Saber como realizar reuniões produtivas é indispensável no universo corporativo. Afinal, por mais que caiba às lideranças orientar e conduzir seus colaboradores, também é seu papel garantir um bom aproveitamento do tempo de trabalho.
Tradicionalmente, há uma forte cultura de reuniões nas empresas. Contudo, é bastante comum que muitos desses encontros sejam mal planejados ou até mesmo desnecessários. Desta forma, isso acaba por atrapalhar a rotina e prejudicar o rendimento coletivo.
Mas afinal, como saber se a equipe precisa realmente se reunir? Quais tipos de discussões promover? Como fazer uma reunião produtiva de verdade? Neste artigo, vou abordar algumas das particularidades e práticas mais importantes sobre o assunto. Confira!
O dilema das reuniões produtivas
Você já parou para pensar que existe uma espécie de dilema por trás de toda reunião de trabalho? Pense bem: ao mesmo tempo em que esse tipo de encontro pode ser muito importante, ele também pode acabar se tornando uma simples “perda de tempo”.
Afinal, todos os profissionais precisam interromper o que estão fazendo e dedicar o seu foco para ela. Se o assunto for algo redundante, o sentimento é de frustração, já que a produtividade do grupo acaba sendo perdida naquele momento.
Contudo, em certas ocasiões, reunir-se é fundamental para tomar decisões, alinhar o time, prestar acompanhamentos e avaliações, gerar boas ideias, comunicar-se com clientes ou até realizar treinamentos.
Diante disso, como saber o que caracteriza as reuniões eficientes? A resposta pode ser mais simples do que você imagina. Minha dica é recorrer àquela velha pergunta: “Isso poderia ser resolvido com uma mensagem ou um e-mail?”.
Se a primeira resposta que vier à sua mente for “sim”, certamente não há motivos para reunir-se. Aqui é interessante ressaltar que todo tipo de informativo pode muitas vezes ser feito por mensagens assíncronas. Se não for o caso, é fundamental entender qual é o tipo de reunião corporativa que você precisa realizar e adotar boas técnicas de organização e condução de reuniões.
Tipos de reuniões empresariais
Só é possível promover encontros produtivos se você tiver clareza sobre os objetivos. Isso é o que determina como as discussões serão conduzidas, quais serão os seus focos e o que deverá ser feito a partir delas. Em geral, há 6 tipos de reunião de organização que possuem objetivos diferentes. Confira sobre elas agora:
Daily Meeting
Comum em companhias que utilizam metodologias ágeis de gestão, o Daily Meeting, ou reunião diária, funciona como um breve encontro de 15 a 20 minutos. Nele, os colaboradores comunicam o andamento de seus trabalhos, recebem feedbacks dos líderes e se alinham com os colegas para dar continuidade às tarefas do dia.
Brainstorm
Já o brainstorm, conhecido também como reunião criativa, serve para desenvolver soluções e propor inovações. Nele, cada membro da equipe oferece uma ideia diferente. A princípio, nenhuma proposta é descartada. O objetivo é que todas as visões sejam debatidas, até que um caminho em comum seja definido e trabalhado por todos em um processo de ideação coletiva.
Reuniões de tomada de decisão
Como o nome sugere, os encontros para tomada de decisão são aqueles em que os rumos do negócio e marcos importantes da gestão são definidos. Geralmente, envolvem o alto escalão da empresa, como gestores, executivos e lideranças. Por exigir muito diálogo, diferentes análises e bastante ponderação, geralmente o cronograma de reunião é mais longo.
Reuniões com investidores ou clientes
Por sua vez, as reuniões com clientes ou investidores são mais comuns nas organizações que fecham negócios de grande volume ou alto valor. Normalmente, quem vai comprar ou investir é convidado a conhecer as instalações e depois a reunir-se com os líderes da empresa. As conversas iniciais costumam ser breves. Já os fechamentos são mais demorados.
Reuniões de acompanhamento e avaliação
Enquanto os encontros de acompanhamento são focados em novos colaboradores, que se reúnem com gestores para trocar feedbacks sobre sua adaptação na organização, as reuniões de avaliação são feitas com menos frequência junto aos profissionais experientes, para que eles saibam mais sobre seu desempenho e possam compartilhar suas visões do negócio.
Reunião de treinamento
Por fim, existem treinamentos conduzidos por meio de reuniões remotas ou presenciais. Eles podem servir para promover o onboarding de novos colaboradores, para atualizar e desenvolver profissionais experientes ou ainda para orientar funcionários que estão mudando de cargo dentro da organização.
A reunião que você quer fazer se encaixa em alguma dessas? Qual o objetivo dela? Com isso em mente, avance para o segundo passo.
Como conduzir reuniões produtivas?
Agora que você já sabe determinar quando um encontro é realmente necessário e quais os possíveis formatos para promovê-lo, chegou a hora de conhecer as melhores práticas sobre como organizar reuniões produtivas. Elas incluem:
Faça uma boa preparação
Encontros produtivos são aquelas em que os líderes atuam como facilitadores. Ou seja, cabe aos responsáveis pelo encontro garantir que ele gere bons resultados. Portanto, treine e esteja pronto para fazer uma boa gestão da equipe na ocasião. Para completar a preparação, reflita sobre seus objetivos e elabore uma pauta, conforme explico nos itens seguintes.
Estabeleça objetivos claros
Uma reunião sem objetivos sequer deve ser realizada. Afinal, as pessoas são convocadas justamente para realizar, alinhar ou atingir algo. Por isso, tenha clareza sobre os problemas ou dores a serem resolvidas, as discussões que devem ser levantadas e quais resultados precisam estar claros ao fim do encontro. São essas questões que irão direcionar a pauta da conversa.
Estabeleça quem deve estar na reunião
Isso parece óbvio, mas é comum que as empresas já tenham tanto o costume de fazer reuniões que acabam não pensando nesse ponto super importante. Considere quem de fato precisa estar lá, afinal, essa pessoa poderia estar fazendo outra coisa no momento e ser mais útil para empresa. Pense em quem precisa de fato contribuir com a reunião.
Crie uma pauta
Seria impossível tratar sobre dicas para reuniões produtivas sem mencionar a criação de uma pauta. Quanto mais assuntos são abordados nesse tipo de encontro, mais difícil é chegar a uma conclusão para eles. Por isso, é preciso estabelecer uma temática pré-definida. Isso é feito justamente na pauta, que atua como um fio-condutor para o debate e evita que ele se disperse.
Prepare o seu time
Tão importante quanto estar pronto para a reunião é garantir que os participantes também estejam. Para isso, antes de promover o encontro, informe e atualize a todos sobre os assuntos que serão abordados. Dessa forma, as pessoas irão entender melhor os dados apresentados e terão tempo para refletir sobre as questões que desejam levantar.
Mande o convite da reunião com a pauta anexada
Uma dica de ouro sobre como conduzir reuniões produtivas é compartilhar um resumo da pauta com os participantes. Junto dele, você também pode enviar um breve compilado dos conceitos que serão discutidos. O ideal é já fazer isso no convite, para aumentar o engajamento de todos, reforçar a necessidade de preparação e facilitar sua organização.
Conduza as discussões
A ideia de se preparar para a reunião é justamente estar apto para manter o foco das discussões. Os participantes têm diferentes personalidades, e cabe a você garantir alinhamento entre todas elas. Portanto, incentive a participação dos introspectivos, acalme os apressados, coordene os tempos de fala, entenda as objeções e sempre se faça entender
Gerencie o tempo e fuja de distrações
A administração do tempo é fundamental para que a reunião não dure mais que o necessário, tornando-se enfadonha e improdutiva. Esse é um cuidado que começa na criação da pauta e se estende à condução do debate. Gerenciar o tempo durante a condução não é apressar ou interromper as pessoas. A ideia é garantir o foco nos temas propostos e evitar dispersões. Para isso, o líder da reunião deve ser responsável por intervir com questionamentos que voltem ao tema e por convergir o assunto discutido em alguma conclusão.
Seja realista e proponha soluções
Não estranhe se as pessoas tiverem objeções às suas ideias. Enquanto você trata sobre as questões que envolvem o trabalho dos colaboradores, eles podem apresentar barreiras antes não previstas para os encaminhamentos da reunião. Nesses casos, é fundamental ouvi-los, convidá-los para propor novas alternativas e se dispor a encontrar soluções.
Finalize com um plano de ação
Sabe os objetivos traçados lá no início da lista? Se você for capaz de promover reuniões produtivas, elas serão encerradas com um plano de ação para cumpri-los. A não ser que seja um encontro com clientes ou acompanhamentos de rotina, o ideal é finalizar os debates já com uma lista de metas, com suas respectivas tarefas, prazos e responsáveis.
Insira as novas informações na pauta
Inclua novas informações na sua pauta durante e depois da reunião. Com isso, você terá um registro dos direcionamentos e uma boa base de melhorias para os próximos encontros. Procure inserir todos os dados que julgar pertinentes, como o plano de ação criado, um resumo do debate, alguns insights importantes, os objetivos alcançados, e assim por diante.
De forma geral, as reuniões produtivas são aquelas que realmente precisam ser feitas ao vivo, ou seja, irão gerar discussão, dúvidas, partilha e agregar informações. Além disso, são reuniões que contém as pessoas necessárias, com objetivos claros e que as pessoas não ficam fugindo muito ao tema e conseguem sair com uma conclusão da pauta.
Gostou das minhas sugestões para promover reuniões produtivas? Agora me diz: como está a performance do seu time de forma geral? No Termômetro da Performance, eu te ajudo a avaliar isso e te guiar para soluções mais produtivas. Baixe agora sem pagar nada e aproveite!
