Quando estamos tentando organizar quais atividades devemos realizar no dia, é comum que surja a dúvida: afinal de contas, como priorizar tarefas?
Infelizmente essa é uma questão que muitas pessoas possuem, pois, nunca aprenderam como solucionar esse problema.
Pensando nisso, resolvi produzir este conteúdo com algumas dicas sobre como priorizar tarefas. Aqui você verá:
- Como priorizar tarefas?
- Checklist de perguntas para priorizar tarefas
- Métodos para priorizar tarefas
- Como tornar a tecnologia uma aliada
Boa leitura!
Como priorizar tarefas?
Antes de tudo, preciso deixar claro que quando colocamos tudo como prioridade, nada acaba realmente sendo importante. Ou seja, essa é uma palavra que deveríamos trabalhar no singular.
Gosto de dizer que o equilíbrio da vida é o desequilíbrio: vivemos entre altos e baixos, assim como o batimento cardíaco que define o ritmo da vida, e sempre tem uma área que é mais relevante que a outra no momento em que estamos.
Sendo assim, encontrar um equilíbrio entre as tarefas diárias é separar tempo para o essencial, um tempo maior para o prioritário no momento e um tempo para imprevistos, para que assim, possamos ter mais sucesso nos objetivos que desejamos.
Algumas dicas que eu trago sobre priorização são:
1. Faça seu backlog: crie uma lista que contenha todas as tarefas
Antes de saber como priorizar tarefas, é preciso visualizar todas as atividades que você tem. Por isso, indico a criação de uma lista que possua todas as suas atividades e tarefas a realizar.
2. Identifique o que é importante: compreenda seus verdadeiros objetivos
Provavelmente você deve saber quais são os objetivos que te movem a realizar suas tarefas, certo? Utilize eles para analisar o que é mais importante ser realizado naquele período.
Por isso é muito importante seguir a metodologia e ter mais clareza dos seus objetivos de longo prazo, para distribuí-los ao longo do tempo e torná-los mais claros no decorrer dos meses e semanas.
Por exemplo, se o seu objetivo este ano é tirar um certificado de proficiência no inglês para conseguir novas vagas de emprego, você deve priorizar as aulas e estudos do idioma em algum momento da sua semana.
3. Entenda sua capacidade de execução: qual a disponibilidade de tempo e energia você tem? Quantos projetos cabem?
Mesmo que você queira realizar suas atividades a qualquer custo, é preciso ser realista e compreender qual é a sua capacidade de execução.
Ou seja, quanto tempo você tem para aquilo? Qual a sua energia disponível? Afinal de contas, todos nós possuímos diversas obrigações diariamente. Mas nem sempre conseguiremos realizar tudo aquilo que desejamos.
Entender e visualizar os limites nos ajuda a fazer melhores escolhas. Se eu não tenho tempo disponível para iniciar 3 projetos, devo selecionar os dois mais importantes e escolher um para aguardar até que outro seja finalizado.
4. Priorize com base na importância e urgência
Tarefas urgentes são aquelas que precisam ser executadas o quanto antes, ou seja, são afazeres importantes que ficaram sem prazo para negociação. É importante entender isso: na maioria das vezes elas já eram conhecidas, mas não foram cuidadas a tempo e viraram urgentes.
Por esse motivo, é sempre importante fazer um bom planejamento para executar não somente as tarefas urgentes, como também as importantes dentro de um prazo adequado, para não criar o hábito de adiar demandas e viver no imediatismo.
5. Considere as dependências das tarefas e projetos
Se no seu trabalho você possui tarefas que influenciam diretamente no trabalho do outro, seria interessante priorizar essas atividades antes daquelas que só dependem de você.
Vou dar um exemplo que acontece comigo:
- tenho duas tarefas: brifar a designer que vai produzir o Planner e produzir um conteúdo para o blog da página da Organização Sincera;
- analiso se existe alguma atividade que outra pessoa está dependendo de mim para continuar. Nesse caso, é o briefing do Planner;
- portanto, priorizo esta tarefa, para que assim que eu terminar, a designer possa continuar seu trabalho;
- feito isso, posso iniciar a produção do blog.
Observe que enquanto eu faço a produção de blog, a designer executa seu trabalho. Dessa forma, eu ganho eficiência, pois continuo realizando as duas tarefas, mas ela pode me devolver seu trabalho antes. Mas claro, tudo isso tem que ser bem acordado.
6. Considere o impacto potencial e os resultados desejados — isso vai te ajudar a decidir
Você já sabe quais são os resultados que você deseja alcançar? Então analise quais são as ações que vão fazer você chegar mais perto desses objetivos e foque nelas.
Se você possui tarefas mais complexas e muito importantes para alcançar suas metas, priorize elas. Deixe as que são mais fáceis ou que não vão dar tanto resultado para depois que você concluir o que era mais importante
Focar nas tarefas fáceis e que “somem rápido” da nossa vista não é a atitude mais assertiva quando se tem tarefas importantes que demandam nossa atenção. Deixe as tarefas mais fáceis para depois que você executou a principal.
7. Execute uma de cada vez
Se você possui diversas atividades e não sabe como priorizar tarefas, a dica é olhar para os itens anteriores e escolher a que julgar mais importante para o momento. Mas comece executando apenas uma e só então parta para a seguinte.
Isso faz com que você mantenha o foco em apenas uma tarefa, dando a atenção necessária para ela ser realizada da melhor forma possível e para que também seja finalizada o quanto antes. O pior a se fazer é começar várias coisas e não terminar nada.
8. Revise constantemente e seja realista
É muito importante que você sempre revise sua lista de tarefas para analisar a prioridade delas. Pode ser que com o tempo, algumas delas passem a ter mais ou menos relevância.
Além disso, seja sempre realista a respeito dos prazos e energia que você tem para realizar aquelas atividades e negocie sempre que necessário.
Checklist de perguntas para escolher como priorizar tarefas
Quer mais praticidade para saber como priorizar tarefas? Então responda todas essas perguntas abaixo, para compreender melhor o que você deve dar mais atenção:
- Quais projetos estão na pauta?
- Estes projetos têm um prazo?
- Qual a minha disponibilidade?
- Qual o objetivo final?
- Quão complexo é?
- Qual o impacto que ele gera?
- O que acontece se eu não fizer isso agora?
- Estou travando algum projeto ou pessoa?
- O que pode ser delegado ou retirado?
Métodos para priorizar tarefas
Agora que você já compreendeu como priorizar as tarefas, vamos abordar aqui, dois métodos muito utilizados nesse intuito. Confira abaixo:
Princípio de Pareto
Este método utiliza a regra 80/20, que diz que 80% dos resultados resultam a partir de 20% das nossas ações. Ou seja, ele sugere que uma pequena parcela do todo pode gerar a maior parte dos resultados.
Esse princípio é utilizado em diversas áreas:
- econômica;
- administrativa;
- marketing;
- sociológica;
- etc.
Gosto de falar que Pareto é o desafio da vida! Afinal, seria incrível se soubéssemos quais são os 20% que deveríamos focar para colher 80% de resultado, e claro, aprendermos a abdicar dos 20% de resultado que correspondem a 80% de tarefas.
Na prática, isso não é muito fácil! Mesmo para quem pratica uma boa organização e está sempre pensando de forma estratégica nos seus projetos é um desafio saber quais atividades são as que vão trazer mais retorno, imagina para quem vive no automático?
Acredito que a chave aqui é aprender com o passado: nas revisões diárias e semanais, observar sempre o que você fez que te trouxe mais resultados e começar a focar nesse tipo de atividade.
Também é importante olhar com sinceridade e separar as tarefas que você gosta daquelas que trazem mais resultados. Uma tarefa pode ser prazerosa de fazer, mas não necessariamente traz resultado. Já outra você pode não gostar, mas é fundamental.
Eu, por exemplo, não posso deixar de fazer a contabilidade da minha empresa, mesmo não gostando dessa tarefa. Para essas situações, existem duas saídas: você pode encarar com responsabilidade e reservar momentos de maior energia para a execução dessa tarefa ou, você pode escolher delegar o que não gosta ou não é tão bom e usar melhor sua energia no que você faz muito bem e é o diferencial do seu trabalho.
Matriz de Eisenhower
Desenvolvida pelo ex-presidente dos EUA, Dwight Eisenhower, que em 1953 foi Comandante na Segunda Guerra Mundial.
A técnica era usada para priorizar tarefas na hora de tomar algumas decisões difíceis que iriam impactar diretamente na vida de muitas pessoas.
Ela funciona da seguinte maneira:
- primeiro, lista tudo o que tem pra fazer;
- na sequência, desenha a matriz e organiza as tarefas em quatro grupos: urgente, não urgente, importante e sem importância;
É importante lembrar que:
- as tarefas urgentes são aquelas que devem ser realizadas no dia e não podem atrasar;
- as tarefas importantes são aquelas que estão conectadas aos objetivos estratégicos e também devem ser realizadas, mas possuem um prazo maior.
A matriz de Eisenhower é muito conhecida e pode ser útil para quem está começando a praticar sua priorização. Eu, particularmente, não acho ela muito prática para o dia a dia. Por isso criei a Peneira da Priorização e explico melhor no curso Produtividade Sincera os princípios que uso para priorizar projetos e tarefas no meu dia a dia.
Torne a tecnologia uma aliada
Existem diversos programas, ferramentas, aplicativos, softwares que podem te auxiliar a priorizar tarefas na sua rotina.
Mesmo que você tenha o costume de lidar com prioridades de maneira manual, essas tecnologias podem auxiliar na priorização de tarefas. Principalmente para aqueles que trabalham remotamente.
Caso você seja um líder ou gestor na sua empresa, vale a pena conferir quais ferramentas podem se encaixar melhor no dia a dia do seu trabalho.
Mas, além disso, existem outras formas de fazer com que seus funcionários compreendam como priorizar tarefas e encontrem formas de organizar melhor sua rotina no trabalho.
Uma delas, é contratar treinamentos empresariais que farão com que os colaboradores aprendam os princípios, na prática, e com o acompanhamento correto, poderão criar o hábito e resultados incríveis para todos.
Os treinamentos englobam consultorias para líderes ou cursos de produtividade e trabalho remoto, voltados à gestão de tarefas em empresas. Quer saber um pouco mais? Então acesse meu site e confira!
