Quem conduz uma equipe já percebeu que a liderança no home office é um desafio a mais. Com o time a distância e a comunicação online, algumas tarefas do dia a dia precisam ser adaptadas: organizar a pauta, solucionar problemas que aparecem no meio do expediente e fazer rodadas de feedback, por exemplo.
Para manter sua liderança em tempos de trabalho remoto, é preciso se organizar e ter alguns conhecimentos na sua bagagem. Sem eles, você corre o risco de encarar desafios muito grandes para motivar seu time e monitorar o desempenho deles, o que pode te trazer problemas!
Com certeza isso não é o seu desejo, por isso, trouxe aqui 7 dicas infalíveis de liderança no home office. Confira a seguir como aplicá-las na sua rotina e reduza de uma vez por todas aquelas complicações de liderar seu time sem sair de casa.
Liderança em home office: quais os principais desafios?
Os desafios enfrentados por quem precisa liderar no modelo de trabalho remoto são vários. Esse cenário surge por diversos motivos, que vão desde a falta de preparo para fazer liderança a distância até a dificuldade do seu time em adotar as ferramentas de trabalho remoto.
Mas quem está na posição de líder não pode permitir que o profissional realize um serviço “meia-boca”, como quem liga apenas o piloto automático e pronto. É preciso pensar em estratégias e formas de conseguir o melhor resultado da equipe, sem deixar de lado o bem-estar de cada funcionário.
Afinal, este é o papel do líder que, assim como seus liderados, precisa apresentar resultados aos seus superiores. Ou seja, a responsabilidade sobre a qualidade do trabalho dos colaboradores recai também sobre ele.
Além dessas, outras dificuldades que um líder pode ter no home office são:
Integrar novos colaboradores
A chegada de novos colaboradores exige um onboarding bem feito. Para essas “tarefas de boas-vindas”, é preciso:
- apresentar o colaborador aos demais integrantes da equipe;
- ambientar a pessoa;
- apresentar as ferramentas de trabalho;
- apresentar os processos, acordos e dinâmicas da equipe;
- acompanhar os primeiros dias de operação.
Se o líder está em home office, tudo isso deverá ser feito pela internet. A dica que eu dou é estudar como fazer uma migração saudável dos rituais iniciais para o ambiente virtual.
Por exemplo, se antes você apresentava a empresa fisicamente, mostrando onde fica cada setor e quem eram os funcionários, no modelo home office você pode montar uma apresentação que engloba estas informações.
Sem esse cuidado, o novo colaborador pode enfrentar muitos desafios para executar as tarefas e se comunicar com os colegas, e tudo isso impacta no desempenho do seu time.
Manter o relacionamento interpessoal
Além de integrar os novos colaboradores, também é preciso fazer com que a equipe se mantenha unida e com um bom relacionamento interpessoal.
Para isso, a minha dica segue a mesma ideia do tópico anterior. Utilize ferramentas para se comunicar, dar feedbacks e até auxiliar a sua equipe a se descontrair.
Afinal, com o trabalho remoto o relacionamento interpessoal não acontece daquela forma natural como quando encontramos as pessoas nos corredores da empresa ou perto da máquina de café. Então você precisa construí-lo digitalmente por meio de tecnologias que nos dão a sensação de proximidade.
É por esse motivo que é melhor fazer uma call em vez de mandar um e-mail simplesmente. Em outras palavras, é preciso tornar a convivência no mundo digital mais tangível.
Atualmente já existem sites, plataformas digitais e até aplicativos que possibilitam uma maior integração dos colaboradores de maneira virtual.
Alguns exemplos que já utilizei ou soube de empresas que usaram e deram certo são:
Feedz
Esta plataforma serve principalmente para integrar equipes através de avaliações de desempenho, gamificação, celebrações, gestão de objetivos e metas, pesquisa de satisfação dos funcionários, entre outros.
Lembra que eu falei do corredor e da máquina de café? O efeito da Feedz é semelhante, pois as pessoas convivem nesta plataforma.
Por exemplo, pessoas de diferentes setores podem ler as celebrações dos colegas, o que faz com que eles tenham uma sensação de pertencimento e colaboração.
Slack
O Slack é uma plataforma de comunicação empresarial que permite que os colaboradores mantenham o foco e ainda continuem integrados.
Isso porque, ele oferece a criação de uma conta em grupo, onde você pode adicionar quantos usuários quiser e assim compor a sua equipe de trabalho integralmente.
Nele, a organização funciona através de salas de chats para separar os times por setores ou projetos. Também há opções de grupos privados e mensagens diretas para facilitar a comunicação no dia a dia de trabalho.
O Slack é de uso exclusivamente profissional, onde você poderá enviar mensagens de texto, áudios, arquivos, iniciar vídeo-chamadas, entre outros recursos básicos para comunicação empresarial.
Além disso, ele também permite a opção de silenciar as notificações nos períodos fora do horário de trabalho. Para que ninguém fique sobrecarregado com mensagens nos momentos de folga.
Sem contar que você ainda consegue sincronizar outros aplicativos, como o Google Agenda e Trello, deixando tudo muito mais produtivo. E o melhor é que o Slack é uma plataforma gratuita, onde você poderá ter a necessidade de contratar planos conforme a sua demanda.
Donut
Totalmente integrada ao Slack, o Donut é um bot que usa da tecnologia para conectar pessoas. Ele é recomendado para dois momentos: onboarding e engajamento do time.
Além disso, o bot pode promover reuniões de forma aleatória com o objetivo de integrar membros de um time que não se conhecem bem de forma regular, a fim que eles estabeleçam proximidade e confiança. Isso é essencial para fortalecer as conexões.
Google Meets ou Zoom
São duas plataformas de videoconferências que permitem a criação de reuniões com várias pessoas. Podendo ser utilizadas até para happy hours e celebrações virtuais.
O uso dessas ferramentas é recomendado porque ver e ouvir as pessoas pela tela do computador é o que temos de mais próximo de um encontro presencial.
Isto é, podemos perceber melhor o que outro está sentindo ao observar suas expressões e linguagem corporal. Assim fica mais fácil um colaborador ajudar o outro.
Então, fica a dica: quando fizer uma call, ligue a sua câmera!
Motivar e engajar a equipe
A rotina de trabalho atrelada à distância pode desmotivar e reduzir o engajamento da equipe facilmente. Infelizmente, este é um desafio que sempre deverá ser combatido pelas lideranças em home office.
Para contar com profissionais comprometidos e envolvidos nos processos da empresa, o líder deve sempre relembrar sobre os propósitos, cultura e valores da organização. Deve reforçar os avanços do time, comemorar os bons resultados e estar atento ao que ainda precisa melhorar para trabalhar no desenvolvimento da equipe.
Portanto, indico a constante troca de feedbacks, visto que isso dá um panorama maior para toda a equipe, a respeito da realidade de cada trabalhador. Isso também permite que cada pessoa possa motivar os demais.
Além disso, também é importante a realização de reuniões nas quais os colaboradores podem compartilhar suas vitórias e desafios daquele dia ou semana. Para que assim, um funcionário possa ajudar e motivar o outro, como mencionei no tópico anterior.
Controlar e incentivar a produtividade e a entrega
Este é um ponto que julgo crucial. Ao longo dos meus cursos e mentorias, sempre deixo claro que acredito em uma produtividade mais humanizada. Ou seja, que respeite os limites e as vivências de cada pessoa.
Inclusive, ao longo dos meus anos trabalhando com a Organização Sincera, cheguei à conclusão de que a produtividade cresce quando o colaborador tem mais bem-estar no seu dia a dia.
Por isso, acredito que líderes e gestores devem sim acompanhar e gerir a entrega de resultados da sua equipe. Mas é preciso ter um olhar empático para entender quais são os desafios de cada um.
Um líder que só monitora e cobra não será tão respeitado como alguém que monitora, mas tem um olhar mais humano a respeito da rotina dos liderados e sabe como e quando fazer as cobranças certas.
Acompanhar a evolução dos colaboradores
É essencial não só acompanhar a evolução dos colaboradores, como também ajudá-los a evoluir. Isso porque, um líder é também um guia, alguém que está disponível para ensinar.
Não se trata apenas de gerar bons resultados para a empresa, mas também de contribuir com o sucesso da carreira de seus colaboradores.
Uma forma de se fazer isso é definir metas individuais e coletivas para a sua equipe. Assim, eles têm noção do que é esperado deles, além de permitir que você tenha uma métrica para medir a evolução dos colaboradores.
7 Dicas para exercer uma boa liderança em home office
Use as ferramentas de comunicação
Eu não sei vocês, mas uma das coisas que mais tira meu foco quando estou trabalhando é se alguém me chama para conversar sobre qualquer assunto, mesmo que seja relacionado ao trabalho.
Eu perco a linha do meu raciocínio e preciso de um tempo para retomar o que eu estava pensando. E é neste sentido que as ferramentas de comunicação podem nos ajudar no home office.
Se no escritório éramos obrigados a parar tudo que estávamos fazendo para atender o nosso colega, hoje podemos deixar a mensagem recebida de lado, até que estejamos no momento ideal para respondê-la.
No home office a comunicação precisa ser assíncrona, ou seja, ela não acontece necessariamente no mesmo instante. Geralmente, a mensagem é enviada e a outra pessoa responde quando estiver disponível.
Uma dica de ferramenta para você ter uma boa comunicação com seus liderados é o Slack, que citamos mais acima. Com o Slack, você pode utilizar a sua comunicação de forma mais estratégica no trabalho.
Estabeleça checklists
Quando estamos liderando a distância, muitas vezes fica difícil saber em que pé está determinado projeto e o que cada um está fazendo. Por isso, indico que sejam realizadas conferências nas ferramentas de comunicação adequadas ou reuniões rápidas e objetivas para checar isso com a equipe.
Ao saber o que cada um está fazendo e se há algum problema para resolver, você ganha uma noção maior do andamento do projeto e se pode fazer algo para ajudar sua equipe.
Além disso, também recomendo a utilização de plataformas específicas de gestão de tarefas. Um exemplo é o Runrun.it que permite:
- a distribuição de tarefas conforme a capacidade da equipe;
- uma visão do todo, o líder pode acompanhar o tempo investido em cada tarefa, em qual etapa está e quanto falta para ser entregue ao cliente;
- e muito mais.
Também existem diversas outras opções de ferramentas que realizam a gestão de tarefas de equipes, como o Trello, Asana, Todoist, etc. Procure a que se encaixar melhor no seu dia a dia!
Não utilize e-mail para conversar com a equipe
Se você quer ter uma comunicação mais próxima e efetiva com o seu time, o e-mail não é a melhor opção. Isso porque ele não é muito bom para que as pessoas acompanhem uma discussão de maneira ordenada.
Ou seja, se você deseja passar alguma informação mais importante, é possível que no e-mail a conversa acabe perdendo o foco ou deixando a sua equipe confusa.
Busque plataformas específicas para isso, como o Slack que eu mencionei acima, ou até ferramentas como o Trello.
Mas lembre-se de nunca utilizar esses grupos para se comunicar fora do horário de trabalho, caso contrário, seus funcionários nunca vão se sentir como se realmente estivessem fora do trabalho, o que pode gerar estresse, sobrecarga e até a Síndrome de Burnout.
Utilize a nuvem
A maioria das empresas oferece um servidor local para facilitar o acesso e armazenagem de pastas e arquivos. O problema é que esse servidor fica inacessível no home office.
À distância, a dica que eu dou é utilizar a nuvem para que todos tenham acesso a qualquer material ou informação atualizado em tempo real. Além disso, recomendo fortemente que as pastas estejam bem organizadas, com uma estrutura e nomenclaturas claras.
Diminua o tempo de reuniões
Apesar de termos falado muito sobre a importância dos encontros ao vivo com o time para proporcionar engajamento, preciso reforçar que o uso exagerado dessa estratégia pode ser tão prejudicial para a produtividade coletiva quanto a falta dele.
Quando o tema é trabalho remoto, precisamos ter em mente não somente o resultado, mas também o respeito com o horário do outro. A autonomia aqui fica muito em evidência e é um dos principais fatores que fazem com que as pessoas prefiram trabalhar nesse formato.
Quando uma pessoa tem sua agenda tomada por reuniões, ela:
- fica sem tempo para executar;
- tende a ficar ainda mais cansada;
- e se sente limitada aos horários síncronos.
Esses são sintomas reconhecidos da “zoom fatigue”. Essa é, infelizmente, uma tendência que ganhou fôlego em 2020, após o “boom” do home office invadir as empresas.
Reconhecida através de uma pesquisa da Universidade de Stanford, a fadiga de zoom é um conjunto de estresse e ansiedade que o excesso de reuniões causam nos profissionais que trabalham virtualmente.
Por isso, fazer reuniões rápidas, com pauta e objetivos claros, é o recomendado. Incluo mais um desafio: questionar a necessidade das reuniões existentes e tentar excluir algumas, inclusive aquelas que já são tradicionais, mas que não geram tantos resultados assim.
Lembre-se que o tempo síncrono das pessoas é o mais caro da empresa! Todos estão deixando de executar suas tarefas para estarem ali. Portanto: essa reunião é mesmo necessária?
Foque nos resultados
No escritório você costumava ser aquele tipo de líder que não permitia sua equipe descontrair durante o horário de trabalho? Seja para assistir um vídeo engraçado ou então para bater papo com os amigos?
Pois saiba que no home office é impossível saber tudo o que o seu funcionário está fazendo, portanto, a dica que eu dou é: relaxe e foque nos resultados.
Cada um tem seu jeito de trabalhar e de realizar o seu trabalho. Existem aqueles que produzem melhor pela manhã, outros pela tarde e até aqueles que preferem virar a noite trabalhando.
Respeite o horário de cada pessoa e se importe mais com os resultados do que com os horários que o funcionário está trabalhando.
Ao mesmo tempo, deixe muito claro que este respeito é uma via de mão dupla. Ou seja, o colaborador também precisa cumprir prazos, trabalhar a quantidade de horas certas da sua jornada de trabalho e assim por diante.
Todos precisam estar cientes de que a autonomia e liberdade são conquistadas através da autorresponsabilidade e dos resultados entregues de forma consistente.
Incentive a autogestão
Conforme mencionei no tópico acima, o foco deve estar nos resultados. Portanto, o gestor não deve cobrar horário de trabalho, mas sim, incentivar a equipe a desenvolver a autogestão.
As pessoas preferem ter uma pauta montada por elas do que receber uma lista de tarefas feita pelo chefe. Portanto, dê ferramentas para que a sua equipe tenha meios para se autogerir.
No meu curso Produtividade Sincera, eu ensino a gerir tarefas diárias e aumentar a produtividade, mas sem deixar de lado a vida pessoal e o bem-estar. As pessoas são incentivadas a se responsabilizar pelos seus resultados, entendendo que tudo está interconectado.
Todas as dicas que eu dei são muito importantes para exercer uma boa liderança em home office e podem trazer mais agilidade, sintonia, respeito, comunicação e organização para a sua equipe.
Se você quer continuar sendo um líder cada vez melhor, conheça os meus cursos e mentorias agora mesmo! Eles vão ajudar tanto você quanto o seu time a exercerem seus trabalhos com mais eficiência.
