O objetivo da maioria das empresas é aumentar a produtividade de sua equipe de forma eficiente. Além de entregar qualidade e agilidade nos seus serviços/produtos. Foi pensando nesses desafios que as metodologias ágeis surgiram, visando facilitar os processos, estar mais próximo aos desejos dos clientes e resolvendo mais rapidamente qualquer problema.
Para te ajudar a compreender como funciona a implementação desses processos na sua organização preparei esse artigo. Aqui, vou te mostrar:
- O que elas são;
- As principais vantagens;
- Quais as mais aplicadas.
Dessa forma, você vai entender da melhor forma possível como aumentar o desempenho do seu time e manter tudo organizado. Vamos nessa?
O que são metodologias ágeis?
Os métodos ágeis são um conjunto de práticas eficazes que objetivam tornar a entrega mais rápida, mantendo (ou aumentando) a qualidade e alinhando o desenvolvimento do projeto com as necessidades do cliente e os objetivos da empresa. Desse modo, a produtividade no trabalho se torna mais dinâmica.
Por exemplo, no lugar de fazer um planejamento grande para todo o projeto, o planejamento e a execução deste é dividida em diversas partes, tornando-se mais visível para todos. Além dos colaboradores, o cliente também consegue perceber o andamento da sua solicitação.
Com a separação de etapas também é possível identificar falhas ou erros antes da entrega final. Essa ação gera flexibilidade, facilitando os ajustes necessários sem comprometer outras partes do processo.
Diferente das metodologias tradicionais, as ágeis se baseiam em ciclos de produção menores. Suas entregas são mais assertivas e o foco está sempre na melhoria contínua.
O conceito é fundamentado em quatro pilares, são eles:
- Comunicação;
- Praticidade;
- Alinhamento de expectativas e colaboração;
- Adaptabilidade e flexibilidade.
Eu acredito que, além desses, o foco principal deve estar no cliente, na experiência e no aprendizado. Isso porque, você estará admitindo a possibilidade de gargalos, mas a partir de um planejamento estratégico consegue adaptar sem maiores intercorrências.
Metodologia ágil x metodologia tradicional
A metodologia pode ser definida como um recurso de sistematização para alcançar os resultados. Desse modo, é a partir dela que os projetos de uma empresa serão desenhados e executados.
A gestão de projetos pode ser feita a partir de uma metodologia tradicional ou ágil. São dois processos que possuem diferenças e que requerem atenção ao serem considerados.
Na sequência, vou listar as principais diferenças entre as metodologias e onde cada uma se encaixa melhor.
Metodologia tradicional
Essa metodologia é mais utilizada quando a empresa apresenta maior experiência com a execução de projetos e, como o próprio nome diz, para empresas e projetos mais tradicionais, como é o caso da construção civil. Assim, são definidos cronograma, escopo, orçamento e materiais antes de iniciar o processo.
Com todas as diretrizes estipuladas com antecedência, não sobra muita tolerância para possíveis mudanças. Por se tratar de algo linear e sequencial, também inviabiliza testes e melhorias durante a execução.
Portanto, se acontecer algum erro durante o desenvolvimento do serviço/produto, esse só será descoberto após a finalização de todas as etapas. O foco principal não é o cliente ou suas necessidades e sim o serviço/produto.
Metodologia ágil
A principal característica dessa metodologia é a possibilidade de mudanças e adaptações durante o processo. Cada etapa é construída como um todo para ser entregue ao cliente.
Desse modo, verificar se existem erros ou indicar melhorias se torna mais fácil, pois as implementações podem ser feitas na etapa atual, sem afetar o desempenho das anteriores.
Ao contrário da metodologia tradicional, aqui a interação com o cliente é essencial. Ele consegue acompanhar todas as etapas de produção ao lado das equipes.
Um exemplo de aplicabilidade dos processos ágeis é o desenvolvimento de um software ou jogo. Existem versões de teste para que algumas pessoas utilizem e possam apontar falhas e melhorias. Assim, antes da versão final ser concluída, essas mudanças vão melhorar a qualidade do produto.
Quais as vantagens de se trabalhar com metodologias ágeis?
O acesso frequente às etapas dos projetos torna a entrega final mais efetiva. Com isso, surgem algumas vantagens ao se contar com as metodologias ágeis como:
- Assertividade;
- Flexibilidade;
- Colaboração;
- Comunicação;
- Simplicidade.
Abaixo quero explicar para você como essas vantagens são observadas no dia a dia de uma empresa. Confira!
Velocidade nas entregas
Por estar dividido em vários ciclos, as etapas se tornam mais ágeis e eficientes. Pois, enquanto está sendo produzido, o cliente tem acesso aos passos em desenvolvimento, podendo identificar algum erro e apontar.
Fazendo isso, apenas a etapa com o problema será refeita e não a tarefa completa. Outra vantagem está relacionada com concluir várias demandas para o cliente, gerando maior valor para os projetos.
Qualidade do serviço/produto
Ao manter a interação com seu cliente, vocês também conseguem promover períodos de testes e validações para aumentar a qualidade da entrega final.
A metodologia ágil entende um desenvolvimento frequente, portanto, o projeto vai passar por muitas revisões e correções.
Aumento significativo na produtividade
Pode-se dizer que o aumento na produtividade é um dos principais impactos ao implementar metodologias ágeis na sua companhia. Esse ganho acontece porque há uma redução significativa no tempo de entrega dos processos.
Contudo, as metodologias ágeis só funcionam na prática se a empresa também conta com uma cultura ágil. Nesse caso, os colaboradores conseguem entender melhor os processos, possuem uma comunicação mais transparente e atualizada e podem se cobrar entre eles em relação a prazos e metas.
Maior engajamento entre o time
Outro benefício que traz muitos impactos positivos para a organização é o engajamento entre os associados. Por serem equipes autogerenciáveis, eles farão as distribuições das tarefas e as cobranças necessárias durante a produção.
A interação não fica apenas na instituição, mas com o cliente também. Quando ele está engajado nos projetos e com sua equipe, consegue enviar sugestões de ajustes ou melhorias.
Redução de problemas e falhas
A redução de riscos fica evidente após analisar as demais vantagens. Com a divisão em blocos pequenos e a visibilidade de todo o processo, identificar possíveis gargalos fica mais fácil.
Aumento na satisfação do cliente
Quando o cliente conhece e acompanha o processo do começo ao fim, ele se sente mais seguro com o desenvolvimento do projeto. Satisfação e segurança tem como consequência a fidelização daquela pessoa/empresa.
O cliente é inserido nos ajustes necessários e entende as priorizações, que muitas vezes são trazidas por ele.
Metodologias ágeis para você aplicar na sua empresa
Agora que já te apresentei o que são metodologias ágeis e suas vantagens quero te mostrar quais são as mais usadas.
Mas antes disso, quero que saiba sobre uma coisa: a cultura da sua empresa tem papel decisivo na escolha do melhor método. Conheça mais sobre cada um:
Scrum
O Scrum é um dos métodos mais populares, pois permite que a organização gerencie o desenvolvimento de projetos com prazos menores. Inclusive, sua existência está relacionada exatamente à oferta de agilidade em projetos mais complexos e de urgência.
Ao adotar seu uso é preciso ter grande conhecimento e definição sobre sua equipe e os papéis que cada um exerce no processo de produção. Com essas informações fixas na mente, é proposta uma reunião de alinhamento, ou sprint planning, em que serão definidas as atividades que deverão ser desenvolvidas, elas são inseridas na lista de “backlog”.
Cada empresa ou equipe pode definir o tempo de execução que a equipe trabalhará focado em determinado número de tarefas, de acordo com o que for melhor para eles. Esse tempo, que pode ser de 1, 2 ou até 4 semanas, com objetivo claro das tarefas a serem executadas, é chamado de “sprint”.
A partir da lista, é realizada a definição de prioridades, ondeas atividades são distribuídas para iniciar as sprints. Todos os membros da equipe contribuem para o planejamento e a estipulação de metas.
Sempre que um sprint chega ao fim é necessária uma revisão para validar se foram feitas da forma correta. Somente após essa validação é que poderá ser iniciado um novo sprint.
Lean
Trata-se de uma metodologia que ganhou mais espaço por conta das startups. Seu uso é mais indicado para tarefas menores e mais objetivas. O foco principal do Lean é a redução de desperdícios na companhia ou durante a execução de um projeto. Ele é desenvolvido em três passos: construir, medir, aprender.
Assim, temos:
- Redução de custos;
- Diminuição na complexibilidade das tarefas;
- Aumento de produtividade;
- Melhor compartilhamento das informações.
Kanban
Uma das principais características do método Kanban é sua adaptabilidade para o gerenciamento de qualquer negócio. Ele possui uma metodologia mais complexa, mas também pode ser utilizada com um formato simples de acompanhamento de tarefas, que oferece uma visão detalhada durante sua produção.
Essa organização de processos é feita de forma visual e deve ser dividida com base nos seguintes quadros:
- To Do: lista de tarefaspara serem desenvolvidas no projeto;
- Doing: etapa em que as atividades estão sendo realizadas;
- Done: tarefas ou projetos que já foram finalizados, avaliados e aprovados pela equipe.
Manter a ordem e o acompanhamento dessa lista é indispensável para o bom funcionamento do método. Por isso, a orientação é que os integrantes da empresa façam atualizações sempre que finalizarem um processo e iniciarem outro.
Smart
Não necessariamente uma metodologia ágil, mas uma forma muito conhecida para definir metas de forma inteligente (smart em inglês significa inteligente). As Metas SMART costumam ser usadas por empresas na hora de definir objetivos mais realistas e fáceis de atingir e se baseiam em cinco princípios associados com cada letra do seu nome:
- S – Specific – Específico: o propósito deve ser bem definido e específico, ele deve atingir um ponto de cada vez;
- M – Measurable – Mensurável: ela também precisa ser mensurável, ou seja, resultados com números exatos provem maior eficiência;
- A – Attainable – Atingível: mesmo sendo objetivos alcançáveis, elas devem desafiar a equipe inteira;
- R – Relevant – Relevante: o escopo precisa ser relevante para o resultado final estabelecido;
- T – Time-Related – Tempo definido: por último, é preciso definir um prazo como limite de entrega.
É possível pensar como um checklist para cada meta desenvolvida e conferir se de fato ela está uma meta inteligente. Por isso, utilizar as Metas SMART requer um bom planejamento. Como consequência, ao aplicá-la, se espera um aumento na produtividade, estratégias mais assertivas e maior alinhamento de objetivos com resultados.
Torne sua empresa mais produtiva utilizando menos tempo
Como apresentei nesse texto, as metodologias ágeis servem para guiar a empresa por um processo mais produtivo e otimizado. Porém, antes de escolher qual é o melhor para seu negócio, procure analisar bem o cenário.
Não basta ter uma ferramenta para agilizar as tarefas e não possuir uma organização sólida dos projetos. Gestão de tempo é tão importante quanto a aplicação de qualquer outro processo ágil.
A Organização Sincera é uma metodologia que desenvolvi pensando em uma rotina eficiente, produtiva e sem gasto excessivo de tempo. Conheça mais dos meus serviços acessando o site Marília Cordeiro, lá você encontrará informações sobre cursos, conteúdos inteligentes, mentorias e muito mais.
