Diálogos, feedbacks e reuniões do tipo one on one, são algumas ferramentas de liderança valiosas para toda empresa que busca por uma cultura organizacional saudável. Para você ter ideia, a cultura de devolutivas, frequentemente, aparece como um dos principais estímulos para os profissionais melhorarem o engajamento e produtividade.
Tal dado pode ser visualizado na pesquisa realizada pela Psychometrics, cujo qual, sugere que mais da metade dos colaboradores gostaria que os gestores deixassem mais claro as suas expectativas, bem como, passassem a escutar mais as suas opiniões.
Caso você tenha interesse em implementar esse tipo de abordagem no seu negócio ou, ainda, melhorá-la, siga com a leitura deste artigo. Preparei um verdadeiro guia com tudo que é importante você saber sobre essa prática e também explico como essa metodologia pode contribuir para o aumento da produtividade do time. Boa leitura!
O que é a reunião one on one?
A reunião one on one é uma conversa periódica que acontece entre gestor e membro da equipe e possui como objetivos básicos, criar conexão entre ambos e alinhar expectativas com o intuito de entender sobre eventuais questões que estejam influenciando no desempenho, evolução profissional ou bem-estar do funcionário.
Esse tipo de encontro caracteriza-se por ser breve e deve ser realizada em um local acolhedor para que o colaborador sinta-se confortável e seguro em compartilhar seus pensamentos.
Por que as one on ones são importantes?
As abordagens 1:1’s são muito importantes para toda organização e independente do tempo de casa do membro da equipe. Para aqueles funcionários que acabaram de entrar, é através desse tipo de prática que o colaborador pode ser ouvido, se adaptar e se desenvolver e o líder passa a conhecê-lo melhor, ou seja, os dois passam a ter condições mais assertivas para realizar suas atividades.
Já para os profissionais sêniores ou que já possuam bastante tempo de casa, as one on ones assumem importância para que o coordenador entenda quais são as aspirações desse trabalhador e, assim, possa guiá-lo quanto ao seu crescimento profissional.
A metodologia também ajuda a destacar outros assuntos pertinentes à performance e eventuais questões que estejam impactando de forma negativa na trajetória do colaborador.
Em linhas gerais, o método é uma ótima ferramenta para esclarecer a estratégia e cultura organizacional de modo a encaixar e alinhar os membros da equipe a tais prerrogativas. Mais que um feedback mútuo, esse tipo de reunião é um espaço seguro para falar sobre o trabalho, fazer perguntas e expressar sobre pretensões na carreira.
Como se preparar para uma reunião 1:1?
Não há um plano ou formato padrão para seguir, referente às reuniões 1:1. Entretanto, seguindo algumas dicas que separei, a conversa será bastante proveitosa, de modo a resultar em insights, esclarecimentos e muitos outros resultados que costumam ser de grande utilidade para a empresa e para o próprio profissional. Confira agora:
Planejamento e duração
Conforme eu expliquei anteriormente, a prática deve acontecer em um local acolhedor, agradável e que inspire segurança e conforto para os profissionais envolvidos. Assim, além das tradicionais salas de reunião, um restaurante ou uma cafeteria, seriam ótimos ambientes para acontecer essa conversa.
Lembre-se que o local deve prezar pela privacidade e ter distância de telefones, computadores e qualquer distração. Oriente o colaborador a desligar o smartphone faça o mesmo.
O one on one são conversas curtas e duram cerca de 30 minutos e o foco primário é ouvir o membro da equipe. Dito isso, o ideal é que ele também proponha quais assuntos gostaria de abordar, além da pauta previamente elaborada pelo líder.
Feedbacks entre gestor e colaboradores
O objetivo é promover uma troca de feedbacks de modo bilateral, ou seja, as percepções são compartilhadas entre ambos. É importante que nesse momento, nenhuma parte foque somente em pontos negativos, bem como, o gestor deve conduzir a conversa com empatia e paciência.
Pauta prévia da reunião
Como não há um roteiro definido, o planejamento da pauta por parte do líder deve trazer os temas que julgar mais importantes e pertinentes para o momento em questão.
Por outro lado, vale priorizar as seguintes questões:
- Performance do liderado;
- Objetivos a curto e longo prazos;
- Entender como o profissional se sente dentro da empresa e dentro da equipe;
- Promover abordagens que se referem ao desenvolvimento do trabalhador.
Como essas reuniões duram poucos minutos, é importante que a pauta seja bem estruturada. Assim, o líder deve pensar na abertura, passar para os assuntos principais através do desenvolvimento e, por fim, concluir com um plano de ação.
Plano de Desenvolvimento Individual
Destaco que o 1:1 vai além da teoria e uma conversa intimista. Para que os efeitos sejam repercutidos, é fundamental que, após a reunião, o gestor elabore uma série de estratégias e medidas que contribuam na prática para o desenvolvimento individual do liderado.
Para tanto, vale combinar ações que comecem a ser executadas até o próximo encontro, de modo que seja possível colher feedbacks já na conversa seguinte.
Tenha em mente que, tais medidas, devem contribuir para o crescimento e reconhecimento do profissional e não com enfoque em entregas de atividades e tarefas diárias.
Anotação dos principais pontos
A partir da análise do gestor, é possível identificar os pontos que precisam de atenção em relação à pauta explorada. A escuta ativa do líder é fundamental para que o colaborador expresse quais são suas dificuldades, desafios, bem como, proponha potenciais alternativas que julga impactar positivamente na performance do seu trabalho.
Vale destacar que, além do âmbito profissional, o coordenador deve também demonstrar interesse no bem-estar particular do trabalhador. Nesse sentido, promover aberturas para que o profissional compartilhe detalhes de como se sente em relação à vida pessoal é valioso para que ele se sinta valorizado e não somente mais um número no quadro.
Por que fazer as reuniões frequentemente?
A frequência ideal para realizar as reuniões one on one é de uma vez por semana e, em certos casos, a cada duas semanas. Manter a periodicidade dessas conversas, é fundamental para se alcançar o sucesso da iniciativa. Entenda a seguir, o porquê.
Antecipar problemas
Através dessa prática de conversas, problemas são facilmente detectados e, até mesmo, antecipados. Por exemplo, caso o colaborador esteja vivenciando determinado obstáculo que esteja impactando negativamente na sua produtividade, o one on one será o espaço perfeito para abordar a situação.
Diferente de reuniões longas, exaustivas, intimidantes e formais, nesta prática o membro da equipe sente-se seguro e confortável para compartilhar questões mais delicadas e pessoais.
Aproximação de gestores e colaboradores
Uma vez que tais reuniões tornem-se periódicas, um relacionamento de confiança e parceria entre os profissionais costuma ser firmado e passa sempre a ser nutrido e fortalecido. Consequentemente, com a aproximação estabelecida entre gestores e colaboradores, o profissional, de fato, passa a sentir-se como parte da organização.
Tal sentimento acaba sendo refletido de modo positivo não somente no âmbito profissional mas também no pessoal, contribuindo para uma melhor qualidade de vida do liderado.
Melhoria na produtividade
O one on one é uma iniciativa simples, porém com alto potencial de impactar a produtividade de cada profissional, dentro da organização.
Como? A partir do momento em que o liderado possui: uma relação saudável com o seu gestor, abertura para propor sugestões e, por fim, sente-se valorizado e reconhecido, o colaborador passa a exercer sua função mais feliz, satisfeito, confortável e seguro, melhorando sua atuação e produtividade.
Os riscos de não realizar 1:1
Contratempos acontecem e, eventualmente, pode ser preciso cancelar uma reunião one on one. Entretanto, caso isso aconteça, remarque imediatamente a conversa com o colaborador.
Paralelamente, separe um dia e horário na agenda e cancele os encontros somente se for realmente necessário. Caso contrário, o funcionário poderá ter a confiança abalada ou até mesmo sentir-se desvalorizado com a situação e isso, certamente, acabará afetando no rendimento e no relacionamento, ainda que em diferentes níveis.
Por fim, caso você ainda não tenha estabelecido uma rotina de reuniões 1:1 na sua empresa, vale considerar colocá-la em prática o quanto antes. São medidas simples como tais encontros, que podem ser o diferencial para o sucesso da organização, retenção de talentos e para a melhora do engajamento e produtividade das equipes.
Além disso tudo, a cultura de feedbacks ao lado das abordagens one on ones, são iniciativas valiosas para promover uma gestão de tempo eficiente. Aprenda a investir melhor seu tempo e energia com esses conteúdos que separei e vença os desafios relacionados ao mundo dos negócios, sem deixar a qualidade de vida de lado!
