Melhorar a produtividade e adaptação dos colaboradores parece ser uma tarefa desafiadora, não é mesmo? Todo líder, gestor ou até mesmo funcionário possui um interesse por gerenciar melhor o tempo de trabalho, para evitar a tal procrastinação. E é aqui que a Lei de Parkinson entra!
Ela é uma teoria que diz que o trabalho aumenta a fim de preencher o tempo disponível para sua conclusão. Achou confuso? Calma!
Nesse texto explico os detalhes que regem a Lei de Parkinson e de que maneira você poderá reorganizar a gestão de tempo para aumentar a produtividade na empresa. Confira!
O que é a Lei de Parkinson? Conheça a curiosa norma que rege nossas vidas
Para quem caiu aqui de paraquedas, saiba que essa lei não tem nenhuma relação com a doença de Parkinson. Ela leva esse nome por conta do professor, historiador, escritor e administrador britânico Cyril Northcote Parkinson.
Após passar anos se dedicando a vida acadêmica, Cyril escreveu seu livro A Lei De Parkinson, onde mostra através da física a razão do trabalho se expandir enquanto houver tempo disponível.
Em sua idealização, as nossas moléculas se comportam como os conceitos físicos. Isso significa que as moléculas tendem a realizar a maior parte do trabalho em seu tempo habitual, contudo, enquanto houver tempo disponível, haverá interação entre elas e o trabalho se expandirá.
Ou seja, se o prazo for exatamente o período necessário para executar a tarefa, as moléculas finalizam no momento adequado. Mas, quando a interação não é interrompida, ela continua acontecendo. Isso nos mostra a importância dos prazos!
Fonte desconhecida
Podemos concluir que a procrastinação é diretamente ligada ao período e esforço que a pessoa possui ao produzir seu trabalho. Se o período alocado é superior ao necessário para executar o esforço, haverá procrastinação.
É importante ressaltar também que uma pessoa pode enrolar (expandir o tempo) no sentido de não fazer, mas também no sentido de ficar acrescentando coisas ao projeto e nunca finalizá-lo.
Observe um exemplo prático muito simples para aplicação da Lei de Parkinson:
Digamos que você recebeu uma meta de executar 4 tarefas em 30 dias. Em vez de mentalizar que cada tarefa tem um prazo de um mês, busque organizar essas atividades de modo que você possa focar na realização de cada uma separadamente, iniciando e terminando uma primeiro para que a outra entre na sequência, priorizando sempre o processo de finalização das tarefas.
Nesse caso, para facilitar, você pode considerar que cada tarefa deve ser realizada em 1 semana do mês, portanto, possui o prazo de apenas 1 semana. Claro que é possível remanejar o tempo conforme o grau de dificuldade e esforço necessário, mas deu pra entender o exemplo, certo?
E você pode pegar essa dica para planejar toda a sua semana, ano e vida de forma inteligente e eficiente. Pois, quanto mais prazos reais e adequados, mais produtividade haverá no dia a dia.
O foco das empresas deve estar na qualidade e não na burocracia
Algo que não comentei anteriormente é sobre a especialidade de Cyril Northcote Parkinson. A sua carreira inicial foi baseada em estudos relacionados à Marinha. E ao analisar os anos de 1914 e 1928, ele percebeu que houve um crescimento na gestão interna das forças armadas, mesmo que o número de navios e funcionários tenha sofrido diminuição.
Isso significava existir um desequilíbrio na administração, que ele constatou estar interligada a burocracia. As tarefas demoravam mais tempo para serem cumpridas por conta da hierarquia entre setores e instituições. Com isso, mais pessoas ficavam envolvidas e dependentes de terceiros para concluir uma demanda.
Assim, havia muitos atrasos, acúmulo de tarefas, sobrecarga nos setores e colaboradores, entre outras problemáticas. Parkinson anotou todos esses desafios e então concluiu o quão prejudicial a burocracia poderia ser para as empresas.
Através de sua tese, conseguiu levar à Marinha uma visão detalhada de como o tempo e esforço estão diretamente ligados à qualidade das atividades. Assim, iniciou-se um desenvolvimento completo de produtividade, para tornar os processos menos burocráticos e mais independentes.
Por isso, é tão importante focar nos benefícios que a aplicação correta da Lei de Parkinson pode gerar para o ambiente de trabalho.
E para tornar essas informações mais atuais, trouxe alguns dados relevantes. Uma pesquisa feita pelo Banco Mundial mostra que no Brasil são perdidas em média 2 mil horas por ano só com processos burocráticos. Além disso, de acordo com um estudo da Sage, o nosso país gasta anualmente aproximadamente R$80 milhões em burocracia.
Agora você consegue entender o quanto é essencial melhorar a gestão do tempo na sua empresa? É dessa forma que você poderá ter uma maior produtividade e economia, tanto nos processos diários quanto na parte financeira!
Procrastinação e a Síndrome do Estudante
Na Lei de Parkinson conclui-se que uma tarefa aumenta de importância e complexidade em função do tempo alocado a ela. Se esse período é muito longo, você não dará muita importância e deixará para última hora.
É aí que entra a “síndrome do estudante”, conhece? Ela relata a procrastinação da qual todos nós estamos propensos a sofrer (seja você um aluno ou não) e é facilmente explicada como o inverso da Lei de Parkinson. A síndrome do estudante diz que “ enquanto houver tempo, o aluno irá procrastinar ”.
É o tão famoso desespero da véspera – seja ela de prova ou de um trabalho importante. A maioria das pessoas deixam para começar algo na última hora e muitas vezes ainda estão realizando quando o prazo já se encerrou.
O ser humano tende a procrastinar naturalmente – é o que aponta o especialista Joseph Ferrari, uma das maiores autoridades mundiais sobre o assunto.
Porém, como o próprio Joseph fala, isso é algo que podemos superar. Como? Através de uma boa gestão de tempo! E a Lei de Parkinson consegue servir como um direcionamento para isso.
Vale relembrar da dica que Joseph dá em seu Ted: o maior problema da procrastinação é quando ela é aplicada a projetos que não possuem um prazo, ou seja, projetos pessoais.
Afinal, aqui não tem nenhum professor ou chefe te cobrando, é você consigo mesmo. E aí, o prejudicado também é você, pois você pode passar uma vida postergando seus sonhos. Por isso, não deixe de fazer um devido acompanhamento dos seus projetos pessoais também (o Planner é uma excelente ferramenta para isso!).
Produtividade X Gestão do Tempo
Apesar da Lei de Parkinson recomendar que sejam estabelecidos prazos menores para as tarefas, é necessário que se entenda que sejam prazos justos e, sobretudo, de tarefas significativas para a empresa, que irão gerar impacto.
Os parâmetros atuais do mercado apreciam normalmente a quantidade, ao invés da qualidade de produção feita em um curto espaço de tempo. E não necessariamente isso irá gerar mais e melhores resultados.
É preciso alterar esse curso! E uma ótima maneira de fazer isso é utilizar a Lei de Parkinson de forma positiva. Por exemplo, você poderá adicionar períodos eficientes para cada demanda. Assim, haverá mais qualidade nas atividades e organização no dia a dia, pois o esforço estará concentrado para ser desenvolvido em um determinado período.
Mas, lembre-se de que a produtividade só existirá se a sua gestão de tempo for realista. Não adianta se programar para fazer uma tarefa em 1 hora, se normalmente você leva 2 horas para finalizá-la.
Veja inicialmente se é possível diminuir 15 ou 20 minutos dessa jornada ao aplicar técnicas que favoreçam a Lei de Parkinson. E assim, com uma evolução natural do trabalho, será possível fazer ajustes para que a gestão do tempo se mantenha em constante melhoria.
Técnicas para aplicar a Lei de Parkinson
Agora que já expliquei o que é a Lei de Parkinson, você precisa compreender como levar produtividade para sua empresa de forma efetiva. Para isso, utilize métodos e ferramentas de gestão de tempo, para que assim a procrastinação profissional seja cortada pela raiz. Alguns exemplos que você pode aplicar por aí, são:
Técnica Pomodoro
A famosa e muito utilizada Técnica Pomodoro garante uma alta eficiência para o desenvolvimento das tarefas. Ela está interligada com a premissa da Lei de Parkinson, já que suas regras são:
- separar a jornada de trabalho em ciclos de curta duração;
- estabelecer micro intervalos para descanso.
Normalmente, estipula-se um ciclo de 25 minutos, obtendo um descanso de 5 minutos. Sendo assim, se uma tarefa apresenta um tempo de cumprimento de 2 horas, será preciso 4 ciclos para finalizá-la. Dessa forma, o colaborador consegue aumentar seu esforço para que a atividade seja feita nesse prazo, e não ao longo do dia inteiro.
Além disso, essa é uma técnica facilmente ajustável à necessidade de cada funcionário, rotina e/ou trabalho.
Princípio de Pareto
Essa é uma teoria que afirma a importância da priorização na gestão de qualidade para se atingir o sucesso. O sociólogo italiano Vilfredo Pareto, criador do princípio, defende a aplicação de sua regra de proporção 80/20 em análises econômicas, sociológicas e computacionais.
Por exemplo, é possível afirmar dentro desse parâmetro que 80% do seu resultado está intrinsecamente relacionado a 20% do seu esforço. Ou seja, é importante observar qual é a parte mais importante para a realização das tarefas e focar em resolvê-la primeiro..
Com esse conceito, é possível estruturar um grau de relevância entre as etapas das atividades, e assim estabelecer prioridades.
Matriz Impacto x Esforço
Se você possui dificuldade em determinar prioridades na elaboração de tarefas, essa técnica poderá te ajudar a estabelecer um grau de desenvolvimento mais fácil. Tudo consiste em criar-se duas colunas e duas linhas, onde você anotará as tarefas pelo seu baixo ou alto esforço e alto ou baixo impacto.
| Baixo esforço | Alto esforço | |
| Alto impacto | 1º prioridade | 2º prioridade |
| Baixo impacto | 3º prioridade | 4º prioridade |
Assim, você consegue iniciar sua jornada de trabalho com aquilo que é muito importante e rápido de se concluir, seguindo para o que demanda mais tempo mas que também é urgente. E enfim, poderá fazer aquilo que não é uma alta prioridade, seguindo de acordo a rapidez que se poderá fazê-las.
Claro que essa é uma dica separada e para obter melhores resultados de fato, é preciso desenvolver sua consciência de tempo e criar um sistema de organização que funciona pra você, como eu ensino na minha metodologia Organização Sincera.
Gerenciadores de tarefas – Trello e ToDoist
Agora, para poder se organizar visualmente, duas ferramentas ideais para um boa gestão de tempo são o Trello e o ToDoist. Ambos são ótimos para agendar, programar e gerenciar suas tarefas diárias.
O Trello é mais recomendado para quem busca:
- classificar listas de tarefas;
- visualizar o estado das tarefas;
- arquivar dados antigos;
- adicionar imagens aos cartões.
Já o ToDoist é excelente para quem procura:
- sincronizar calendários já existentes;
- opção de repetição de tarefas;
- receber lembretes com base na localização;
- definir prioridades.
Por fim, o Planner é uma excelente opção também para gerar visualização e acompanhamento dos seus objetivos e projetos, sendo um must have para quem é mais fã de se organizar escrevendo.
Assim, fica muito mais fácil implementar a Lei de Parkinson na sua rotina de trabalho e evitar a procrastinação. Afinal, ter um controle sobre suas tarefas é essencial para haver produtividade no dia a dia, tanto na vida pessoal quanto profissional.
Se você entende isso, então com certeza vai se interessar pelo meu curso de gestão de tempo, entre outros diversos materiais e cursos que lhe ajudarão a tornar sua empresa mais produtiva. Acabe de vez com a sobrecarga e a improdutividade no ambiente de trabalho! Clique aqui e saiba como colocar isso em prática.
