Ter uma boa organização pessoal e no trabalho certamente faz parte dos desafios do home office. E nesse texto, eu quero te ajudar a conciliar essas duas questões para impactar positivamente na sua produtividade.
Com o home office em alta devido à pandemia global da Covid, vemos diversos desafios individuais e coletivos para colocar essa forma de trabalho em funcionamento, se destacando como as principais dificuldades:
- a organização;
- o cuidado com as entregas;
- a concentração;
- e o foco.
Quer saber como superar os desafios do home office e manter-se produtivo mesmo trabalhando de casa? Continue a leitura que eu vou te mostrar.
Desafios do home office: a organização do seu local de trabalho
Ter organização é indispensável para você dar conta dos seus desafios, trabalhar com qualidade, evitar estresse e se concentrar melhor.
É preciso cuidar não só da sua agenda, mas também do ambiente de trabalho. Este é o caminho para perder menos tempo na rotina e transformá-la em algo mais produtivo.
Veja as dicas que eu separei para te ajudar nessa missão:
1. Organize o espaço físico e digital
Em vez de encher a sua mesa de trabalho, faça um mapeamento de cada item necessário para a realização das suas tarefas.
Para isso, deixe de lado o que não faz parte do seu trabalho, como as redes sociais e outras distrações ou notificações do seu celular.
Além disso, um ambiente higienizado e organizado é capaz de transmitir sensações positivas, favorecendo, assim, a saúde e o bem-estar.
Isso acontece porque um local com pilhas de papel, decorações e distrações podem afetar o seu foco e distrair você do trabalho que precisa ser feito.
Por isso, um ambiente bem organizado é também capaz de beneficiar a concentração e a alta performance, fazendo com que as pessoas se sintam mais motivadas e produtivas.
Tudo começa pela escolha do espaço e da mesa. O recomendável é que ela tenha pelo menos 50 centímetros de profundidade e esteja a aproximadamente 75 centímetros do solo. Fique atento também a iluminação do local, busque sempre ambientes com luz para você não forçar a vista
Idealmente, o ambiente escolhido para trabalhar também deve considerar:
- conforto;
- iluminação;
- ventilação;
- privacidade;
- acesso à internet.
A recomendação fundamental é priorizar o investimento em uma cadeira confortável, principalmente quem trabalha longos períodos sentado ou que já apresenta problemas de coluna. Por isso, tenha uma cadeira ajustável e que permita seus pés encostarem no chão.
Portanto, se você pode e quer continuar nesse modo de trabalho, é recomendável que pense em como garantir todos esses pontos para seu maior conforto e também produtividade. Vale ressaltar que a escolha do lugar também deve facilitar o acesso aos itens utilizados com frequência.
Organização digital
Além da organização física, não se esqueça de:
- organizar os arquivos digitais, excluindo os desnecessários e organizando o restante em pastas;
- separar os arquivos por nome, cliente, procedimento ou outra forma que esteja de acordo com o seu planejamento.
Afinal, se estamos falando de trabalho remoto, esse trabalho acontece no computador e a organização digital será fundamental para a sua eficiência.
2. Utilize documentos digitais e faça backup
Sempre que possível, troque os papéis pelas telas. É muito mais fácil, econômico e seguro usar documentos digitais. A organização fica bem mais simples, assim como o acesso a todos eles.
Minha dica é: digitalize o que ainda está impresso e use um sistema seguro em nuvem para armazenar. Não se esqueça de fazer um backup dos dados para evitar perdas!
Como os horários impactam na nossa produtividade?
Certamente você sabe que ter qualidade de vida é essencial para nossa rotina. O que talvez você não saiba é que fazer a coisa certa no horário certo impacta no seu resultado.
Para você entender melhor, trouxe aqui alguns conceitos publicados pelo Dr. Suhas Kshirsagar em seu livro Mude seus horários, mude sua vida.
No livro, o Dr. Suhas – que é um renomado profissional da medicina ayurvédica – propõe algumas mudanças em nossas vidas para fazermos as atividades conforme nosso relógio biológico.
De acordo com a teoria, essa adequação contribui para:
- Redução de estresse;
- Qualidade do sono;
- Otimizar o uso da sua energia ao longo do dia.
A obra traz dados importantes sobre os melhores horários para as atividades essenciais, tudo de acordo com o funcionamento do nosso corpo, que se altera ao longo do dia. Isso porque o nosso corpo funciona de maneira diferente em determinados horários.
Um exemplo disso é o período após as 18h, onde o dia já está sendo finalizado
Durante este período noturno, é comum termos mais energia e concentração. No entanto, é nesse momento que o corpo começa a se preparar para o descanso, onde acontecem no sono diversas funções biológicas importantes.
Em contrapartida, trabalhar durante muitas horas, pular refeições importantes e dormir pouco podem atrapalhar esse relógio biológico e impactar diretamente na produtividade.
Minha dica para descobrir os horários em que você é mais produtivo é:
- ouvir as necessidades do seu corpo;
- ter momentos de pausa;
- observar o horário que você gosta de praticar suas atividades;
- seguir seu ritmo natural;
- montar uma planilha da sua rotina.
Conheça outros desafios que afetam sua produtividade em casa
Existem outros desafios do home office que impactam na produtividade, principalmente quando não há uma separação correta entre a vida pessoal e as atividades do trabalho. Entenda:
Equilíbrio entre vida pessoal e trabalho
Um dos grandes desafios do home office é equilibrar o que é vida pessoal e o que é trabalho, já que o ambiente é a sua própria casa, exigindo naturalmente alguns cuidados.
Dessa forma, é preciso planejar os seus horários dentro de casa para dar conta de tudo sem atrapalhar a produtividade. Minha dica é separar um local só para o trabalho para evitar distrações e contar com a colaboração de quem vive no mesmo ambiente.
Se você não consegue entender que o expediente precisa acabar e que as tarefas pessoais de rotina precisam seguir, você não estará sendo produtivo para você mesmo.
Da mesma forma, se você não cuidar dos seus compromissos profissionais e focar apenas no pessoal, você irá prejudicar sua carreira. Fique atento a esses pontos e busque sempre o equilíbrio entre os dois.
Trabalhar apenas dentro do horário de trabalho
Estabelecer e cumprir um horário específico de trabalho é um dos maiores desafios para se ser produtivo em casa.
Mesmo com a flexibilidade dos horários, um modo de separar a vida pessoal e profissional é definir os limites de quando começam e terminam os seus afazeres.
Minha dica é refletir sobre o seu cotidiano e as demandas que você precisa atender, reforçando os “nãos” quando necessário ou fazendo pequenas pausas durante o dia para descansar.
Depois disso, ao atingir o seu limite de horário, se desligue do trabalho e descanse para que o resto do dia seja melhor aproveitado.
Manter o foco
Um dos desafios do home office mais expressivos é, sem dúvidas, manter o foco nas atividades. Para contornar essa situação, é essencial ter um bom planejamento para o dia e a semana.
Minha dica aqui é usar aquela lista de tarefas que mencionei anteriormente de forma realista e progressiva, principalmente para manter-se motivado a concluir tudo com qualidade.
E é claro que se tratando de um trabalho em casa, não se esqueça que você precisará da colaboração de quem mora com você. Faça alguns acordos e tenha uma conversa sincera sobre a importância de ter seu momento de silêncio e atenção, já que isso será necessário você precisa disso para trabalhar com qualidade.
O foco não está ligado somente a gestão do tempo e ao ambiente, mas também a sua conexão emocional com as tarefas. Ter clareza do objetivo do projeto e da importância das suas ações para o todo ajudam bastante, assim como definir o passo a passo para alcançar.
Muitas pessoas se perdem quando não entendem como podem agir diante de um projeto gigante: e o caminho é sempre por quebrá-lo em partes e avançar aos poucos.
Dicas Bônus para melhorar a produtividade no home office
Agora que você chegou até aqui, quero te trazer as últimas dicas deste texto, mais especificamente para melhorar a sua produtividade e superar os desafios do home office. Acompanhe:
Priorize as tarefas de acordo com os horários
Outra dica muito importante para vencer os desafios do home office é priorizar. Nem tudo é para ser entregue naquele dia ou possui grande urgência.
Portanto, é preciso saber tudo o que precisa ser feito e os prazos a serem cumpridos. Assim, é possível priorizar e estabelecer horários de acordo com o seu rendimento em cada uma das tarefas.
Use a criatividade para montar seu espaço produtivo
Como já mencionei, ter um espaço adequado para trabalhar é essencial para evitar distrações e separar o que é vida pessoal e o que é trabalho.
Minha dica é: se for preciso mudar móveis de um lugar para o outro para ter um espaço mais apropriado, faça!
Crie um local onde você consiga separar o fluxo cotidiano de uma casa com o fluxo de trabalho que você precisa dar conta, mantendo o foco no que realmente precisa ser resolvido naquele momento.
Vista-se como se fosse trabalhar presencialmente
Para finalizar, a última que tenho para muitos pode parecer simples, mas acredite, pode ajudar.
Se vestir como se estivesse indo trabalhar na empresa é uma maneira de trazer mais foco ao que você está fazendo, entendendo que aquele momento é uma prioridade e precisa ser levado à sério.
A dica aqui é manter o despertador no horário certo e os rituais feitos antes do trabalho presencial, como tomar banho e café da manhã, trocar de roupa e preparar os itens necessários para o dia a dia.
Se estas dicas te ajudaram nos desafios do home office, saiba que posso te ajudar ainda mais. Conheça aqui os serviços da Organização Sincera e leve a sua produtividade a outro nível.
