Comunicação e ferramentas para home office: o que fazer e o que não fazer no trabalho remoto?

julho 20, 2022

A melhor maneira de manter a produtividade no trabalho remoto é entender as necessidades dos seus colaboradores, as suas e da equipe em conjunto. É preciso conhecer os limites entre estar em casa e trabalhar em casa.

Para ajudar, preparei dicas sobre algumas das principais ferramentas para home office e de como manter uma boa comunicação e engajar seus colaboradores. 

Continue a leitura e também descubra quais os desafios do home office e o que não fazer nessa modalidade de trabalho.

Dicas de ferramentas para home office

Desde o início da pandemia, as empresas ao redor do mundo precisaram reorganizar sua cultura e se adaptar ao formato remoto. As ferramentas para trabalhar home office estão se tornando indispensáveis no dia a dia para manter a produtividade e o engajamento mesmo à distância.

Softwares de comunicação são essenciais para que a empresa possua uma boa organização, e mantenha seus colaboradores em um único ambiente, mesmo que virtual. Recursos em nuvem, técnicas para gerenciamento de tempo e recursos para controle e otimização também recebem destaque.

Abaixo, listei seis ferramentas que, ao serem usadas corretamente, poderão tornar sua rotina mais saudável e produtiva. Confira:

Slack

O Slack é um programa que permite acelerar sua produtividade e otimizar seu tempo simplificando o trabalho em equipe. A alternativa perfeita para manter todos os colaboradores em um único lugar e eliminar o uso do WhatsApp como recurso.

Você pode criar canais públicos e privados, divididos por equipes, projetos, etc., e ainda enviar mensagens diretas. Além das funções de comunicação, o Slack permite que outras ferramentas sejam integradas para uso externo ou interno. Ele está disponível nos planos gratuitos e pagos.

Trello

Uma ferramenta simples e prática que possui interface amigável com a intenção de otimizar a produtividade a partir da criação de cartões para a distribuição de tarefas.

Os cartões podem ser divididos por etapas, projetos, colaboradores, clientes ou como ficar mais fácil de controlar a organização. A distribuição das tarefas a partir do método Kanban permite a melhor visualização do andamento das produções. Também possibilita analisar a prioridade de cada atividade.

Google Drive

O conceito de cloud computing (computação em nuvem) vem crescendo muito, principalmente com questões relacionadas à segurança e facilidade de acesso. O Google Drive, assim como outros softwares de armazenamento, contribui para o compartilhamento eficiente de informações mesmo à distância.

Podendo ser acessado de qualquer lugar e em qualquer dispositivo autorizado, a solução se tornou indispensável para o bom funcionamento do trabalho remoto.

The Pomodoro Tracker

Manter a produtividade no trabalho remoto e ainda garantir uma gestão de tempo saudável pode ser considerado um grande desafio. Por isso é indicado o uso da técnica de Pomodoro, para te ajudar a dar conta de todas as tarefas sem extrapolar o tempo de serviço.

A técnica consiste no uso de um cronômetro para controlar o tempo de execução das atividades. É sugerido que a cada 25 minutos de foco sejam aplicados 5 minutos de pausa. Calma, não significa que você vai fazer a tarefa nesse período e sim que trabalhará com sprints de foco e com intervalos para manter o fluxo de trabalho.

O The Pomodoro Tracker é um site que permite aplicar a técnica sem precisar fazer downloads, e o melhor, totalmente gratuito.

Harvest

Com o foco sempre no gerenciamento do tempo e aumento da produtividade, trago mais opção para auxiliar no gerenciamento. O Harvest é um software que contém recursos como: agendamentos, controle de tempo, gestão de equipes e projetos, etc.

Ele também pode ser integrado com outros programas e está disponível em nuvem, versão desktop e mobile. Oferece plano gratuito para um usuário, desenvolvimento de dois projetos e as demais funcionalidades. Já o plano pago oferece opções ilimitadas para usuários e projetos.

Feedz

Preocupado com a forma de manter o engajamento dos colaboradores? A Feedz pode ser uma solução necessária no cotidiano da sua empresa. Trata-se de uma plataforma que auxilia a geração de proximidade entre todos, melhorando a comunicação consideravelmente.

Com a Feedz você consegue engajar, acompanhar o desempenho e o desenvolvimento profissional, por meio de:

  • feebacks contínuos;
  • planos de desenvolvimento individual;
  • celebrações;
  • comunicados;
  • pesquisas;
  • gamificação;
  • termômetro de humor;
  • avaliações de desempenho.

São muitas opções pensadas no bem-estar individual e conjunto oferecendo uma experiência única.

Dicas para uma boa comunicação no trabalho remoto

Mesmo utilizando as ferramentas que facilitam o home office, é preciso traçar estratégias de integração das equipes. Se presencialmente manter o engajamento de todos já era visto como um desafio, com a distância se tornou ainda mais desafiador.

Um ponto importante é que cada pessoa possui seu próprio ritmo de trabalho. Ou seja, mesmo quando a empresa decide mantenr horários fixos e otimiza a produção com ferramentas definidas e processos adequados, algumas coisas devem ser mais flexíveis.

Separei dicas valiosas sobre boa comunicação no trabalho remoto que vão potencializar a produtividade. Afinal, uma equipe engajada consegue desenvolver suas tarefas com mais motivação e foco.

Realize reuniões em horários estratégicos

As reuniões são realizadas por diversos objetivos: para alinhamento das atividades, processos de criação e desenvolvimento de ideias ou conversas mais delicadas, por exemplo. 

Nesse caso, estamos nos referindo à comunicação síncrona, sendo aquela que acontece ao vivo, onde um fala e o outro escuta no mesmo momento, o que é mais habitual do trabalho presencial.

Por isso, apesar do remoto valorizar e utilizar de forma majoritária a comunicação assíncrona, na qual a emissão e recepção da mensagem não acontecem necessariamente de forma simultânea, em alguns momentos às trocas síncronas são muito importantes e devem acontecer de forma estratégica. 

A periodicidade vai depender da liderança, mas é importante cuidar para não prejudicar os demais com encontros excessivos.

A recomendação é conferir quais reuniões devem mesmo existir e estabelecer com a equipe os melhores horários para elas acontecerem. 

Para times mais avançados em sua gestão do tempo, pode-se criar em conjunto uma janela mais adequada do dia e da semana para possíveis reuniões, uma vez que algumas podem ocorrer em caráter de urgência, como o surgimento de uma nova demanda.

Incentive os 1:1s em frequências adequadas

Os famosos 1:1s significa, em tradução livre, reuniões “cara-a-cara”, ou seja, esse tipo de reunião é feita entre duas pessoas (gestor e líder; líder e colaborador). O intuito envolve discussão de novos projetos, feedbacks de produtividade, acompanhamento de dificuldades, entre outros assuntos.

Por ser uma conversa mais privada, ela gera um suporte necessário que aproxima de forma assertiva as pessoas. Ainda permite maior entendimento sobre a situação do colaborador sem gerar alardes com o restante da equipe.

Portanto, é importante sim realizar os 1:1s, mas também encontrar um equilíbrio adequado de frequência para a equipe de forma que essas reuniões mais contribuam para o seu desenvolvimento do que atrapalhem em seu foco e produtividade. 

A frequência adequada, claro, vai depender da senioridade da equipe, da necessidade de acompanhamento e dificuldades apresentadas. Uma pessoa que acabou de chegar talvez necessite de reuniões mais frequentes, mas, no geral, 1:1s não precisam ter frequências semanais, podendo ser quinzenais e, preferencialmente, mensais.

Centralize a comunicação online e crie boas práticas

Centralizar a comunicação é uma das diversas tarefas do RH, assim como delimitar as funcionalidades de aplicações e as boas práticas. Existem diversas ferramentas para home office, mas é preciso definir quais se tornarão os canais oficiais da empresa, em quais momentos utilizá-los e quais são as expectativas de resposta de cada um

O Slack ou o Teams podem substituir conversas improdutivas de emails e centralizar a comunicação, por exemplo, o que  ajuda a eliminar ruídos no diálogo. 

Utilizar ferramentas que tenham chats auxilia no contato mais rápido e eficiente entre colaboradores e gestores, mas é importante ter acordado qual a expectativa de resposta para essa funcionalidade – o que pode variar de time para time. 

Afinal, não se pode esquecer que os colaboradores devem ter liberdade de ação também para realizar as suas atividades e estabelecer alguns momentos para foco é fundamental.

Promova eventos à distância

Uma boa prática para o trabalho remoto envolve manter a cultura organizacional da empresa viva. O RH precisa encontrar formas de realizar ações e eventos que abracem todos os colaboradores, tanto os presenciais quanto os remotos. Treinamentos, palestras e confraternizações são partes essenciais da rotina de trabalho.

Proporcione conexões pessoais

Um ambiente em que todos se sentem confortáveis entre si garante uma empresa mais acolhedora. Por isso incentive a amizade entre eles, ofereça oportunidades em que possam se conhecer, trocar ideias, experiências e histórias.

Transpasse o contato da tela com políticas de engajamento! Em um cenário fora da pandemia isso pode acontecer de forma presencial. 

Se a sua equipe está na mesma cidade, é muito interessante marcar happy hours presenciais ou um dia no mês para que todos trabalhem em um mesmo coworking, por exemplo. Se essa equipe está espalhada, o encontro presencial é mais difícil e exige maior programação, mas ainda pode acontecer e deve ser pensado!

Mas mesmo para a conexão remota, por que não propor um happy hour após o expediente? Cada um em sua casa, mas ainda relaxados e conversando animadamente.Ou quem sabe um cinema? Fazer uma chamada de vídeo com o Meet, por exemplo, e transmitir um filme (decidido por meio de sugestões e votações) para todos assistirem.

Reconheça mesmo à distância

A valorização do colaborador deve acontecer mesmo à distância, por isso deve expandir a política de reconhecimento para todos. Seja para receber prêmios, benefícios ou promoções de carreira, o reconhecimento é uma das maiores ferramentas para o aumento da produtividade.

Um profissional que se sente engajado com sua equipe, que sabe seu valor e com líderes que reconhecem sua trajetória se sente motivado para executar as tarefas necessárias.

Principais desafios do home office 

Vale lembrar que o trabalho remoto não é o que experimentamos na pandemia. A pandemia exigiu um home office forçado e restrito, com todos em casa – inclusive crianças – e sem outros pontos de apoio que o trabalho remoto pode oferecer, seja para cuidar da casa ou dos filhos, ou mesmo com processos adequados nas empresas. 

Além disso, o trabalho remoto pode acontecer de qualquer lugar, não apenas de casa.

Se mesmo as empresas habituadas ao trabalho remoto sentiram dificuldades ao longo da pandemia, não preciso questionar sobre as demais, certo? Até hoje, muitos apresentam desafios preocupantes em relação a essa modalidade de trabalho.

Dentre as principais dificuldades, a falta de contato face a face, mesmo havendo reuniões com frequência, torna-se um grande desafio para monitorar a saúde mental dos colaboradores remotamente. 

Desenvolver uma rotina de trabalho que gere e mantenha seu foco também se tornou difícil por conta de diversas distrações.

O que não fazer no trabalho remoto?

Trabalhar em casa pode ser muito vantajoso, mas também gera muitas complicações se não for feito da forma correta. Muitas pessoas apresentam dificuldade em estabelecer uma rotina simplesmente por estarem em casa e acabam cometendo alguns erros.

Existem os básicos que podem comprometer sua produtividade, vou elencar alguns para te ajudar:  

Não ter um horário fixo para executar suas tarefas

Esse é o primeiro erro que muitos cometem, não respeitar um horário pré-definido para trabalhar. Quando trabalhamos presencialmente, ao encerrar o expediente arrumamos nossas coisas e vamos embora, não é mesmo? Então, porque continuar trabalhando só por estar em casa?

O ideal é manter um horário fixo e respeitá-lo diariamente. Evite a tentação de ligar a televisão ou ficar mexendo nas redes sociais. Procure pensar que está no escritório e agir a partir dessa ideia.

Não ter um local de trabalho adequado

Muitos pensam que o trabalho remoto se resume a ter um computador e conexão com a internet. Que pode ser em qualquer cômodo da casa e está tudo certo. Porém, não é por esse caminho, assim como você precisa definir horários para o trabalho, é indispensável que preserve um lugar também.

Outras questões devem ser levantadas ao definir o local, como o fato de passar horas sentados. A ergonomia deve ser levada em conta, opte por uma mesa e uma cadeira que tornem a experiência confortável.

Usar roupas inadequadas

Não posso trabalhar de pijama? Então, não é a questão de poder e sim da forma como seu cérebro lida com essa informação. Também não estou dizendo para usar roupas formais nem nada do tipo, apenas que opte por algo confortável.

Lembre-se que você provavelmente participará de reuniões por vídeo chamada ao longo do dia e deve manter uma aparência apresentável.

Estabelecer acordos com quem mora com você

Acredito que todos aprenderam a duras penas como é importante a boa comunicação em casa e os acordos necessários para que o home office aconteça, certo?

Portanto, não posso deixar de relembrá-los que antes de estabelecer esse como seu formato oficial de trabalho, abra uma conversa sincera e eficiente com as pessoas que compartilham do seu ambiente “home office” e conversem sobre horários e possíveis acordos, inclusive de comunicação entre si, sobre horários (ou dias) “livres para barulho” e horários de foco, por exemplo.

Mantenha o foco e potencialize sua produtividade! 

Quanto mais conseguimos provar que somos organizados e que as pessoas podem confiar em nosso trabalho, mais autonomia e liberdade ganhamos. Para isso, cuidar para que na sua rotina inclua momentos destinados aos cuidados da sua saúde (física e mental) é o primeiro passo, assim você consegue ser mais produtivo no dia a dia.

É claro que é importante horários de relaxamento, mas na hora do trabalho, deixe de lado as redes sociais e foque nas tarefas que precisam ser executadas, assim você consegue potencializar sua produtividade, entregando as demandas nos prazos estipulados e com qualidade.Para você que está começando os desafios do home office agora, deixo meu e-book “Resumão da Produtividade” disponível para download. Descubra se você está usando as técnicas certas para aumentar a produtividade. Para levar esses e mais conhecimentos de trabalho remoto para a sua equipe, entre em contato!

marília cordeiro

Criadora de conteúdo e da metodologia Organização Sincera.

Desde 2018 eu facilito a vida de pessoas e empresas com um workflow simples e empático de gestão do tempo.

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sobre marília cordeiro

Desde 2018 trabalho especificamente com produtividade, trabalho remoto e empreendedorismo. Aqui no blog, compartilho conteúdos mais completos, conceitos relevantes e reflexões para levar para você e sua equipe dicas práticas para o dia a dia. Aproveite para aumentar seu conhecimento e se inscreva para receber as novidades!

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