Como usar uma agenda digital para organizar sua rotina no trabalho?

junho 15, 2022

As anotações em papel são uma ótima ferramenta para a produtividade, mas às vezes é necessário ter uma agenda digital para evitar a perda de informações. Mais do que isso, é preciso criar um sistema para integrar seu planejamento e os dados armazenados.

Falando assim, parece uma tarefa muito complexa, mas na prática é mais simples do que parece. Por sistema quero dizer que cada ferramenta que você utiliza cumpre uma função específica.

Enquanto o seu planner serve para você organizar o que precisa ser feito com detalhes de cada etapa, fazer acompanhamentos e escrever seus objetivos, a agenda digital deve conter os compromissos que tenham data e hora marcada.

Neste artigo, vou te mostrar que a agenda digital melhora a sua rotina no trabalho como parte de um sistema mais robusto de organização! Confira!

Por que utilizar agendas digitais e quais são as melhores opções?

Em geral, sempre que adicionamos alguma ferramenta ou tecnologia em nossa rotina de trabalho, estamos buscando mais facilidade e eficiência. Com a agenda digital não é diferente.

Neste sentido, a agenda online facilita a sua vida por dois motivos principais:

1. Mobilidade: como as informações ficam armazenadas na nuvem e se atualizam em tempo real, você pode visualizar seus compromissos a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet em qualquer lugar.

2. Alertas e lembretes: você recebe alertas para lembrar dos seus compromissos, sendo que é possível configurar o tempo de antecedência com que eles são enviados. Eu utilizo e recomendo entre 10 e 30 minutos antes do evento para ter um bom tempo de preparação. 

Melhores opções 

As opções de agenda digital que eu recomendo são as mais conhecidas. Ambas gratuitas e fáceis de usar:

  • Google Agenda: se você possui uma conta do Gmail, então já tem acesso a esta ferramenta. Também existe o aplicativo do Google Agenda para você baixar pela loja de aplicativos do seu smartphone.
  • Calendário Outlook: agenda da Microsoft que funciona de forma semelhante à opção do Google. Ela pode ser acessada pelo email do Outlook e por aplicativo.

As duas agendas digitais possuem todos os recursos necessários para uma boa organização e estão em constantes atualizações.

Você sabe como criar uma agenda digital?

Para que a agenda digital seja sua aliada na organização do seu trabalho, é importante observar algumas boas práticas que explico a seguir:

Defina quando utilizar a agenda digital

Essa é uma definição muito pessoal, mas é importante você decidir se a sua agenda digital vai alocar apenas os seus compromissos ou se vai contemplar também o seu planejamento, ou seja, a sua gestão do tempo.

No meu caso, eu utilizo a agenda digital apenas para colocar compromissos. Eu não abro mão dela para isso, pois com ela eu consigo me manter atualizada e notificada deles, além de enviar os convites para meus alunos e clientes de forma prática e eficiente, inserindo os liks de acesso e qualquer informação relevante. Um fator extra é que ela se torna uma agenda mais simplista, onde eu consigo visualizar rapidamente quais são os meus horários bloqueados.

Eu utilizo o meu Planner físico para fazer o meu planejamento, colocando nele os meus objetivos semanais, e alocando nos horários restantes as tarefas de criação e desenvolvimento de projetos ao longo da semana. Gosto de utilizá-lo para isso, pois consigo ter uma boa visualização dessa distribuição, sem comprometer a minha agenda digital. Isso também me proporciona maior clareza do que é flexível e pode ser ajustado com mais facilidade e do que não é.

Portanto, fica a seu critério utilizar o combo Planner físico mais agenda digital ou apenas a agenda digital. Após definir isso, será bem mais fácil continuar o seu processo.

Caso você queira experimentar, o Planner físico que utilizo contém a minha metodologia e é ideal para isso. Conheça aqui o Planner Organização Sincera!

Anote todos os compromissos nela!

Lembre-se de registrar na agenda todos os compromissos, ou seja, tudo que tem uma data e hora específica. Isso serve tanto para as demandas de trabalho como para eventos da vida pessoal, como ir ao médico, mercado, academia, etc.

Inclusive, na hora do planejamento, este processo de transferir os compromissos da agenda digital para o Planner serve como uma revisão e facilita os ajustes semanais. Muitas vezes, esquecemos de colocar o espaço de tempo adequado entre as atividades, porém ele é necessário porque precisamos considerar o tempo de preparação e deslocamento se for o caso.

Defina categorias

Uma boa dica é definir cores e categorias diferentes para separar os compromissos pessoais dos profissionais. Isso facilita muito na visualização do dia a dia, para que você compreenda melhor os tipos de compromisso só de bater o olho!

Para aqueles que não querem utilizar o Planner de papel como ferramenta principal de planejamento e querem investir apenas na agenda digital para fazer tudo, é preciso tomar alguns cuidados para não se confundir: use as categorias para diferenciar também os compromissos dos horários alocados para criação e desenvolvimento de projetos.

Quando organizando projetos, a dica é inserir prazos. Desse modo, a agenda serve para lembrá-lo das datas previstas para a conclusão de cada etapa do planejamento.

Essa é a maior diferença entre as categorias: enquanto os compromissos acontecem no horário e data marcada, as tarefas do planejamento são realizadas em diversos blocos de tempo registrados na agenda.

Mensure o tempo das suas atividades! 

Os blocos de tempo que você reservar na agenda devem ser realistas. Por isso é importante ter consciência sobre quanto tempo você leva para realizar cada atividade.

Lembre-se de colocar um tempo de intervalo entre as atividades, além de considerar uma margem para imprevistos. Com isso, você ganha tranquilidade para realizar seus projetos, criando uma relação mais saudável com o seu trabalho.

Como usar a agenda do Google?

Coloque links de reunião na agenda

A agenda do Google permite que você adicione o link da reunião nos compromissos marcados. Confira abaixo o passo a passo:

  1. Faça o login no seu perfil do Google Chrome;
  2. Abra a agenda na seção “Google Apps”;
  3. Clique no dia em que deseja marcar o compromisso;
  4. Em seguida, uma janela vai se abrir. Selecione nela a opção “evento”;
  5. Acrescente o título da reunião;
  6. Defina o horário na opção “encontrar horário”;
  7. Escreva o e-mail da pessoa com quem você vai se reunir em “adicionar pessoas”;
  8. Em “local” adicione o link da reunião.
  9. Clique em salvar.

Você também pode acrescentar um documento com a pauta ou ata da reunião no card do compromisso. Todos os participantes terão acesso a ele.

Caso a reunião seja presencial, acrescente o endereço na opção “adicionar local”. Assim, você pode abrir o Google Maps a partir da Agenda para se orientar.

Crie alertas

  1. Para criar alertas, siga os três primeiros passos do tópico anterior. No entanto, no lugar de “evento”, selecione “lembrete”.
  2. Escreva o que você precisa se lembrar no título da janela e selecione o horário do lembrete em “encontrar horário”.
  3. Clique em salvar.

Conecte as agendas digitais com o seu smartphone

Para usuários Android

Se o seu smartphone for Android é provável que o e-mail que você usa para os serviços Google já esteja logado na Agenda.

Contudo, você também pode adicionar o seu e-mail corporativo no aplicativo. Dessa forma, os compromissos de trabalho também aparecerão no seu smartphone

Para fazer isso, abra a Agenda no seu smartphone e clique na imagem do seu perfil que fica no canto superior direito da tela.

Em seguida, clique em “adicionar outra conta” e faça o login com o seu e-mail corporativo. 

Para usuários Apple

Para quem utiliza iPhone também é possível conectar o calendário que já vem instalado no dispositivo com o Google Agenda. Confira o passo a passo:

  1. Abra os ajustes do iPhone.
  2. Toque na opção “calendário”.
  3. Entre na opção “contas” e depois em “adicionar conta”. 
  4. Selecione a opção “Google”.
  5. Adicione o seu endereço de e-mail e toque em “próxima”.
  6. Digite sua senha e toque em “próxima”.

Pronto! Agora seu iPhone está sincronizado com a Agenda Google.

Dicas de apps para complementar agenda digital!

Caso você queira dar um passo a mais na sua organização, o que não falta são opções de apps para complementar sua agenda digital, te lembrar dos compromissos e facilitar sua vida. Selecionei algumas opções interessantes para você conferir:

Todoist

O Todoist é um aplicativo gratuito que apresenta as tarefas em formato de lista, além do calendário. Com ele você pode criar diversos projetos organizando suas etapas.

O aplicativo é intuitivo e possui diversos filtros que facilitam a navegação. Para cada tarefa, você ainda pode acrescentar o prazo para conclusão e uma descrição da atividade.

O destaque do Todoist vai para o seu formato em checklist. Assim, cada vez que você conclui uma atividade, basta clicar no círculo ao lado do título da tarefa que ela desaparece da sua lista diária.

Trello

O Trello utiliza a estrutura de gerenciamento de projetos japonesa conhecida como kanban que é uma metodologia ágil.

A ferramenta é indicada para gerenciar o trabalho de equipes. Com uma visualização das tarefas em cards que representam qual atividade está sendo desenvolvida e colunas que indicam a sua etapa.

Dessa forma, as pessoas responsáveis por cada etapa movem o card de uma coluna para outra. Essa ação dispara automaticamente um e-mail informando o próximo membro da equipe a dar continuidade no projeto, assim como o gestor. 

Assim, o aplicativo permite acompanhar o desenvolvimento do projeto. Dessa forma, você sabe em tempo real:

  • Quem está trabalhando em qual tarefa;
  • Em qual etapa o projeto está;
  • Quando cada tarefa é concluída.

A ferramenta possui uma versão gratuita e versões pagas que acrescentam outros recursos e automações.

Calendly

A principal função do Calendly é permitir o agendamento de encontros e reuniões de forma eficiente, sem a necessidade de trocar mensagens ou e-mails.

Funciona assim: o anfitrião deixa sua agenda com horários e datas disponíveis para reuniões previamente configurada e compartilha um link para que o convidado escolha a opção que ficar melhor para ele.

Para evitar qualquer tipo de conflito de horário, você pode sincronizar o aplicativo com outras agendas digitais. Desse modo, o Calendly bloqueia automaticamente os horários que já possuem algum compromisso marcado.

A utilização dessas ferramentas de forma integrada ao seu planejamento ajuda a melhorar a gestão do seu tempo e aumentar a sua produtividade. Por isso, fica a dica para que você experimente várias delas até encontrar aquela que melhor atende às suas necessidades.

Quer saber mais sobre gestão de tempo e produtividade? Então clique aqui confira o e-book que eu preparei com um resumão da produtividade!

marília cordeiro

Criadora de conteúdo e da metodologia Organização Sincera.

Desde 2018 eu facilito a vida de pessoas e empresas com um workflow simples e empático de gestão do tempo.

Participe da discussão

1 comentário

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.

receba dicas sinceras e práticas de produtividade em seu email

Na medida certa. 
100% privacidade.Sem Spam.

sobre marília cordeiro

Desde 2018 trabalho especificamente com produtividade, trabalho remoto e empreendedorismo. Aqui no blog, compartilho conteúdos mais completos, conceitos relevantes e reflexões para levar para você e sua equipe dicas práticas para o dia a dia. Aproveite para aumentar seu conhecimento e se inscreva para receber as novidades!

Leia mais sobre mim.

categorias

preparado para transformar a produtividade da sua empresa?