Um dos fatores mais importantes para o bom andamento da operação de uma empresa é o alinhamento de seus colaboradores com a cultura da organização. O que começa com um processo de onboarding bem estruturado.
Como esta etapa é recorrente, você como gerente de RH ou gestor de uma organização precisa saber como fazer onboarding de uma maneira simples e automática para torná-lo mais produtivo.
Ao garantir que os novos colaboradores recebam todas as informações necessárias para que eles desenvolvam suas atividades com autonomia, você os ajuda em sua adaptação ao ritmo de trabalho da companhia. Como resultado, o seu negócio mantém os níveis de eficiência altos, mesmo com um volume maior de novas contratações.
Neste artigo, vou apresentar dicas práticas de como fazer um bom onboarding na sua empresa! Continue a leitura para descobrir como se estruturar estrategicamente e assegurar a produtividade da sua equipe!
Como fazer onboarding? Por onde começar?
O processo funciona como uma espécie de iniciação, pois conta com uma série de rituais que servem para introduzir o novo funcionário às práticas e filosofias da empresa e ao mesmo tempo apresentá-lo aos seus colegas.
Por um lado, o onboarding visa estimular os comportamentos que fazem parte da cultura organizacional a fim de atender às expectativas da organização. Por outro, ele ajuda o recém-contratado a se desprender dos hábitos antigos, criados na instituição anterior.
Portanto, trata-se de um movimento que não acontece de uma hora para a outra. Ou seja, o primeiro dia de trabalho é apenas o primeiro passo para fazer a pessoa “embarcar” na companhia.
Os primeiros meses na organização são repletos de desafios para ambas as partes e costumam ter maior rotatividade. Por isso é tão importante que o onboarding seja eficiente para:
- Preparar um ambiente favorável e receptivo desde o primeiro dia de trabalho;
- Aumentar os índices de retenção de talentos;
- Consolidar os valores da organização;
- Esclarecer os objetivos da empresa;
- Alinhar as expectativas da instituição com o funcionário e vice-versa.
O onboarding começa no processo seletivo
As entrevistas que ocorrem durante o processo seletivo não servem apenas para conhecer o candidato, mas também para apresentar os principais aspectos da companhia. Por isso, podemos dizer que o onboarding já inicia nesta etapa.
Então, antes mesmo que ele seja aprovado, é importante deixar o futuro colaborador bem informado sobre:
- As atividades que deverá realizar em sua rotina de trabalho;
- Estilo da administração;
- Os principais desafios da posição que vai ocupar;
- Quais são as recompensas e benefícios que a organização oferece.
Dessa forma, quando o funcionário iniciar suas atividades, não haverá surpresas. Ou seja, o choque de realidade, que é natural no momento de começar em um novo lugar, será minimizado.
Aliás, é este choque que faz com que muitos profissionais desistam da vaga já nas primeiras semanas de trabalho.
Como preparar a chegada dos colaboradores?
Uma boa forma de preparar a chegada dos colaboradores é elaborar um programa de integração que pode durar de um a cinco dias, dependendo do tamanho da organização ou da intensidade desejada.
Para isso é importante organizar um cronograma com as atividades que serão realizadas em cada dia. Essa atividade pode ser conduzida pela equipe responsável pelos treinamentos, mas também pode incluir as lideranças.
Realize um evento de chegada
O programa de integração pode começar com um evento de chegada em que os novos colaboradores são apresentados aos colegas.
Em empresas que trabalham no regime presencial este momento pode ser um café da manhã, pois esse tipo de situação social estimula a confraternização. Assim, as pessoas naturalmente começam a conversar.
Para as organizações que trabalham no modelo de home office e/ou híbrido, este evento pode ser adaptado para uma vídeo chamada. Neste caso, vale a pena apostar na criatividade e propor dinâmicas para tornar a celebração mais envolvente.
Por exemplo, pedir que os novos contratados contem duas verdades e uma mentira sobre si mesmos para que os outros membros da organização adivinhem qual informação é falsa.
Faça um tour pela empresa
Outro elemento importante do cronograma de onboarding é o tour pela empresa. Se o trabalho for presencial, o colaborador precisa conhecer as dependências da instituição.
Esta é uma boa oportunidade para falar um pouco mais sobre a história do negócio, quais mudanças aconteceram ao longo do tempo e como isso mudou a sua estrutura física. Dessa forma, o recém-chegado aprende imersivamente sobre o lugar em que vai trabalhar. O que o ajuda a entender de onde a companhia veio e para onde está indo.
Entregue um manual da organização
Mesmo que muitas informações já tenham sido transmitidas desde a seleção, o novo funcionário não vai conseguir se lembrar de tudo. Por isso, é uma boa ideia entregar um manual para os novos contratados.
Nesse material você pode acrescentar os seguintes elementos:
- Uma mensagem de boas-vindas;
- Breve resumo sobre a história da empresa;
- Descrição do plano de carreira;
- Informações úteis para o dia a dia, como horário de trabalho e descanso, dias de pagamento, locais de uso comum, etc.
- Direitos e benefícios.
Peça ajuda a um colaborador antigo
Outra forma de integrar é deixar o funcionário sob a supervisão de um colaborador mais antigo. Ele será uma espécie de tutor nas primeiras semanas, sendo responsável por:
- Descrever claramente as tarefas a serem executadas;
- Dar as informações técnicas sobre como realizar essas tarefas;
- Estabelecer metas junto ao novo membro;
- Dar feedbacks sobre o seu desempenho.
Se o tutor realiza um bom trabalho nessas funções, a primeira impressão será positiva. O que resulta em um engajamento maior e aumenta as chances de ele permanecer na empresa por mais tempo.
Dada a importância dessa etapa, os supervisores devem ser cuidadosamente selecionados. Eles precisam ter habilidades técnicas para ensinar os iniciantes, mas sobretudo serem bem desenvolvidos em habilidades emocionais.
Afinal, é preciso ter muita paciência para lidar com a inexperiência dos recém-chegados, além de autoconfiança para não se deixar abalar, caso seu “aluno” falhe.
Vale destacar que este ponto também pode ser cobrado dos novos colaboradores, até porque, segundo a CareerBuilder 71% dos profissionais de RH valorizam mais a inteligência emocional do que o QI.
Como colocar essas estratégias em prática?
A melhor forma de colocar as estratégias de onboarding em prática é já ter um sistema organizado na empresa. Ou seja, possuir processos bem definidos com checklists que sigam uma sequência lógica para as funções e tarefas que se repetem no dia a dia da empresa e dentro de cargos específicos.
Também é fundamental já ter todos os materiais preparados para receber os novos funcionários, o que inclui os e-mails que eles irão receber com acessos automatizados, por exemplo.
Se preparar com antecedência e automatizar as etapas realizadas com recorrência também gera uma enorme economia de tempo.
Ao mesmo tempo, a eficiência da equipe de RH também aumenta, pois ela pode focar seus esforços nas tarefas mais complexas e que realmente demandam a atenção de uma pessoa.
Para essas atividades também é importante elaborar um cronograma com data, hora, local e responsável por conduzi-las. Assim, a equipe acompanha todo o processo sabendo exatamente quando serão solicitados para ajudar.
O seu RH e a sua empresa já possuem processos mapeados e automatizados? Esse é um dos conteúdos que trabalho junto aos meus clientes e que recomendo fortemente que haja um investimento para que a empresa consiga ganhar mais escala e produtividade.
A importância de treinamentos personalizados!
Lembre-se de que não existem candidatos 100% prontos para o trabalho. Todos temos alguns pontos de melhoria, lacunas de conhecimentos técnicos e habilidades emocionais.
Esses aspectos não são os mesmos para todo mundo, pelo contrário, eles são particulares e precisam ser trabalhados individualmente. Por esse motivo é tão importante desenvolver treinamentos personalizados desde o início.
No momento da entrevista de seleção já é possível identificar as lacunas dos candidatos para investir em sua qualificação no caso de efetivação.
É claro que os treinamentos de funcionários devem atender às necessidades do negócio. Neste sentido, a personalização se refere não só ao indivíduo, mas também à instituição em que trabalha.
Por outro lado, existe um conjunto de habilidades que são importantes para qualquer empresa: a gestão do tempo e organização. Contudo, mesmo nesse caso os cursos podem ter direcionamentos diferentes de acordo com a realidade e necessidade da companhia.
Neste sentido, começar o processo de capacitação de funcionários por esses temas é estratégico. Isso porque eles direcionam o novo colaborador para as demandas da empresa ao mesmo tempo em que desenvolvem a sua autonomia em atendê-las de modo eficiente.
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Sugestão: repassar esse material aos recém chegados junto ao manual da empresa pode ser uma boa ideia, não acha?
