Dicas de organização pessoal são fundamentais para botar ordem em nossas vidas. Afinal, o cotidiano está repleto de distrações, tarefas e afazeres que podem atrapalhar o desenvolvimento das atividades. Nesse cenário caótico de prazos e obrigações, o cuidado em gerenciar nosso tempo de maneira produtiva acaba ficando em segundo plano.
Mas para te ajudar a otimizar seu cronograma diário, separamos neste artigo seis dicas de organização pessoal para aproveitar o tempo!
6 dicas de organização pessoal para realizar suas tarefas!
Identifique o que está roubando o seu tempo
A primeira e fundamental dica de organização pessoal é: consiga identificar os fatores que atrapalham o andamento de suas tarefas. Sabe aquela velha máxima de que o “tempo vale ouro”? Pois bem, ela deve ser utilizada aqui.
Portanto, ao descobrir o que te freia durante o cotidiano, você conseguirá traçar as melhores estratégias para resolver esses desafios. Digamos, por exemplo, que seu principal problema são as distrações causadas pelas redes sociais.
Notando essa falha, você saberá que precisa desligar as notificações de aplicativos que não usa durante o trabalho ou deixar o celular fora do seu alcance por um tempo.
Trace objetivos e prioridades de forma realista
O acúmulo de atividades pode sabotar a sua produtividade diária. Com tantas tarefas para cumprir, é comum que você se sinta perdido em alguns momentos. Então, conhecer seus objetivos e, baseado nisso, traçar quais são suas prioridades é uma grande dica de organização pessoal.
Sendo assim, organizar os afazeres em grupos é uma boa forma de começar. Para isso, anote em uma agenda ou software de organização tudo que você tiver para fazer nos próximos dias, diferenciando tarefas pessoais de profissionais, e dentro do trabalho, separando seus afazeres por projetos.
Feito isso, classifique as atividades por ordem de importância, observando o impacto, a urgência e a dependência que elas possuem, de acordo com a Peneira da Priorização que pode ser conferida mais detalhadamente no meu curso Produtividade Sincera. Comece pelas mais importantes e vá distribuindo ao longo dos dias. Priorização também é prática e você melhora dia após dia!
Entenda qual o melhor horário para cada tarefa
Novamente esbarramos na importância do gerenciamento e consciência de tempo. Um dos pontos fundamentais para a sua organização pessoal é compreender qual o melhor horário para cada tarefa, observando a necessidade de concentração que cada uma irá exigir e distribuindo no período produtivo mais adequado.
Por exemplo, existem pessoas que são mais produtivas durante a manhã. Nesses casos, alocar os compromissos que exijam criatividade nesse período é uma ótima dica de organização pessoal. Sendo assim, conheça seu próprio horário para montar um cronograma diário mais produtivo e organizado.
Atenção à procrastinação
A procrastinação costuma ser uma das grandes vilãs quando o assunto é produtividade. Sim, postergar a realização das tarefas fazendo atividades que distraem podem gerar grandes prejuízos nas entregas semanais, mas sabia que você pode utilizar a procrastinação a seu favor?
A procrastinação pode te apontar para o problema raiz da tarefa e, a partir disso, você pode buscar a solução mais adequada.
Em alguns casos pode ser necessária uma conexão emocional com a tarefa, entendendo a importância da sua execução no todo. Em outros, ela pode ser um alerta para um descanso necessário. Dessa forma, existem várias situações, a dica é prestar atenção e praticar a autoanálise!
Estabeleça metas
Você sabe aonde quer chegar? Ter a resposta para essa pergunta é essencial para a sua produtividade. São os objetivos que vão definir qual o melhor caminho que você deverá trilhar para atingir seus sonhos.
Pensando nisso, uma dica de organização pessoal é estabelecer metas plausíveis e alcançáveis. É importante destacar que elas precisam estar dentro de suas possibilidades, ok? Afinal, metas estão diretamente ligadas com ações. E a partir do momento que você não consegue colocá-las em prática, estabelecer objetivos acaba perdendo o sentido.
Inclua a organização na sua rotina
Rotina é uma sequência de atividades e se implementada no seu dia a dia de forma regular, pode virar um hábito. Acordar, beber água, escovar os dentes, lavar o rosto e passar protetor solar é um exemplo de uma rotina matinal. Assim, incluir a organização pessoal dentro de alguma rotina existente na sua vida pode facilitar sua execução, tornando o próprio hábito já conhecido um gatilho para iniciar sua organização! Nessa rotina, por exemplo, você pode incluir sua organização diária após passar o protetor solar.
Quando uma ação começa a ser realizada todos os dias, ela se torna um hábito. Inserindo as dicas de organização pessoal no dia a dia, seu cérebro vai se habituar com esse conjunto de ações. Como consequência de fazer parte da sua rotina, você terá melhores resultados de forma automática!
Conheça alguns métodos de organização que podem te ajudar
Por fim, uma boa dica de organização pessoal é adotar alguns métodos de gerenciamento de tempo e produtividade. Confira abaixo três métodos que podem te ajudar:
Faça acontecer – Método GTD
O primeiro método que quero trazer é o GTD (Getting Things Done). Em poucas palavras, ele visa um gerenciamento eficiente de todas as áreas da sua vida, seja no ramo profissional ou pessoal. Ele é um método muito conhecido e utilizado mundo a fora.
A técnica GTD se baseia na realização de cinco etapas durante o seu cotidiano. São elas:
- coletar: as atividades que deverão ser realizadas são anotadas em um só lugar;
- processar: aqui, você deve visualizar o que e quando fazer, priorizando e distribuindo as atividades;
- organizar: nesse momento, todas as informações são agrupadas em algum app ou ferramenta de organização pessoal;
- executar: finalmente a tarefa é tirada do papel e colocada em ação;
- revisar: ao final do processo, procure eventuais erros que possam ter acontecido durante a execução.
Concluindo os cinco passos nas atividades do dia a dia, você pode organizar seus projetos de maneira rápida, simples e tranquila.
Gerenciamento de tempo – técnica Pomodoro
O método Pomodoro é certamente um dos mais adotados por estudantes e profissionais que buscam dicas de organização pessoal. A base dessa técnica está na divisão do fluxo de trabalho em blocos de tempo e pequenos descansos.
No método, a pessoa deve se manter totalmente focada na tarefa realizada por um período de 25 minutos (um pomodoro). Sem distrações, apenas produtividade. Após esse tempo, é realizada uma curta pausa de apenas 5 minutos. Esse processo se repete e ao fim da quarta sessão do pomodoro, um intervalo maior de 15 a 30 minutos é sugerido.
Como resultado, as atividades diárias serão feitas com muito mais foco, concentração e objetividade. Assim, a produtividade será maior.
1 tarefa por vez – conheça o método Ivy Lee
A última das dicas de organização pessoal é o método Ivy Lee. Ele é ideal para aquelas pessoas que costumam assumir vários afazeres de uma vez e acabam não resolvendo nenhum. Confira todas as etapas dessa técnica abaixo:
- Ao final de todo dia, escreva no máximo seis coisas que você precisa fazer no dia seguinte;
- Organize os seis itens em ordem de importância, dos mais urgentes para os menos.
- Assim que chegar no trabalho no outro dia, já comece a resolver o primeiro item;
- Pare apenas quando finalizá-lo;
- Terminou a primeira tarefa? Passe para a segunda;
- Repita o mesmo processo com todos os tópicos listados. Se sobrar algum item inacabado, mova para a prioridade do dia seguinte;
- Repita diariamente o processo até que ele se torne um hábito.
A forma que você lida com suas atividades diárias é uma das chaves para uma vida tranquila e sem estresses. Adotando nossas dicas de organização pessoal como parte do cotidiano, seu tempo será melhor aproveitado. Consequentemente, sua produtividade renderá ótimos resultados que vão te impulsionar até a realização de seus sonhos.
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