São muitos os desafios para ser produtivo e organizado. Seja no home office ou não, saber como planejar a semana é essencial para garantir qualidade de vida e bons resultados em qualquer tarefa que você se propõe a fazer.
Para dar conta de tudo, é preciso:
- conhecer a sua rotina
- estabelecer prioridades
- criar condições para que tudo aconteça da melhor maneira possível
Se está à procura de dicas sobre:
- como melhorar a sua produtividade
- planejar a semana
- como garantir o seu bem-estar
Continue a leitura deste artigo e entenda como.
Como planejar a semana?
O primeiro passo para planejar a semana é abrir espaço para que isso aconteça, iniciando então o seu processo de gerenciamento do tempo.
O objetivo do planejamento semanal é fazer uma gestão do tempo eficiente e estabelecer as prioridades da semana. Dessa forma, é possível enxergar tudo o que é preciso para entregar bons resultados sem deixar a qualidade de vida de lado.
Por isso, minha dica é que você separe um tempo para fazer o seu planejamento. Além de evitar distrações e colocar suas atividades no papel ou em alguma ferramenta digital.
É muito comum que as pessoas esperem a primeira hora de trabalho na segunda-feira para realizar esta tarefa. No entanto, saiba que a antecipação é o segredo para um bom planejamento.
O ideal é separar esse momento antes da sua rotina começar, para que já possa iniciar sua semana executando, de forma ativa, assertiva e eficiente. O período do final da tarde ou início da noite também é mais recomendado para te ajudar a finalizar o dia e a se preparar melhor, deixando o corpo e a mente livres para descansar e relaxar tranquilamente.
Por esse motivo, o domingo é um dos dias mais recomendados para fazer seu planejamento semanal. Não precisa ser somente aos domingos, claro! Se você se sente mais confortável em fazer na sexta-feira à tarde, por exemplo, ótimo! E lembre-se que é sempre melhor fazer do que não fazer, então, se só conseguir fazer na segunda-feira, tudo bem! O tempo necessário para realizar seu planejamento semanal é relativo de pessoa pra pessoa, mas no geral, investindo 30 a 50 minutos, você consegue planejar e organizar a sua semana.
Seja realista e coloque tudo o que você consegue entregar no papel. Anote quais são os seus objetivos e se organize de acordo com o seu horário biológico.
Trazendo um pouco do conhecimento da medicina Ayurveda, a “ciência da vida”, podemos utilizar o nosso relógio biológico e ter um melhor aproveitamento do nosso dia. O recomendado é começar o dia próximo do nascimento do sol, realizando atividades mais intensas pela manhã. Utilize a criatividade à tarde e deixe tarefas mais leves à noite, preparando o corpo para o descanso.
Contudo, existem pessoas que funcionam de forma um pouco diferente, por isso, é muito importante que você pratique o planejamento e a revisão constante no seu Planner para que você aprenda quais são seus momentos mais produtivos e os com menos rendimento. Assim você consegue priorizar diferentes tipos de atividades com mais clareza e responsabilidade.
Quais os benefícios do planejamento semanal
Agora que você sabe o princípio de como planejar a semana, trouxe aqui alguns dos benefícios dessa prática:
- Aumento da produtividade
- Visualização da semana e da distribuição das tarefas
- Maior consciência do tempo
- Mais clareza e facilidade na tomada de decisões
- Maior facilidade para lidar com os imprevistos
O primeiro deles certamente é o aumento da produtividade, principalmente porque as entregas passam a ser mais organizadas e com uma gestão do tempo realista. Dessa forma, você consegue iniciar a sua semana executando com qualidade e não se perdendo diante de tantas tarefas a serem realizadas.
Outro ponto é que a visualização da semana por si só é um benefício para o seu cérebro e traz muita tranquilidade. Saber que você terá tempo para trabalhar nas tarefas mais importantes e que já reservou também tempo para as suas atividades pessoais, por exemplo, gera um grande alívio.
A consciência do tempo é outro tema que eu trabalho muito com meus clientes e que julgo ser fundamental para uma boa gestão do tempo. É somente com a prática do planejamento semanal e das revisões constantes que é possível desenvolver a sua consciência de tempo, ou seja, conhecer melhor o seu próprio ritmo nos diferentes tipos de atividades que você possui. Assim, é possível melhorar significativamente a qualidade dos seus planejamentos e da sua gestão do tempo.
Além disso, com um planejamento bem feito, é possível tomar melhores decisões. Nele, todos os pontos importantes da semana já foram pensados e é mais fácil entender as limitações de tempo e de escopo, as dependências de cada projeto e, consequentemente, a importância de cada escolha.
Inclusive, os imprevistos e novos desafios podem ser considerados anteriormente e encarados sem que a qualidade de vida seja afetada pelo estresse ou ansiedade.
Colocando tudo isso em prática, é possível sair da zona de conforto e melhorar a automotivação, já que as metas passam a ser atingidas mais facilmente, abrindo caminho para novos desafios.
7 Dicas de como planejar a semana
Depois de compreender como planejar a semana traz diversos benefícios, tenho mais algumas dicas para te ajudar a otimizar o seu tempo e elevar a sua produtividade.
Para isso, faça o seguinte:
Classifique as suas tarefas
Depois que você já mapeou todas as suas tarefas e o que é necessário para realizá-las, chegou o momento de classificá-las de acordo com o seu nível de importância.
Ou seja, é necessário entender quais são as atividades urgentes, importantes e circunstanciais, dessa forma:
- urgente: todas as atividades com o prazo curto ou atrasadas
- importante: tarefas que trazem resultados no curto, médio e longo prazo
- circunstanciais: tarefas desnecessárias ou que não agregam valor
Assim, você entende como planejar a semana de acordo com o que é mais importante, como o seu tempo está sendo gasto e como tomar decisões mais assertivas.
Gosto de ressaltar que as tarefas urgentes são as importantes que não foram executadas a tempo. Por isso, é realmente válido você abrir espaço para as tarefas importantes e negociar melhor o que deve fazer, antes que elas se tornem urgentes e você viva sempre na correria.
Outra observação que faço por aqui é que essa é somente um tipo de classificação que te ajuda a pensar melhor sobre as tarefas. No meu curso Produtividade Sincera, eu te ensino a fazer a Peneira da Priorização, que te trará uma forma sistematizada de raciocínio muito mais prática que essa.
Estabeleça um tempo para cada tarefa
Agora que as prioridades estão bem entendidas, parte do entendimento sobre como planejar a semana diz respeito ao tempo de cada atividade.
Por isso, minha dica é que você estipule o tempo adequado e realista para a realização de cada item da sua lista, sem colocar tarefas demais nem de menos. Considere também reservar tempo para pausas, alimentação e imprevistos.
Definir um tempo para cada tarefa é muito importante para ter noção de como:
- o seu tempo está sendo investido
- quais são as tarefas mais onerosas
- como planejar a semana de forma organizada e eficiente
Distribua os afazeres durante a semana
Outro ponto muito importante sobre como planejar a semana é distribuir as tarefas ao longo dos dias da semana.
Por isso, divida cada atividade de acordo com o que você realmente consegue produzir. Leve em consideração na divisão a distribuição correta de tempo e esforços para que você possa ter um equilíbrio melhor na energia gasta e nenhum dia possa seja muito mais cansativo que outro.
Esteja aberto a imprevistos
É preciso entender que imprevistos acontecem, afinal, não temos como planejar:
- uma queda de luz ou internet repentina
- uma demanda de última hora do cliente
- um acidente ou problemas pessoais
- qualquer outra surpresa que impacte na nossa rotina
Mesmo que algo aconteça, não desista da sua organização. Pelo contrário, se você recorrer a ela, terá muito mais facilidade para decidir e tranquilidade depois. Seja consciente e tente distribuí-las durante o restante da semana, negociando o que for preciso para não sobrecarregar de forma insustentável a sua rotina.
Considerando que imprevistos sempre acontecem, é recomendável que você deixe um tempo livre para imprevistos todos os dias. A quantidade necessária vai variar de acordo com a sua rotina e tipo de trabalho.
Fazendo isso, é possível evitar frustrações e estresse, trazendo um pouco mais de praticidade e inteligência emocional para lidar com as surpresas que podem acontecer para todos.
Considere momentos de lazer
Mesmo diante de uma rotina cheia, com ou sem imprevistos, é preciso levar em conta que não somos robôs. É necessário dispor de tempo para momentos de lazer em meio a tantos compromissos.
Por isso, inclua no seu planejamento momentos de pausa e lazer para:
- aliviar a rotina
- recuperar as energias
- descansar a mente
- otimizar a sua produtividade
Esses momentos devem fazer parte da sua organização, afinal, como planejar a semana apenas com trabalho constante e sem pausas? Respire, alongue o seu corpo e distribua a sua energia para não se sobrecarregar.
A prática de exercícios físicos é uma ótima dica! Ela estimula o corpo e o cérebro a funcionar bem, regula os hormônios e te ajuda na concentração para encarar todas as demandas e evitar distrações do dia a dia.
Estabeleça recompensas
Outra dica que tenho é sobre a motivação. É muito bom quando conquistamos algo pessoal como a compra de um carro, não é mesmo?
Muitas ações como essa trazem um novo gás no cotidiano, aumentando a motivação e elevando o bem-estar. Por isso, estabeleça recompensas para quando aquele projeto grande for concluído.
Às vezes até nas pequenas conquistas as recompensas ajudam a nos manter constantemente motivados, gerando uma sensação de dever cumprido de forma contínua.
Assim você consegue focar a sua atenção muito mais nas conquistas do que nas dificuldades, expandindo a capacidade de merecimento e elevando a autoestima.
Acompanhe os resultados
Para finalizar as dicas sobre como planejar a semana, tenha em mente que acompanhar os seus resultados é uma maneira de melhorar a sua rotina e ter um planejamento cada vez mais assertivo.
Reflita sobre quais tarefas levaram mais tempo do que o planejado e o que as impactou, além de verificar as condições que ajudaram a acelerar a entrega de algum resultado.
Coloque na balança tudo aquilo que foi feito, o que não foi possível de realizar e os porquês. Assim é possível entender:
- como se preparar melhor para a próxima semana
- o que evitar
- onde precisa de mais atenção
- como evoluir o seu planejamento e os seus projetos
Como organizar a semana pode mudar sua vida
Até agora eu já relatei os benefícios e trouxe dicas muito importantes sobre como organizar a semana. Mas saiba que esta ação pode fazer muito mais por você.
Começar a semana compreendendo exatamente o que precisa ser feito, os desafios e o tempo a ser gasto não tem preço, concorda?
Tudo o que relatei aqui serve para:
- garantir uma boa gestão do tempo
- aumentar a concentração nas atividades que realmente importam
- abrir caminho para assumir novas responsabilidades e desafios
Se você souber como planejar a semana de forma eficiente e organizada, vai perceber o aumento da produtividade, evolução pessoal e maior controle sobre a ansiedade e o estresse.
Além disso, com o tempo o que era um esforço passa a se tornar um hábito, transformando o planejamento em algo mais natural e, claro, melhorando a qualidade de vida.
Independentemente de qual seja a sua área de atuação ou a demanda que a sua rotina traga, saber como planejar a semana pode otimizar tempo, dinheiro e energia que podem ser gastos em outras áreas, como aquele projeto engavetado que não recebe o tempo que precisa.
De qualquer forma, tenha em mente que organização não é dom, é construção. É no dia a dia e nas pequenas coisas que conseguimos vencer os desafios e manter a produtividade em alta.
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