, é possível atingir os objetivos e ainda utilizar os melhores caminhos para isso.
Produtividade
A produtividade no trabalho consiste na ideia de fazer mais com menos. É utilizar o espaço de tempo com eficiência para alcançar resultados concretos. Então, pode-se dizer que o conceito é consequência direta de ser uma pessoa eficiente e eficaz.
Ainda pensando no exemplo, ao entregar os cinco relatórios no prazo estipulado para três e sem necessidade de reescrita, você foi produtivo.
Portanto, o tempo que você levaria no dia seguinte para entregar os outros dois relatórios, pode ser usado para outras atividades que trarão outros resultados, como traçar novas estratégias de vendas.
Competitividade
Como o nome sugere, o conceito significa disputar diretamente ou indiretamente com alguém.
Nesse ponto entra outro termo bastante usado, o diferencial competitivo. O que a sua organização tem diferente das outras que permite maior destaque?
Portanto, se sua equipe desenvolve as demandas com eficiência, eficácia e produtividade, ela também tende a ser mais competitiva.
Como essas características auxiliam no seu desempenho?
Quando se exerce sua função com eficiência e entrega resultados eficazes, a empresa está contando com colaboradores produtivos. Um negócio que possui essas três características claras em sua rotina consegue entregar planejamentos mais assertivos para o mercado.
Na prática, contar com um cenário que conta com colaboradores que sabem utilizar esses conceitos ao seu favor, contribui para que o gestor consiga adotar uma postura mais estratégica. Assim, ele e toda a sua equipe estarão preparados para agir em situações internas e externas.
Não esqueça de somar tudo isso à organização!
Um ambiente de trabalho desorganizado acaba atrapalhando o desenvolvimento das tarefas e prejudicando a eficiência do colaborador. Quando há muitas demandas para serem cumpridas no mesmo dia, o ideal é manter uma lista de prioridades para execução de todas.
A organização, seja pessoal ou profissional, reflete em um melhor rendimento individual e em equipe. Entre os benefícios, podemos citar:
- Aumento da produtividade;
- Otimização de tempo;
- Maior foco nas atividades;
- Bem-estar e conforto.
Consegue perceber os impactos positivos na sua rotina ao adquirir certos hábitos? Além de um cenário bem estruturado que promove conforto, a boa organização também está diretamente ligada à execução das tarefas.
Para evitar atrasos e outras situações que prejudiquem seu desempenho, o ideal é seguir alguns pontos que gosto de indicar. Lembrando que eles valem tanto para seu dia a dia no profissional como para sua rotina pessoal. Confira agora:
1. Priorize as tarefas
Se você já tem ideia de todas as atividades que vão ser desenvolvidas ao longo da semana, o ideal é listar as prioridades. Separe blocos de tempo para a execução de cada tarefa a partir da urgência de sua entrega.
2. Crie um planejamento
Eu acredito que planejamento e organização caminham juntos e necessitam de três pontos: autoconhecimento, realismo e humanismo.
A partir da lista de objetivos, eu procuro criar um plano de execução baseado no que eu sei que consigo fazer, dando sempre espaço para imprevistos. Não adianta desenvolver algo mirabolante que não dará conta no fim.
3. Separe um dia para organizar
Ter um dia apenas para estruturar os outros é essencial para uma boa organização. Por exemplo, eu costumo sempre fazer meu planejamento no domingo, mas você pode fazer na sexta-feira a tarde, por exemplo.
Ainda tem dúvidas sobre como ser eficiente, eficaz, produtivo e competitivo? Meu e-book “Resumão da Produtividade” pode ser seu guia para iniciar um caminho mais produtivo.
Baixe ele agora mesmo e descubra como trabalhar de maneira inteligente e estratégica sem usar mais tempo.Sou Marília Cordeiro, criadora da metodologia Organização Sincera. Trabalho com gestão de tempo e sistema de organização por meio de palestras, workshops e mentorias. Entre em contato para treinamentos para você e sua equipe!
