Se você já conferiu algum dos meus conteúdos ou acompanha minhas publicações há algum tempo, provavelmente notou que um planejamento de projetos eficiente pode envolver diversas técnicas e ferramentas.
Há um universo de conceitos a ser explorado, e isso é ótimo para alcançar resultados cada vez melhores. Entretanto, se você está começando a se aprofundar na parte teórica, nem sempre é fácil enxergar como seriam os passos de um projeto na prática.
Pensando nisso, resolvi criar este artigo esclarecendo como “botar a mão na massa” e tirar aquilo que você está planejando do papel. Aqui, vou mostrar como eu mesma me organizei e criei todo o controle das etapas do rebranding da minha marca (lançado em março de 2022).
A seguir, você verá como “dar vida” às suas ideias ao criar um plano de projeto, como organizar as tarefas no Trello, estipular seu cronograma de entregas, delegar funções, definir prioridades e outros pontos importantes para um planejamento de qualidade. Confira!
Planejamento de projetos: sem objetivos claros você não vai a lugar nenhum
O primeiro passo de toda gestão de projetos é definir qual é o objetivo por trás das suas ações. Conhecer o porquê do planejamento é fundamental para você mesmo se manter engajado e mais ciente sobre os próximos passos.
Isso porque, os momentos de dificuldade sempre podem surgir. Neles, é comum perdermos o interesse de continuarmos o projeto. Contudo, se as metas estiverem claras, seus ganhos também serão mais evidentes, e as chances de abandono diminuem.
Tão ou mais importante que a motivação é o fato de que os objetivos ajudam a compreender quais etapas de projeto são necessárias para sua conclusão. Basicamente, quando você sabe “porque” fazer, é mais fácil enxergar “como” isso será feito.
A partir disso, você também poderá levantar outras questões para nortear o escopo do projeto. As principais são “Quais são os entregáveis?”, “Quais os resultados esperados?” e “Quais as etapas deste projeto para chegar ao meu objetivo final?”.
Saiba onde quer chegar para conseguir traçar o caminho
No caso do rebranding da minha marca, o objetivo foi atrelar a empresa ao meu nome. Isso porque, a metodologia Organização Sincera já está bastante reconhecida e valorizada. Com isso, as pessoas agora se referem à criadora Marília Cordeiro como referência no assunto.
Em resumo, a ideia foi aproximar a marca das pessoas, atrelando a expertise da especialista por trás dela (no caso, eu!) às mentorias e cursos vendidos. Contudo, não bastava apenas definir o conceito e criar um novo logotipo.
Para atingir os objetivos do novo posicionamento, os entregáveis entraram em cena. Afinal, era preciso lidar com o trabalho de design, com o brandbook, mudança no meu site, novos conteúdos, além dos materiais promocionais, como vídeos, brindes, e assim por diante.
Como esses esforços tinham que ter uma coesão para que gerassem o efeito que eu desejava com o rebranding, era preciso definir as etapas do projeto necessárias para que as metas iniciais fossem convertidas nos objetivos finais. E é aí que chegamos à segunda fase do plano.
Segundo Passo: defina os prazos e parceiros de qualidade
Se você precisa fazer um planejamento de projetos, provavelmente está lidando com algo que não vai fazer sozinho, certo? O que quero dizer é que, a menos que você esteja trabalhando em algo breve e simples, o ideal é não “abraçar o mundo” e tentar fazer tudo sozinho.
Portanto, depois de definir os seus objetivos e os entregáveis, organize as etapas de acordo com os responsáveis por cumprir cada uma delas. Nesta fase, você irá estipular seus parceiros estratégicos e realizar uma pesquisa aprofundada de fornecedores.
No meu caso, algumas questões-chave foram: “Quem será o desenvolvedor do site? Quem fará o branding da minha nova marca? E a confecção dos brindes? Aliás, quem vai entregar os brindes que vou preparar?”
Uma dica muito importante – aprendida com a experiência de mais de 5 anos empreendendo – é não pensar só em custo-benefício. Acima de tudo, garanta fornecedores confiáveis. Não adianta ter uma ótima organização pessoal para cumprir todas as etapas caso alguém te “deixe na mão” e atrapalhe o andamento do projeto, não é?
Com os responsáveis escolhidos, organize o dia a dia e alinhe os envolvidos. Isso significa estipular as ações de cada entrega e seus respectivos prazos. Isso, claro, respeitando os limites de cada parceiro e fornecedor.
Essa é uma das etapas mais complexas no planejamento de um projeto. Afinal, a definição de datas, a ordem das tarefas e o andamento do processo estarão atrelados à negociação com os fornecedores, que também precisam estar alinhados sobre o orçamento e suas expectativas.
Com a estrutura do projeto organizada, é hora de colocar a mão na massa
Os objetivos e os entregáveis foram definidos e as etapas foram organizadas a partir deles. E agora? Bom, se você já sabe quais serão as ações feitas, seus prazos e responsáveis, comece a organizá-las em tarefas.
No exemplo de planejamento de projetos da imagem abaixo, estou mostrando como organizar tarefas no Trello. O motivo é simples: essa é uma das melhores ferramentas de gestão de projetos para listar e priorizar suas atribuições e uma das mais conhecidas e acessíveis também.
No modelo do print, você verá que o quadro “Rebranding e Lançamento” engloba vários projetos. Inicialmente, utilizaria esse quadro apenas para organizar as ações de lançamento da nova marca. Contudo, ao listar e organizar todas as ações desse projeto, eu percebi que haviam outros acontecendo concomitantemente que estavam interligados, mas não necessariamente se referiam somente a esse projeto e, ainda, projetos que deveriam acontecer logo na sequência e que eu já precisaria organizar e distribuir tarefas. Aqui quero ressaltar a importância da organização: antes de fazer esse quadro eu estava ansiosa com tudo que tinha pra fazer e não tinha tanta clareza de tudo que estava acontecendo. Ao finalizá-lo, eu consegui visualizar cronograma, ações e alinhar tudo com os meus fornecedores e parceiros e isso me trouxe muita confiança e tranquilidade e ainda mais comprometimento com o processo.
Observe: O serviço específico de “Rebranding” por si só já é um super projeto, mas como ele já estava nos finalmentes, inseri as tarefas específicas dentro desse card, que foi inserido como uma de etapas do Lançamento do Rebranding.
Ainda outras curiosidades sobre este quadro do Trello: a coluna “Palestra Inglês” foi criada pois, apesar de não fazer parte diretamente do projeto rebranding, era um outro projeto que estava acontecendo na mesma época e que foi interligado a ele. Para esta palestra, eu precisava recriar diversos conteúdos para apresentar em inglês e resolvi aproveitar o processo para utilizar – e testar – os novos entregáveis do rebranding. Nesse mesmo raciocínio, aproveitei para mapear o outro projeto “Site” que deveria ser feito na sequência e também o “To Do Geral” da empresa, apenas para organizar todos os entregáveis do momento e deixar minha mente limpa e organizada.
As fases do planejamento de projetos podem variar de acordo com cada escopo e também com a pessoa que o está organizando. Em todos os casos, o ideal é garantir que todas as etapas e tarefas já estejam bem organizadas nos cartões do Trello. Não se esqueça dos responsáveis delegados e dos prazos já previstos.
Isso garante uma boa visão sobre o “todo” e previsibilidade para o andamento dos processos. No meu caso, eu dei início a várias tarefas ao mesmo tempo. Isso porque, algumas tinham um período maior para serem concluídas e/ou dependiam de outros responsáveis.
Por exemplo, ao mesmo tempo em que os profissionais incumbidos do marketing elaboravam o brandbook da minha nova marca, eu já ia programando os posts nas redes sociais que abordavam o lançamento do rebranding.
Cuidado com a gestão de tempo
Um cuidado importante no planejamento de projetos é não “apertar” as tarefas em períodos curtos demais. Nas listas de tarefas dentro de cada etapa, eu deixei um espaço livre para lidar com as aprovações e eventuais ajustes. Tudo isso para não ter problemas na gestão de tempo.
Nessa imagem está o detalhamento do projeto “Brinde”. Como você pode perceber, somente ele possuía diversas etapas, ou seja, existiam diversos projetos dentro de outros projetos. Isso reforça a importância de se organizar e distribuir tarefas para os responsáveis e estabelecer os prazos para que também seja compreendido a ordem e como esse projeto é factível. Claro, nem sempre todo projeto precisa ser tão detalhado. Neste caso, eu optei fazer assim pois existiam muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo e as pessoas – e eu – precisavam saber como executar. Mais uma vez, isso vai depender da equipe e da necessidade do momento e do projeto.
O lançamento da marca foi adiado em duas semanas, por conta de problemas com um fornecedor. Para lidar com esse tipo de imprevisto, deixei blocos de tempo livres na agenda. Assim, eu fui alocando esses espaços a cada semana e me adiantando caso algo desse errado.
No fim, tudo é questão de fazer escolhas e definir prioridades
Neste artigo, apresentei uma breve visão prática sobre como planejar um projeto. Contudo, meu objetivo também é motivar outra reflexão: no fim das contas, a questão é sobre fazer escolhas e estipular prioridades.
Mesmo que o mapa de ideias para o rebranding estivesse claro na minha mente, eu tive que refletir sobre minha empresa e considerar alguns riscos. Afinal, para lidar com o projeto, tive que reduzir as entregas que eu fazia normalmente nas redes sociais e em outros trabalhos.
Foram quase tres meses para realizar todas as etapas. Isso porque, o planejamento de projetos se transforma o tempo todo. No caminho, tive que ajustar minha agenda, negociar e renegociar prazos, além de ter resiliência para alinhar expectativas e lidar com atrasos.
Meus objetivos foram alcançados no final. Mas, para fazer isso, tive que abrir exceções, me comprometer para executar as tarefas com foco e qualidade, buscar por profissionais de excelência e me planejar para evitar o máximo de retrabalho.
Toda essa jornada pode até parecer complicada, mas no fim das contas tudo vale a pena. Afinal, é o planejamento de projetos que permite a realização de cada objetivo. Quanto aos esforços para manter uma boa gestão, fico sempre com a máxima: “Faça bem feito para não ter que fazer de novo”.
Depois de conferir este resumo sobre algumas práticas que adoto nos meus projetos, tenho certeza de que você já está pronto para tirar suas ideias do papel e começar a botar os seus planos em prática.
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