Sente dificuldade de organizar suas tarefas diárias? Pois saiba que esta administração é muito importante para alcançar mais produtividade no dia a dia. Tamanha é a relevância disso, que já existem técnicas de gestão de tempo famosas e consolidadas.
Elas são muito importantes para podermos alcançar nossos objetivos, visto que facilitam a compreensão de como podemos atingir as metas estabelecidas.
Ao longo da minha carreira profissional, eu pude perceber a importância de ter uma boa técnica de gerenciamento do tempo.
O meu interesse no assunto foi tanto que atualmente eu trabalho auxiliando as pessoas a organizarem melhor sua rotina, para que assim tenham mais tempo para o que importa.
Pensando nisso, produzi este conteúdo com as principais técnicas de organização que existem. Confira abaixo!
O que é gestão do tempo?
Eu sei que já falei sobre controle do tempo aqui no texto, mas preciso que você reflita comigo sobre o assunto. Você concorda ser impossível gerir o tempo? Afinal de contas, ele sempre vai estar passando e não existe nada que possamos fazer a respeito disso.
O que está sob nosso controle, é a administração das tarefas e da energia que damos para elas. Ou seja, precisamos escolher com estratégia as tarefas que vamos nos comprometer e entender em quais momentos do dia somos mais produtivos para, então, colocar as tarefas mais importantes neste período.
Já no momento em que temos menos energia e, consequentemente, somos menos produtivos, devemos priorizar aquelas tarefas que não nos exigem tanto.
Para isso, é necessário ter um autoconhecimento a respeito de como a sua energia funciona ao longo do dia. Com isso, é possível definir metas e objetivos para a nossa vida, para que possamos ter uma organização que inclua todas nossas atividades.
Portanto, estamos acordados aqui que de forma literal, não faz sentido utilizarmos a expressão “gestão do tempo”. Mas, para facilitar a comunicação geral e o entendimento coletivo, vou continuar mencionando esse termo para se referir a gestão de tarefas e energia no nosso dia a dia, ok?
A importância das técnicas de gestão do tempo
A gestão da nossa rotina nos dá maior qualidade de vida e também aumenta nossa produtividade tanto no trabalho quanto nos estudos, ou em qualquer outra tarefa que desejarmos.
A partir do momento que temos mais clareza para agir e inserimos hábitos e foco para realizar nossas atividades, conseguimos trilhar o caminho em busca dos nossos objetivos.
Afinal de contas, cada propósito que temos em nossas vidas depende de pequenas ações que realizamos diariamente. E para isso é preciso foco e disciplina.
Mas vale destacar que produtividade não significa somente produzir mais em menos tempo. Para mim, significa atingir os nossos objetivos e sonhos, com a melhor utilização dos nossos recursos e garantindo qualidade de vida.
Para que a pessoa consiga alcançar essa “administração do tempo” de maneira mais eficaz, existem diversas técnicas que podem ser utilizadas no dia a dia.
As melhores técnicas de gestão de tempo para você aplicar
Pareto
Também conhecida como a regra 80/20, esta técnica de gestão de tempo foi criada a partir de uma observação do economista italiano Vilfredo Pareto. Ao investigar as estatísticas sobre a distribuição da riqueza em diversos países do mundo, o autor notou que um cenário quase sempre se repetia em qualquer lugar e época: 20% da população desfruta 80% do dinheiro.
Mais tarde, outros pesquisadores notaram que a proporção 80/20 não se aplica apenas à economia, mas também a diversos aspectos da vida, observe:
- menos de 20% de todas as músicas já gravadas são tocadas durante 80% do tempo;
- menos de 20% dos tesouros dos acervos dos museus de arte são expostos em mais de 80% do tempo;
- menos de 20% das invenções causam mais de 80% dos impactos tecnológicos em nossas vidas.
Dessa forma, podemos introduzir esse conceito também ao mundo da produtividade.
Portanto, temos que o “Método Pareto” considera que 20% das ações de uma pessoa são responsáveis por 80% de seus resultados. E, consequentemente, que os outros 80% das atividades só geram 20% de resultados.
Desse modo, a técnica consiste em concentrar seus esforços nos 20% mais importantes, para que você possa ter mais tempo e mais resultados. Portanto, a proposta da técnica tem como base a priorização de tarefas.
Existem diversas formas de aplicar o princípio de Pareto em sua vida. Uma delas é a seguinte:
- estabeleça suas metas e objetivos;
- reflita sobre qual a forma que demanda menos esforço para alcançá-los;
- foque a maior parte de seu tempo e energia nas atividades mais importantes e que, pela experiência, você sabe que geram mais resultados.
Este passo a passo pode parecer abstrato. No entanto, existe uma razão para isso: a regra 80/20, mais do que uma técnica, é uma descrição de como o mundo e nós mesmos funcionamos. Por isso, compreendê-la profundamente e refletir a respeito dela é essencial para tomar decisões melhores sobre em que você precisa concentrar seus esforços.
Técnica de Pomodoro
Criada pelo autor italiano Francesco Cirillo, a técnica Pomodoro tem por objetivo desenvolver melhor o foco, dividindo o período de concentração em blocos menores de tempo com pequenos intervalos entre eles. Cirillo definiu intervalos a cada período, e por utilizar um cronômetro em forma de tomate, cada pausa ficou conhecida como Pomodoro, que significa tomate em italiano.
A técnica funciona da seguinte maneira:
- primeiro você precisa listar as atividades que serão executadas;
- depois, coloque-as na ordem de execução;
- após isso, defina um período que você vai focar completamente na tarefa: o pomodoro mais comum tem duração de 25 minutos;
- inicie com a primeira tarefa e concentre-se apenas nela. Tente realizá-la com a maior atenção possível;
- quando o cronômetro tocar, afaste-se da tarefa e faça uma pausa. Inicialmente, de cinco minutos. Aproveite para levantar, tomar uma água, ou o que te faça sentir bem;
- repita este processo em até 4 vezes.
- após 4 pomodoros, é recomendável realizar um intervalo maior de 15 a 30 minutos antes de começar o próximo.
Nesse caso, as pessoas que vão possivelmente se beneficiar com a técnica de gestão de tempo de Pomodoro são pessoas com dificuldade de concentração, esgotadas com seus trabalhos e estudos, e pensadores criativos.
Matriz de Eisenhower
Essa técnica foi desenvolvida pelo ex-presidente dos EUA, Dwight Eisenhower. Mas antes de se tornar presidente em 1953, ele foi Comandante das Forças Aliadas na Segunda Guerra Mundial.
Ao longo da sua carreira no exército ele teve que tomar diversas decisões complexas, que iriam impactar a vida de muitas pessoas. Nesse sentido, ele inventou a matriz de Eisenhower, que também ficou conhecida como “matriz de urgência e importância”.
Ela funciona da seguinte maneira:
- primeiramente você precisa organizar as tarefas que você possui em quatro grupos: importante, não importante, urgente e não urgente;
- as tarefas importantes são aquelas que vão contribuir para seus objetivos a longo prazo;
- as tarefas urgentes são aquelas que devem ser realizadas imediatamente;
- as demais, não devem ser feitas ou então devem ser delegadas a outras pessoas.
As pessoas que mais se beneficiam desse tipo de abordagem são líderes com muitos projetos para coordenar e decisões para fazer e pensadores críticos.
Lei de Parkinson
Criado por Cyril Northcote Parkinson, a lei de Parkinson corresponde a uma observação física de que “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua conclusão.”
Ela tem a ver com dois temas importantes que trabalhamos constantemente: o perfeccionismo e a procrastinação. Em relação ao perfeccionismo, a Lei de Parkinson sugere a definição de limites claros para o trabalho, afinal, enquanto se busca por um trabalho perfeito, ele vai continuar a se expandir e não terá fim. Já no ponto da procrastinação, observa-se a tendência de procrastinar até a data final de entrega e não executar uma tarefa que poderia ter sido concluída lá atrás.
Para ambos os casos, é disso que a Lei de Parkinson vem tratar quando estamos falando sobre produtividade e gestão de tempo. Ela sugere estabelecer prazos curtos, claros e desafiadores para que as tarefas sejam realizadas com mais eficiência.
Quando aplicada, pode se tornar um dos métodos de administração de tarefas mais benéficos que existem.
Esta técnica pode funcionar bem para empreendedores, profissionais autônomos e procrastinadores.
Time blocking
Esta técnica de gerenciamento do tempo é a mais recente sendo inventada pelo empresário Elon Musk, conhecido pelo seu alto nível de produtividade. Sua fama se dá por ter o costume de trabalhar mais de 80 horas por semana e ainda ter tempo para si mesmo.
Para isso, ele utiliza uma técnica muito semelhante a que eu ensino com aplicação no Planner: blocos de tempo específicos para cada tarefa do dia. O passo a passo que ele faz é o seguinte:
- pegue uma folha de papel e com uma caneta, divida ela em duas colunas. À esquerda você irá escrever todas as horas do dia e após isso, irá subdividir em blocos de meia hora;
- faça uma estimativa de quanto de tempo será necessário para concluir suas tarefas e então encaixe elas nos blocos;
- tenha margens de tempos entre as tarefas, caso você precise de ajustes ao longo do dia.
Getting Things Done (GTD)
Ideal para pessoas que possuem dificuldade em se concentrar em apenas uma tarefa, esta técnica de gestão do tempo foi criada pelo autor David Allen e procura ajudar a pessoa a organizar sua mente e realizar as atividades registrando num papel para, após isso, dividi-las em itens e executá-las com mais eficiência.
O método se divide em cinco passos:
- colete: identifique e escreva quais são os elementos que demandam a sua atenção;
- processe: analise o significado desses elementos e o que você precisa fazer em relação a eles;
- organize: faça uma lista de tarefas, planeje suas ações, crie lembretes, etc;
- revise: leia suas anotações em intervalos apropriados para administrar o fluxo do seu trabalho e lembrar de fazer tudo o que planejou;
- faça: neste estágio, você deve confiar em sua intuição, mas também fazer uma reflexão para decidir o que fazer primeiro.
Método RPM
Esta técnica de administração de rotina é indicada para pessoas que possuem objetivos a longo prazo. O método RPM foi desenvolvido pelo palestrante Tony Robbins, e seu objetivo é treinar o cérebro para se concentrar em uma visão daquilo que nós queremos que se torne real, para que assim, fique mais fácil alcançarmos nossos objetivos.
“RPM” significa “método de planejamento rápido” e também tem a ver com a criação de blocos de tempo eficientes e de objetivos claros, conforme ensino na minha metodologia. O RPM funciona da seguinte forma:
- anote todas as tarefas que você terá que realizar na semana;
- agrupe elas em pontos que sejam comuns. Por exemplo: pessoais, estudos e trabalho;
- pegue uma folha de papel e divida em três colunas: a tarefa, o resultado que você deseja e o seu propósito com ela.
- liste quais são as ações que você pode realizar para alcançar estes objetivos.
Pickle Jar Theory
A teoria da jarra de picles serve para que a pessoa possa descobrir o que realmente é útil na sua rotina. Ou seja, ela permite que você planeje as atividades através de prioridades e tempo estabelecido para cada uma.
Imagine uma jarra cheia de areia, pedregulhos e pedras. A areia está no fundo, os pedregulhos no meio e as pedras no topo.
A areia representa tudo aquilo que não é prioridade no seu dia e pode tirar sua atenção, como, por exemplo, notificações do smartphone.
Os pedregulhos representam as tarefas que devem ser concluídas, mas que podem ser realizadas por outras pessoas ou então em outro dia.
Já as pedras, são tarefas importantes e que possuem um grande grau de urgência. Ou seja, que precisam ser realizadas naquele dia.
Imagine que se você quiser alcançar os pedregulhos, terá que retirar as pedras antes. E se quiser alcançar a areia, terá que retirar as pedras e os pedregulhos.
Ou seja, para você realizar as tarefas que não são tão importantes, ou então conferir as notificações do seu smartphone, você precisa completar as tarefas importantes e urgentes.
Técnica Eat That Frog
Aqui, a teoria é a seguinte: se você comer um sapo vivo pela manhã, não existe nada que será pior no seu dia. Ou seja, antes de tudo resolva os maiores problemas que você tiver, para depois seguir para as atividades mais fáceis e prazerosas. Foque em realizar as atividades mais difíceis e importantes do dia até às 12h para liberar energia e tempo para você.
Vá para a prática… e teste!
Como você pode ver, existem diversas técnicas de gestão do tempo que foram desenvolvidas ao longo da história da humanidade. Grandes pensadores antigos até empresários atuais encontraram as melhores formas de administrar suas rotinas perante seus objetivos.
Aqui, apresentei as principais, e sugiro que agora você analise a que se encaixa mais no seu perfil e então teste na prática.
Caso você sinta que nenhuma delas faz sentido para você, tente encontrar uma técnica sua, que contemple as suas singularidades ou busque por uma metodologia completa.
Muitas vezes, você não se sente completamente satisfeito com alguma técnica porque ela fica solta. Não existe conexão de todos os pontos ou você não sabe exatamente como inseri-los na sua rotina.
Essa é a diferença de seguir uma metodologia completa e não somente uma técnica específica. Eu desenvolvi uma metodologia simples e eficiente que tem todo o passo-a-passo para você seguir e conseguir aplicar bem a gestão do tempo na sua vida. Para aprendê-la, confira o meu curso Produtividade Sincera.
