Todo gestor deseja garantir bons níveis de produtividade no trabalho de sua equipe, mas nem sempre é simples determinar se a performance atingida nas tarefas é mesmo satisfatória como se espera.
Ser produtivo não é de interesse apenas da organização, mas também dos próprios colaboradores. Afinal, isso está diretamente relacionado à motivação, reconhecimento e energia dedicada no dia a dia.
De acordo com um estudo da Workfront, menos de 40% dos expedientes nas empresas são realmente produtivos. Isso significa que, em mais da metade da sua jornada, você e seu time podem estar se dedicando a esforços que não lhe trarão bons frutos.
Mas afinal, o que gera a baixa produtividade? Como ela afeta o rendimento, o engajamento e até a qualidade de vida no trabalho? Neste artigo, vou mostrar os detalhes que você precisa saber para entender e impulsionar o rendimento da sua equipe.
Quais as principais causas de queda de produtividade no trabalho?
Quando pensamos nos problemas capazes de afetar a organização e produtividade no trabalho, não existe apenas um “vilão”. Na verdade, há uma série de fatores que juntos podem acabar comprometendo o rendimento dos profissionais.
Enquanto algumas causas exigem uma observação mais profunda sobre a equipe, outras podem até soar óbvias. Contudo, elas muitas vezes acabam se tornando “invisíveis” em meio à rotina do grupo ou devido a vícios presentes na cultura organizacional. Veja as principais:
Problemas de planejamento e má gestão do tempo
A organização no trabalho está diretamente ligada à produtividade. Isso porque, o objetivo não é só produzir o máximo possível em determinado período, mas sim atingir as metas com qualidade e garantir que os esforços sejam usados de maneira inteligente.
Portanto, a meta é planejar-se e gerir bem o tempo, evitando gastos desnecessários, atrasos e sobrecargas de trabalho. Para isso, é preciso saber delegar tarefas, definir prioridades e manter a coerência dos fluxos de trabalho.
Pressão excessiva
Definir um bom planejamento também é o primeiro passo para evitar que os colaboradores se sintam pressionados. Somado a isso, tenha cautela no dia a dia para não cobrar em excesso e nem pedir mais do que as pessoas conseguem entregar.
Tentando elevar a produtividade no trabalho, muitos gestores acabam exagerando nas cobranças sem perceber. O problema é que isso deixa o time desgastado e estressado, prejudicando a sua concentração, qualidade das tarefas e até mesmo a relação com a empresa.
Falta de incentivo e treinamento para colaboradores
Por falar na relação com o negócio, a liderança de equipes precisa garantir que as pessoas se sintam reconhecidas e enxerguem um bom futuro dentro da organização. Afinal, sem valorização e boas perspectivas, os profissionais perdem seu engajamento e comprometimento.
Isso significa que a produtividade no trabalho também depende de bons incentivos. Eles podem ser corporativos (como benefícios adicionais, plano de saúde ou participação nos lucros) ou de desenvolvimento de carreira (como treinamentos, cursos e mentorias).
Falhas na comunicação
Enquanto o planejamento se dedica à organização e à priorização das tarefas, é a comunicação interna que garante que todos estejam cientes sobre suas atribuições e consigam entender a importância delas para “o todo”.
Se existirem ruídos ou não houver clareza, sua equipe não se mantém toda “na mesma página”, o que gera riscos de que os colaboradores não cumpram suas tarefas corretamente.
Desgaste físico e mental
O desgaste físico e mental são os grandes inimigos da produtividade no trabalho. Segundo o relatório Anatomia do Trabalho, feito a partir de entrevistas com mais de 10.624 profissionais de todo o mundo, 71% relataram sentir esgotamento psicológico ao menos uma vez no último ano.
Além de aumentar os riscos de doenças, uma rotina desgastante gera estresse, ansiedade, baixo engajamento e outros fatores nocivos para a rotina laboral e para a qualidade de vida. Por isso, é importante promover ações focadas no bem-estar e no incentivo de hábitos saudáveis.
Liderança ruim
Um bom líder é aquele que conquista a confiança do seu time, compartilha bons exemplos, reconhece os feitos de seus subordinados e sabe extrair o melhor de cada profissional por meio de feedbacks assertivos.
Se a busca por rendimento na empresa for baseada apenas em cobranças vazias, ela certamente não será elevada. A liderança precisa engajar e inspirar, nunca afastar as pessoas ou torná-las inseguras no ambiente de trabalho.
Distrações
Sabe o estudo da Workfront que mencionei na introdução? Ele indica que, dos fatores que prejudicam a produtividade no trabalho, 8% estão ligados às distrações, como, por exemplo, aquele tempinho que passa a mais nas redes sociais.
Evidentemente, ser muito rígido não é a resposta para resolver esse problema. Uma dica é retirar as distrações do ambiente, mas ser flexível quanto a elas, estipulando algumas pequenas pausas para isso.
Ambiente de trabalho inadequado
Um espaço sem conforto e ergonomia faz as pessoas se distraírem, não permite que elas se concentrem e as deixem estressadas. Dependendo das condições, isso pode até favorecer o desgaste psicológico ou problemas físicos.
Preze sempre por um ambiente livre de ruídos, com mesas e cadeiras ergonômicas, temperatura amena (de 20º a 25º Celsius), iluminação natural ou clara o suficiente para não cansar os olhos, monitores sem reflexo, equipamentos em boas condições, e assim por diante.
Quais os impactos da baixa produtividade no trabalho?
Dados do Conference Board indicam que o Brasil está apenas no 75º lugar do ranking mundial de produtividade no trabalho. Os indicadores se tornam alarmantes ao considerarmos que as baixas produtivas nas organizações geram um prejuízo de mercado de U$S 42 bilhões anuais.
Mesmo que seja um problema comum à grande maioria dos negócios, o baixo rendimento deve ser monitorado e revertido. Afinal, é possível resolvê-lo por meio de ações específicas, e essa pode ser uma boa oportunidade para a sua empresa se destacar.
Contudo, antes mesmo de traçar indicadores e refletir sobre as melhorias necessárias, é fundamental compreender por que esse tipo de esforço vale a pena.
Veja as principais consequências da baixa produtividade
A produtividade no trabalho é proporcional aos resultados corporativos. Ou seja, se as pessoas não cumprirem suas atribuições com qualidade e eficiência, o negócio fica para trás em relação aos seus concorrentes. Entenda as principais consequências:
- Baixo padrão de qualidade e falta de agilidade nas tarefas;
- Trabalhos atrasados, acumulados ou em excesso;
- Aumento dos custos operacionais pela baixa entrega de resultados;
- Colaboradores insatisfeitos, desmotivados e desengajados;
- Ambiente ruim de trabalho;
- Aumento nos atrasos, faltas e na rotatividade;
- Má qualidade acaba comprometendo a satisfação do cliente.
Basicamente, a baixa produtividade afeta o tempo de execução e a qualidade do trabalho. Com o tempo, isso desmotiva os funcionários, desgasta suas relações interpessoais e compromete seu engajamento com a empresa.
O ambiente ruim de trabalho se transforma em uma verdadeira “bola de neve”, em que o baixo rendimento gera o acúmulo de tarefas, excesso de cobranças e ruídos ainda maiores de comunicação.
Enquanto as coisas não são resolvidas, os funcionários ficam mais propensos a faltar, não têm estímulo para ter pontualidade, não se sentem inspirados pelos seus líderes, entre outros problemas relacionados.
Ficou preocupado com esses problemas? Fique calmo, pois é possível medir a produtividade no trabalho do seu time e entender exatamente quando algumas melhorias são necessárias e onde elas são mais urgentes. Conheça abaixo alguns indicadores.
Como medir a produtividade no trabalho?
As métricas de desempenho são importantes para todos os setores de uma organização, e fundamental na gestão dos colaboradores. Por isso, procure elencar alguns indicadores de produtividade alinhados à realidade da sua empresa, como:
Metas alcançadas
Um trabalho produtivo é aquele em que os esforços são convertidos em resultados reais. Por isso, uma boa dica é verificar a relação entre as metas alcançadas e as metas totais. Se o resultado for baixo, pode ser que muito tempo esteja sendo perdido com funções redundantes.
Produtividade por hora
Outra forma de certificar-se de que o expediente está sendo bem aproveitado é relacionar o volume de tarefas entregues com as horas trabalhadas. A dica é fazer a média da equipe e de cada colaborador, para checar se existem problemas coletivos ou individuais.
Ociosidade de produção
As pausas durante a jornada são naturais e necessárias. Contudo, os momentos de interação, descanso ou alimentação precisam ser compatíveis com a eficiência que se espera. Para checar, faça a relação do tempo ocioso com o total de horas trabalhadas.
Indicadores específicos
Procure ir além dos exemplos que apresentei acima e use também indicadores específicos da área em que os colaboradores atuam. Podem ser métricas de conversão para vendedores, de satisfação de clientes para atendentes, de extravios para quem atua na logística, e por aí vai.
O foco sempre deve ser determinar se os esforços dos profissionais são convertidos nos resultados desejados.
Eu criei Termômetro da Performance, uma ferramenta simples e prática para que você possa iniciar o processo de avaliação da produtividade do seu time, em 9 pontos chaves. Avalie agora mesmo como está a sua equipe com o Termômetro da Performance
E você, como costuma enfrentar problemas de produtividade de equipes de trabalho?
Nenhuma empresa está livre da baixa produtividade. Como ela afeta cada organização de uma forma diferente, não existe “receita de bolo” para resolvê-la. Tudo depende do seu entendimento sobre o assunto.
A boa notícia é que essa não é uma missão impossível. Ao conhecer a realidade do seu time e as melhores práticas para exercer uma boa liderança, é possível promover um ambiente mais produtivo e positivo para todos.
Eu trabalho especialmente com treinamentos e mentorias para potencializar seu time a ser mais produtivo e aumentar sua performance. Avalie aqui como está a produtividade do seu time com o Termômetro da Performance e entre em contato para aumentá-la ainda esse mês!
Existem inúmeras ferramentas e técnicas que você pode usar para melhorar a produtividade no trabalho da sua equipe. Conte comigo para levar a metodoligia certa, de forma personalizada para o seu time!
