Aumente sua produtividade com a estratégia Timebox!

julho 25, 2022

Sabe quando você fica “travado” em uma tarefa e simplesmente não consegue avançar? Ou pior, quando dedica horas e mais horas a uma atividade que teoricamente deveria ser rápida? A solução para esse tipo de problema pode estar na estratégia Timebox. 

Todo mundo já perdeu o controle da agenda em alguma situação. Isso é algo normal, mas que pode acabar se tornando um verdadeiro “ladrão de produtividade” caso aconteça com muita frequência. 

A boa notícia é que a técnica Timebox foi criada justamente para acabar com esse tipo de problema e garantir mais produtividade no trabalho. Ela está na base da minha metodologia de organização pessoal e pode ser muito útil no seu dia a dia. 

Se você quer entender os princípios do método Organização Sincera, ou simplesmente deseja aumentar seu repertório de técnicas de gestão do tempo, veio ao lugar certo! A seguir, vou esclarecer o conceito e tudo o que você precisa saber para aplicá-lo de maneira eficiente. 

Timebox: a estratégia de gestão de tempo baseada em metas 

O Timebox consiste em uma técnica de gerenciamento de tempo bastante usada em metodologias ágeis de gestão, como o Scrum. Ela pode ser adaptada para diferentes finalidades, tanto para uso pessoal, quanto profissional ou até na administração de equipes. 

Sua proposta é estipular um intervalo específico de tempo para cada atividade da agenda, de acordo com suas características e necessidades. Para cada tarefa, se atribui certos minutos ou horas de execução, chamados de blocos de tempo. 

Quando você define esse processo, também acaba estipulando metas para a sua rotina, que correspondem ao cumprimento do trabalho proposto dentro do período definido. Por si só, isso já ajuda a reduzir a procrastinação. 

Além disso, há outro benefício importante. Ao planejar o tempo que uma atividade vai levar antes de começá-la contribui para que você decida conscientemente onde vai dedicar seu horário e o que é prioridade em cada dia. 

O ato de atribuir uma periodicidade para cada tarefa consiste em uma espécie de controle temporal, que faz você focar-se no que realmente importa e impulsiona uma rotina mais produtiva. 

Com tudo já planejado, você se concentra só no trabalho, sem ter que planejar e preparar as coisas nos momentos em que deveria estar as executando. Segundo o relatório Anatomia do Trabalho, isso poderia tomar até 60% do seu tempo (que é poupado graças ao Timebox). 

Como podemos pré-definir a duração de uma atividade? 

A premissa básica desta metodologia é relativamente simples: você deve estimar o tempo médio das suas tarefas diárias e estipular um período específico para cada uma delas, considerando intervalos para pausas e para lidar com urgências ou interrupções. 

Antes de definir seus blocos de tempo e organizá-los na agenda, verifique em cada atividade se sua duração é fixa ou flexível. 

Feito isso, continue seu planejamento e distribuição dos blocos de tempo e, na hora de executar, é só começar a fazer aquilo que foi proposto, manter o foco até terminar e depois fazer uma pausa e partir para a próxima atividade. 

Como mencionei, o Timebox está entre os pilares da Metodologia Organização Sincera. Entretanto, eu o aplico com certas adaptações. Isso porque, com os anos de experiência em consultorias e treinamentos, eu percebi que a maior dificuldade que as pessoas possuíam quando queriam implementar a gestão do tempo de fato era ter consciência de tempo

Ou seja, como você pode fazer um bom planejamento alocando blocos de tempo, se você não tem a mínima ideia de quanto tempo seria adequado? É exatamente isso que gera a frustração das pessoas que tentam sem seguir uma metodologia adequada.

Basicamente, eu aponto como primeiro passo monitorar e observar quanto tempo você dedica às suas atividades diárias. Ao olhar para seu passado e presente, é possível inferir melhor sobre o futuro ao planejar os blocos. 

Também acredito que a aplicação do Timebox não pode ser rígida. Afinal, cada pessoa precisa ter liberdade para montar sua agenda da melhor maneira, respeitando suas preferências e características. 

Contudo, ao ter blocos de tempo relevantes pré-determinados em conjunto (como rotina matinal, reuniões recorrentes e períodos de foco, por exemplo), fica mais fácil se planejar e manter uma boa organização no dia a dia

Quando o Timebox é usado para melhorar a gestão de colaboradores, a ideia não é que todos os profissionais trabalhem da mesma forma. No meu método, defendo que cada um deve desenvolver a sua consciência de tempo e se programar da melhor forma para que individualmente e juntos, tenham a melhor performance.

Ou seja, quanto mais consciência dos prazos, mais fácil é para as pessoas se organizarem da melhor forma ao nível pessoal e coletivo e isso facilita a produtividade do time em diversos níveis.

1º passo: Duração fixa ou flexível?

Lembra que o primeiro passo para definir os blocos de tempo é determinar se a tarefa tem uma duração fixa ou flexível? Essa é uma escolha importante para você saber como irá priorizar suas tarefas

Caso a duração seja fixa, a ideia é interromper a atividade exatamente no momento programado, mesmo que você não tenha terminado ela. Já na duração flexível, o tempo de conclusão é apenas uma sugestão de quando encerrar o trabalho. 

Ao gerir um time via Timebox, isso é útil para que todas as tarefas prioritárias sejam cumpridas. A mesma lógica vale para reuniões e outros encontros semelhantes, em que a periodicidade fixa agrega mais consciência temporal e garante que nenhum tópico fique de fora.

Já as durações flexíveis podem ter uma periodicidade mais tolerante, em que você define na hora se vai encerrar a atividade e passar para a próxima. Elas são úteis para organizar trabalhos complexos e distribuí-los na agenda antes da data de conclusão. 

Nas equipes, a adaptabilidade permite que as pessoas decidam coletivamente qual o melhor momento para concluir certas atribuições. As discussões, reuniões e feedbacks também são mais aprofundados. O Timebox os organiza, mas ninguém é interrompido pela rigidez da rotina.

Como aplicar a metodologia Timebox na rotina de trabalho? 

Agora que você já sabe como a teoria funciona e como eu aplico o Timebox na Metodologia Organização Sincera, confira um passo a passo básico sobre como planejar a semana por meio dos blocos de tempo: 

Liste suas tarefas

Reflita sobre todas as tarefas que você precisa realizar no dia ou na semana. Depois, liste todas elas de forma organizada. Essa é uma forma de visualizar todas as suas atribuições e de ter uma boa noção de como elas se relacionam com o tempo que você tem para cumpri-las. 

Defina o tempo de cada tarefa

Analise a lista e estipule um tempo para cada atividade. Caso você ainda não saiba exatamente qual a melhor periodicidade, atribua algum valor que pareça razoável. No fim de cada bloco, avalie se o período foi suficiente ou não (é aí que você ganha consciência de tempo). 

Controle a execução 

Para manter os blocos de tempo sob controle e não se perder durante a execução das tarefas, é bom ter um recurso visual para acompanhar o andamento dos períodos definidos. Vale usar o cronômetro do celular, um relógio ou até sites com contadores. Eu utilizo o meu Planner para fazer o planejamento e o acompanhamento prático diário, semanal e mensal, mas também quando estou executando as tarefas que me demandam mais concentração, gosto de marcar no cronômetro do meu relógio.

Reveja, repense e repita 

Voltando à importância da consciência sobre seus prazos, sempre reflita sobre o seu Timebox. Ao concluí-lo, tente repetir as periodicidades que deram certo, repensar aquelas que não se adequaram à agenda e rever o próximo planejamento para que ele fique cada vez melhor.

Como utilizar o Timebox com suas equipes de trabalho? 

As técnicas de gestão de tempo são ótimas para a produtividade pessoal, mas elas também servem para melhorar o gerenciamento de equipes de trabalho. Se você deseja incluir o Timebox na rotina dos seus colaboradores, considere os seguintes pontos: 

Invista em um treinamento para nivelar o conhecimento

Se a sua equipe não está familiarizada com esse conceito, dificilmente eles irão “comprar a ideia” e, muito menos, enxergar o mesmo valor que você está vendo! 

Os cursos e workshops nesse caso são excelentes pois, primeiro, você está mostrando para seus colaboradores através de um especialista como isso funciona e, porque é realmente eficiente e eficaz. 

Segundo, porque isso já facilita para que a equipe aprenda os conceitos básicos e vocês podem evoluir juntos. Fica muito mais barato e produtivo se você faz esse investimento inicial, pois o retorno é significativo!

Entenda o propósito dos intervalos 

Para que os blocos de tempo realmente impactem o time de maneira positiva, certifique-se de que todos entendam o propósito de sua aplicação. Isso porque, o engajamento aumenta quando os profissionais sabem como ela irá beneficiar as suas rotinas. 

Enquanto gestor, você também precisa atribuir um propósito claro à sua aplicação. Ela pode servir para medir e organizar melhor o tempo das tarefas, para minimizar a procrastinação e elevar a produtividade, para pré-definir a periodicidade das atividades, e assim por diante. 

Independentemente dos objetivos, reúna todos os profissionais para debater como o Timebox será útil. Ao esclarecer sua importância, dê abertura para feedbacks e garanta que toda a equipe esteja “na mesma página” para aplicá-lo.

Organize as tarefas em uma ferramenta de gestão 

Uma ferramenta de gestão de trabalho pode ser muito valiosa para a implementação dos blocos de tempo. Isso porque, sua função é justamente organizar as tarefas, os profissionais responsáveis e suas respectivas datas de conclusão.

Com esse ponto de referência sobre as execuções, fica mais fácil e intuitivo visualizar o que está sendo feito por quem e até quando. O resultado imediato é uma melhor distribuição e priorização do trabalho. 

Ao mesmo tempo em que isso favorece o andamento das execuções, também viabiliza melhorias contínuas no Timebox. Afinal, a ferramenta permite observar com exatidão a periodicidade média de cada tipo de atividade realizada pela equipe. 

Defina tempo médio das tarefas 

Com base nas suas experiências e nas informações observadas na ferramenta de gestão, procure estabelecer algumas durações médias para as diferentes categorias de tarefas presentes no fluxo de trabalho do seu time. 

Evidentemente, as atividades mais complexas exigem mais tempo, enquanto as mais simples podem ser mais breves. Contudo, a ideia desta etapa é sair do óbvio. Isso significa promover um refinamento para o cumprimento das diferentes metas cotidianas. 

Claro que nem tudo vai ser concluído exatamente no tempo previamente estipulado. Entretanto, essa é uma forma de ter melhores parâmetros de organização e de alinhar melhor as expectativas na agenda dos trabalhos.

Procure pré-definir os intervalos de descanso

Além de motivar uma rotina mais produtiva, o objetivo central do Timebox também é a melhor distribuição do tempo. Com consciência temporal e organização, a rotina torna-se mais equilibrada (em que o rendimento aumenta e a sobrecarga de trabalho diminui). 

Por isso, ao definir o tempo médio das tarefas, você também deve se lembrar de reservar alguns intervalos para descanso. Eles eliminam as típicas “correrias” do dia a dia e garantem que as atribuições cotidianas não se tornem muito estressantes.

Procure esclarecer à equipe que esses intervalos são essenciais e que todos devem cumpri-los. O motivo está justamente no fato de que um time menos sobrecarregado é mais motivado, engajado e tem melhor rendimento. 

Dicas extras para obter os melhores resultados na metodologia Timebox 

Pronto para aplicar o método Timebox e aproveitar todos os seus benefícios no dia a dia? Antes de colocá-lo em prática, anote algumas dicas essenciais para potencializar seus resultados: 

Afaste-se de distrações

As mensagens, e-mails e redes sociais podem até ajudar na comunicação com seus colegas de trabalho. Contudo, elas também são enormes fontes de distração. Procure silenciar as notificações e distrações durante os blocos de tempo, para não prejudicar sua realização.

Torne os blocos de tempo inegociáveis depois de estabelecidos

Depois de planejar as pausas e se livrar das distrações, não há porque se livrar dos blocos de tempo mais cedo. Tente ser rígido quanto a periodicidade definida, para que a organização do tempo se torne um hábito e as demais tarefas não se acumulem na agenda. 

Dica: a flexibilidade vem com o tempo de prática e a consciência mais desenvolvida. Claro que sempre vamos ter que fazer ajustes, mas quanto mais “rígido” inicialmente, mais rápido você aprende sobre o seu próprio processo e mais fácil é mante-lo e flexibilizá-lo com o tempo!

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marília cordeiro

Criadora de conteúdo e da metodologia Organização Sincera.

Desde 2018 eu facilito a vida de pessoas e empresas com um workflow simples e empático de gestão do tempo.

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sobre marília cordeiro

Desde 2018 trabalho especificamente com produtividade, trabalho remoto e empreendedorismo. Aqui no blog, compartilho conteúdos mais completos, conceitos relevantes e reflexões para levar para você e sua equipe dicas práticas para o dia a dia. Aproveite para aumentar seu conhecimento e se inscreva para receber as novidades!

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