Como criar uma cultura de problem solving nas empresas?

julho 22, 2022

Compreender um problema em sua origem e procurar solucioná-lo da melhor maneira. Essa é uma das maneiras encontradas para definir a habilidade de problem solving, que cada vez mais vem sendo valorizada no mercado de trabalho.

O renomado dicionário da Universidade de Cambridge também registra um significado similar e bem simples. Segundo ele, problem solving consiste no processo de encontrar soluções para problemas. Amplo, o termo pode ser usado para designar habilidades, estratégias ou metodologias.

Em suma, ao investir nessa metodologia, faz-se uma análise aprofundada de determinada situação que tenha gerado um conflito. Em seguida, busca-se tomar uma decisão mais assertiva para chegar em sua resolução.

Ao longo deste artigo vamos, literalmente, solucionar as suas dúvidas sobre o que é problem solving. Também passaremos por sua implementação nas empresas, compreendendo mais sobre problem solving como habilidade estratégica e soft skill. Vamos lá?

Entenda o que é problem solving nas empresas 

Nas empresas, a metodologia de problem solving se refere ao esforço de lidar com ocorrências negativas e buscar soluções minimamente prejudiciais para elas.

Contextualizando melhor, o ambiente de trabalho, não raramente se torna um espaço onde precisamos lidar com conflitos de origens diversas. Mesmo sem que haja intenção. Afinal, há uma linha tênue que separa o que é esperado (expectativas) do que realmente acontece (realidade).

Isso é comum e até um tanto quanto esperado. Afinal, estamos falando de um ecossistema vivo onde diversas coisas estão acontecendo ao mesmo tempo.

Fatores externos e imprevistos acontecem um atrás do outro, e é preciso se preparar para lidar com essas ocorrências. Tudo isso, tentando, ao máximo, preservar a harmonia entre os indivíduos.

Vamos conferir um exemplo?

Suponhamos que para a criação de uma campanha em rede social seja necessária a atuação estratégica de três profissionais.

Na teoria, funciona da seguinte maneira. O estrategista faz reunião com o cliente para alinhamento. Em seguida, entrega o briefing com sugestões de como conduzir a campanha nas redes. Na sequência, o redator cria os textos para os materiais aprovados e passa para o designer, que finaliza o processo com as artes. 

Por fim, o planejamento completo, com textos e artes, vai para aprovação externa do cliente. 

Na prática, no entanto, sabemos que nem sempre as etapas são conduzidas dessa maneira sem percalços ou interrupções. 

O redator pode precisar pausar o processo de criação ao precisar de informações que competem ao estrategista. Esse profissional, por sua vez, não está disponível no momento para sanar as dúvidas. E entra também o designer, que acaba atrasando o início das tarefas por esse delay que nem diz respeito a ele. 

As respostas para o que poderia ser feito você vai compreender ao longo deste material. Vamos, juntos, imergir no assunto?  

Problem solving como soft skill  

Problem solving é, atualmente, compreendida como uma soft skill no mercado de trabalho.

Ter colaboradores proativos e que criam ou aplicam soluções para problemas rotineiros é, de fato, algo esperado pelas lideranças. Não à toa, cada vez mais essa soft skill vem sendo cobrada até mesmo em entrevistas de emprego. 

Afinal, entende-se que o profissional que foca na resolução e não no problema em si é mais produtivo e está pronto (a) para lidar com desafios de diferentes origens.

Embora a resolução de problemas seja identificada como uma habilidade em si, a verdade é que existem outras habilidades “associadas” que podem contribuir para a sua ocorrência.

Vamos ver quais são elas?

  • Escuta ativa: capacidade de compreender e ser empático (a) com os demais envolvidos na solução do problema. 
  • Pesquisa: capacidade de imersão ou aquisição de conhecimento para identificação das causas de problemas. Pode envolver pesquisas on-line, realização de cursos, workshops e mais. 
  • Potencial analítico: capacidade de analisar o contexto do problema de diferentes pontos de vista, pensando “out of the box”. 
  • Boa comunicação: capacidade de comunicar o problema aos demais. Também tem facilidade em encontrar e usar o mais apropriado canal de comunicação para cada ocasião. 
  • Facilidade com tomada de decisões: capacidade de efetivar, na prática, as decisões de como resolver as situações. Geralmente, o profissional com essa habilidade assume o processo decisório e resolução de problemas
  • Criatividade: capacidade de desenvolver novas ideias e soluções eficientes para problemas rotineiros. 
  • Trabalho em equipe: potencial para trabalhar em conjunto com os demais. 

Nesse sentido, o que poderia ser considerado um profissional “multi skills”?

Espera-se, por exemplo, que uma enfermeira saiba sobre medicamentos e como sintomas se relacionam com determinadas doenças. Mas não só isso. 

Também é ideal que ela tenha escuta ativa e comunicação assertiva no contato com o paciente. E, ainda, que saiba o momento de tratar ou indicar o paciente a um médico especialista. 

A seguir, vamos dar sequência ao problem solving como metodologia de resolução de problemas

Como funciona a metodologia de problem solving? 

Imagine uma árvore. O tronco é o problema que a empresa está enfrentando. Entre ele, no entanto, temos dois players importantes: a raiz, onde está a origem do problema; e os seus frutos, que podem ser bons ou ruins, a depender das consequências das atitudes que forem implementadas. 

A seguir, veja como implementar a metodologia de problem solving estratégico.

Identifique o problema 

O primeiro passo é reconhecimento. 

Há um problema no radar e ele precisa de resolução. Ele deve ser enxergado e entendido com clareza, em todas as suas particularidades. Identificado e descrito de forma clara, é hora de passar para as etapas seguintes. 

Faça brainstorming e gere soluções alternativas

O segundo passo é gerar intervenção. Você já sabe que tem um problema e precisa ter acesso a algumas soluções antes de efetivamente optar por uma. 

Reuniões de brainstorming são muito indicadas nesse contexto. Isso porque duas ou mais mentes pensam melhor do que uma, certo? 

Em alguns encontros, seu time estará alinhado e com algumas opções de resolução.

Avalie as soluções

Com as possibilidades do que pode ser feito levantadas, chegou a hora de avaliá-las.

Com as possíveis soluções em “mãos”, é hora de ver o que é viável e o que deve (ou precisa) ser efetivamente testado naquele momento. 

Quais recursos são necessários? Há budget para aplicar? Conhecimento técnico? Equipe para tal realização? 

Todos os custos e recursos potenciais devem ser analisados de modo a eliminar as barreiras para uma implementação bem-sucedida da solução.  

Implemente um planejamento 

Assim que uma escolha é feita, é a famosa hora da tentativa e erro.

Esse é o momento de saber, na prática, se o que foi previsto antes é possível. E se realmente levará à resolução do problema inicial.

Acompanhe e avalie a eficácia da solução

Mas é claro que você só poderá avaliar a eficácia da solução acompanhando o processo, seja ele presencial ou no home office

Os líderes e tomadores de decisão devem acompanhar sua implementação de perto. Assim, poderão compreender o que foi feito que deu certo – ou não tão certo assim.

Lembrando, por fim, que nem sempre a primeira solução encontrada é a que efetivamente funciona como a melhor entre as técnicas de resolução de problemas

Muitas vezes, a gestão de RH ou outro setor envolvido deverá intervir para que uma nova tentativa seja idealizada. O que pode resultar em uma nova ação completamente diferente. 

Incentive a cultura de resolução de problemas na empresa 

Comece pelo processo de recrutamento e seleção

É claro que qualificação, experiência e realizações profissionais são relevantes. Apesar disso, são qualidades que dizem pouco sobre o potencial do indivíduo em organizar a caixa – e pensar dentro e fora dela

Mas como saber? Trazendo problemas reais para o momento da entrevista ou pós. Assim, você verá a reação dos candidatos diante de problemas e como eles funcionam sob pressão. Principalmente, será possível perceber se eles estão à altura de assumirem os desafios que virão pela frente. 

Confie em seus colaboradores

Confiança vem em primeiro lugar. Se você quer o trabalho feito, precisa confiar que seus colaboradores o executarão. Caso contrário, se estiver sempre por perto, dando instruções e observando, eles provavelmente ficarão dependentes dessas atitudes. 

Confiar significa, principalmente, conceder instrumentos e dar autonomia para agir. O recomendado é dar espaço a eles. Ao sentirem que têm autonomia para trabalharem as soluções como desejam, as equipes passam a entregar maior produtividade, além de se tornarem mais empoderadas das próprias ações e motivadas. 

Aponte objetivos e não instruções 

Seguindo a mesma linha de pensamento do tópico anterior, dê aos colaboradores objetivos, e não necessariamente instruções.

Estabeleça metas, é claro, mas não precisa guiar o caminho a ser percorrido. No time de marketing, por exemplo, você pode chegar apenas com uma meta: aumento de 10% nos leads. E deixe-os trabalharem para que suas capacidades sejam bem aproveitadas.

Incentive a criatividade

Seja o incentivador número 1 dos picos de criatividade e produtividade da sua equipe. O mundo já tem gente desencorajadora o suficiente, não é mesmo? 

Há muitas formas de fazer isso. A primeira é criando um ambiente seguro e confortável para que todos sintam que há, de fato, espaço para “viajar” nas ideias. Promover a diversidade, apoiar e tranquilizar a equipe na ocorrência de erros e criar grupos de inovação também são fortes aliados aqui.  

Neste embalo, deixe os colaboradores pensarem fora da caixinha e você pode se surpreender. 

Forneça bons recursos  

Problemas são mais facilmente resolvidos quando bons recursos são concedidos como apoio. 

Um problema em uma campanha de SEO, por exemplo, pode ser resolvido com mais assertividade quando a equipe tem acesso aos números e dados que levaram a ele.  

Supondo que a campanha deu errado pelo uso de uma keyword de baixa procura. A equipe pode trabalhar o material em cima disso, alterando apenas a palavra-chave ao invés de bater a cabeça por horas e horas (ou dias!) sem entender qual fator ocasionou o fracasso da campanha. 

Facilite o brainstorming da equipe e aprecie novas ideias 

Se você já tem bons colaboradores que resolvem problemas de maneira individual, teste colocá-los para pensar como um time. 

Equipes de brainstorming são sempre produtivas e tendem a trazer excelentes novas ideias para o problem solving

Livros para você ficar por dentro do assunto!

Não é novidade para ninguém que uma das melhores formas de se inspirar e manter-se atualizado é por meio da leitura. A seguir, veja então alguns livros que indicamos relacionados à temática. 

Startup: Manual do Empreendedor  

Quando falamos em problem solving, involuntariamente outras metodologias também vêm à mente, como growth hacking ou lean startup, por exemplo.  

Em resumo, chegar a uma solução é muito similar em diferentes modelos de negócio. O ciclo quase sempre se repete: identificar um problema, criar hipóteses para eles e finalizá-lo com soluções para as hipóteses. Testam-se as opções, resultados empíricos e reais são observados e avança-se a depender do que é obtido.  

O Startup: Manual do Empreendedor, é a bíblia dos “startupeiros”. Muito completo, contém todo o passo a passo do processo de ideação e validação de uma ideia, ou seja, fala exatamente sobre essa metodologia. Resumidamente: testa, valida e melhora, em um ciclo contínuo de busca por melhorias com olhar estratégico. 

Problem Solving 101 

Já o Problem Solving 101 é um daqueles livros “não-técnicos” que pode trazer muito aprendizado para a resolução de problemas

E veja só que interessante. A obra foi inicialmente criada por Ken Watanabe para colaborar com a educação de jovens japoneses. No entanto, ele acabou alcançando o universo do empreendedorismo. 

Isso porque a obra explica problemas da vida real de forma prática, com figuras, diagramas e ilustrações. Entre eles temos: o problema da banda que quer aumentar o seu público, um jovem que quer se tornar diretor de filmes de animação; e uma atleta que quer encontrar uma escolinha de futebol. 

Em 2007, chegou a ser o mais vendido livro de negócios. Vale a pena dar uma chance para essa leitura de pouco mais de 100 páginas. 

Traga o problem solving para a sua empresa

Você já deve estar convencido (a) de que colaboradores com habilidades de problem solving podem contribuir para melhor produtividade da empresa. Afinal, estamos falando de indivíduos proativos, práticos e sem medo de colocar a mão na massa. 

Por isso, quando falamos em problem solving, vencer a improdutividade, procrastinação e a própria sobrecarga também são assuntos que entram à tona. 

Para te ajudar a encontrar esses profissionais e expandir o olhar do RH estratégico para demais atitudes que podem resultar em melhora da produtividade da empresa, conheça os meus serviços. Eu, Marília, sou especialista em direcionar esforços para investimento de tempo e energia no que realmente vale a pena.

Além de consultora de produtividade, eu também sou mentora de projetos de inovação e startups e junto tudo isso, gerando estratégias embasadas e práticas do negócio, contra picos de desmotivação, correria, ansiedade ou o mal do século, burnout. Venha saber mais!

marília cordeiro

Criadora de conteúdo e da metodologia Organização Sincera.

Desde 2018 eu facilito a vida de pessoas e empresas com um workflow simples e empático de gestão do tempo.

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sobre marília cordeiro

Desde 2018 trabalho especificamente com produtividade, trabalho remoto e empreendedorismo. Aqui no blog, compartilho conteúdos mais completos, conceitos relevantes e reflexões para levar para você e sua equipe dicas práticas para o dia a dia. Aproveite para aumentar seu conhecimento e se inscreva para receber as novidades!

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