Ao longo dos meus anos de profissional de organização, é muito comum que as pessoas cheguem com a seguinte dúvida: afinal de contas, como se organizar no dia a dia?
Se você quer saber um pouco mais sobre o meu método e algumas dicas que eu tenho sobre o assunto, confira nas próximas linhas este conteúdo que produzi!
O passo a passo para aprender como se organizar no dia a dia
1. Entenda seu próprio perfil de organização e o que te motiva
Antes de você começar a se organizar, é muito importante se autoconhecer. Para isso, você precisa refletir sobre quais são seus maiores desejos, objetivos e particularidades.
Digamos que você deseja ter uma condição de vida melhor e para isso, o seu objetivo é ser mais produtivo no trabalho.
A dica que eu dou para meus alunos é tentar refletir sobre como você “funciona” no seu dia a dia. Ou seja, em qual período você consegue produzir mais, quais são os momentos que a sua energia está mais baixa para trabalhar e também, quais são as tarefas que você precisa realizar para chegar até aquele objetivo.
A partir daí, você compreende melhor como organizar a sua rotina para que ela respeite o seu funcionamento e ainda assim faça você alcançar suas metas.
2. Planeje sua rotina diária e de trabalho, mas não se limite a ela
Eu sempre indico que as pessoas comecem traçando um esboço da sua rotina diária ideal, incluindo atividades e horários desde o momento em que acorda até o momento em que irá dormir, passando por todas as tarefas fundamentais e hábitos que você quer incluir. Isso te trará um norte para iniciar sua organização, mas você não deve parar por aí.
A rotina diária é ótima para trazer clareza do que fazer em um dia, mas é somente com a visualização de toda a semana que você poderá distribuir melhor suas atividades e funções para alcançar seus objetivos e evitará esquecimentos constantes, maiores imprevistos e até ficar muito ansioso com tudo que tem para fazer.
É através da combinação do planejamento diário, semanal e mensal que conseguimos alcançar uma organização mais palpável e concreta, com bom direcionamento de ação e acompanhamento das nossas metas e projetos.
3.Separe um tempo para se organizar
Parece óbvio, mas é importante entender que você precisa investir tempo para parar e organizar sua rotina, para isso você terá que abrir esse espaço de tempo na sua agenda.
Ou seja, é importante que você coloque no seu cronograma um tempo para realizar seus planejamentos e a organização necessária na sua vida.
Sei que pode parecer estranho, mas é isso: a organização demanda tempo e esforço, mas é um investimento! Ela traz excelentes retornos, portanto, não deixe de priorizá-la!
O que avaliar para se organizar no dia a dia?
Quando vamos estruturar nossa rotina, é muito importante que consideremos diversos fatores. A organização das nossas atividades deve ser algo muito bem pensado.
Por isso, separei aqui alguns aspectos que você deve considerar na hora de fazer sua organização. Confira:
Energia disponível
Este é um dos pontos que eu mais chamo atenção no meu curso Produtividade Sincera. Afinal de contas, precisamos reconhecer quanto de energia temos disponível para realizar nossas tarefas.
Portanto, divida suas atividades em categorias considerando o esforço que você terá que fazer. Escrever um relatório, por exemplo, pode demandar muita energia. Participar de uma reunião, exige um nível médio de energia e responder e-mails não pede tanto esforço.
Além disso, também é preciso refletir sobre quais momentos do dia você possui maior energia. Tem gente que já acorda no pique e rende bem pela manhã, tem outros que demoraram um pouco para engrenar e funcionam melhor pela tarde.
Conforme você for compreendendo melhor essas questões, você poderá estruturar mais estrategicamente a sua rotina diária conforme a energia que você tem em determinado momento e o esforço que aquela tarefa irá exigir.
Assim, você poderá ser produtivo e a favor do seu ritmo natural.
Tempo disponível
Além da energia, também é preciso considerar o tempo que você tem disponível para a realização de cada tarefa. Sem levar isso em consideração, será impossível cuidar das suas atividades pessoais com qualidade. E, sem saber, você também está prejudicando a sua produtividade, pois tempo livre para descanso e lazer, por exemplo, são fundamentais para o corpo se restabelecer e voltar a ser produtivo.
Ou seja, se além de trabalhar com maior efetividade você também quer realizar algum curso ou exercício físico, é indicado que você analise o tempo que você tem disponível e como irá inserir isso de forma realista.
Se você trabalha das 9h às 18h, observe e teste qual a melhor forma de inserir essas outras atividades na sua rotina. Por exemplo, você pode se exercitar antes do trabalho e assistir uma aula do seu curso a noite.
Mas é preciso ter cuidado para não acabar sobrecarregando o seu dia a dia, pois além de causar cansaço mental, provavelmente você não vai conseguir manter essa rotina por muito tempo.
Prioridades
Para você realmente encontrar uma organização que te leve a alcançar seus sonhos e objetivos, você precisa compreender quais tarefas possuem maior ou menor prioridade.
Mas isso não significa que você vai priorizar apenas aquilo que você julga mais interessante. É preciso ser realista e também priorizar tarefas que possam ser chatas e trabalhosas, mas que vão te ajudar no desenvolvimento pessoal e profissional. Aqui, é importante focar no resultado que suas ações trarão para você!
Por exemplo, se você quer se desenvolver profissionalmente, provavelmente terá que realizar algum curso ou mentoria. Apesar de ser algo que vai te demandar um esforço além do normal, a atividade deve ser priorizada para você alcançar seu objetivo.
Separar vida pessoal da profissional
Este tópico é muito importante principalmente para quem trabalha de home office. Visto que nesses casos, acaba sendo muito difícil de separar a vida pessoal da profissional.
No entanto, é preciso separar essas tarefas, para que assim você consiga focar em cada uma delas, nos momentos destinados a isso. Confira mais dicas nesse texto.
Ferramentas
Atualmente já existem diversas ferramentas que podem te auxiliar na sua organização diária. Alguns exemplos são:
Google Keep
Um aplicativo ideal para aqueles que desejam melhorar sua organização. Através do Google Keep você pode fazer anotações online e compartilhar com quem quiser. Além disso, também é possível configurar lembretes para não esquecer de nada e ainda gravar notas de voz.
Forest
Este aplicativo utiliza gamificação para ajudar as pessoas a serem mais produtivas. Ao iniciar, o usuário receberá uma “árvore virtual” e conforme a pessoa ficar longe das redes sociais, essa árvore irá se desenvolvendo.
Pomodoro Timer Lite
Pomodoro é o nome de uma técnica de organização de tempo muito conhecida em todo o mundo. Foi a partir daí que criaram o Pomodoro Timer Lite, um aplicativo com o intuito de permitir que o usuário personalize os seus intervalos conforme o seu perfil de trabalho.
FocusList
O FocusList serve para você registrar quanto tempo você gasta em cada tarefa do seu dia. Assim, você consegue compreender melhor qual é o esforço que deve demandar para cada atividade.
Medite.se
A meditação é uma das melhores formas de alcançar maior concentração e mais produtividade no dia a dia.
Através do aplicativo Medite.se, você realiza diversas sessões de meditação guiada, alcançado assim maior foco para suas tarefas.
Como um Planner pode ajudar a alcançar objetivos de curto, médio e longo prazo?
Um Planner é uma ferramenta para aqueles que desejam colocar os planos no papel, para que assim facilite a estruturação e visualização da rotina, projetos, ou outras metas que a pessoa possua.
Ele possui diversos formatos, mas o mais utilizado é uma espécie de caderno impresso, no qual você pode inserir quais são seus objetivos, e ainda colocar o máximo de informações que ajudem a estruturar esse plano e distribuí-los ao longo do tempo, visualizando também suas atividades nos horários disponíveis.
O que um Planner ajuda a organizar?
Metas Pessoais
Um dos principais objetivos de quem utiliza um Planner são as metas pessoais. Visto que essa ferramenta permite que a pessoa tenha uma visualização a respeito daquilo que planejou.
Metas Profissionais
Outro uso muito comum do Planner são as metas profissionais. Independente de quais sejam, é muito importante ter uma estrutura visual e palpável a respeito desses objetivos.
Estratégias
Após definir as metas, é a hora de traçar as estratégias para conquistá-las. Sendo assim, o Planner é muito importante para você conseguir definir o que irá alcançar em cada dia, semana e mês.
Hábitos
Quer adquirir o hábito de leitura? Ou então de ir para academia toda manhã? Pois saiba que muitos Planners possuem o “habit tracker”. Um local destinado a você anotar todas as vezes que conseguiu cumprir esta nova atividade e depois analisar se realmente conseguiu construir um hábito.
O Planner Organização Sincera
O Planner Organização Sincera é a materialização da minha metodologia de gestão do tempo e nasceu da necessidade de ajudar as pessoas a colocarem em prática o que eu ensino.
Não somente recomendo, como o utilizo diariamente! Ele é a ferramenta que me ajuda a planejar e me orientar, é onde me conecto com meus objetivos e visualizo a distribuição das minhas atividades. Ele está comigo todos os dias!
Acredito muito no poder da escrita! Continuo usando as ferramentas digitais, mas não abro mão do Planner de papel e, claro, não pode ser qualquer um, né?
Simples e prático, o Planner Organização Sincera vai sendo atualizado todo ano, com melhorias constantes propostas por vocês e todos que trabalham comigo.
A sua estrutura básica possui:
- sequência lógica e fundamental da metodologia com planejamento anual, trimestral, mensal e semanal;
- planejamento semanal de todo o ano com espaços para objetivos, lembretes e momentos da gratidão;
- páginas extras no final do ano com:
- acompanhamentos extras;
- planejamento alimentar por semana e por mês;
- régua marcadora de página;
- sacola de TNT de proteção.
Quer obter mais organização no seu dia a dia? Então adquira agora mesmo o Planner Organização Sincera 2022! Ele é o primeiro passo que você pode dar rumo a sua organização!
