Você já passou pela situação de aceitar uma tarefa nova no trabalho e depois não conseguir entregá-la no prazo e ainda ficar sobrecarregado? Esse tipo de situação é muito comum quando não sabemos dizer não no trabalho.
Uma das principais características da cultura brasileira é a cordialidade. Ou seja, temos a tendência de “levar as coisas para o coração” de modo que nem sempre fica claro a separação entre o pessoal e o profissional. Como consequência, saber dizer não se torna um grande desafio no trabalho.
O problema é que dizer sim o tempo todo afeta a sua produtividade. Isso porque assumir muitos compromissos, sem levar em conta a sua capacidade de cumpri-los prejudica o seu desempenho e o seu bem-estar, pois à medida que as tarefas se acumulam o estresse e a ansiedade aumentam.
Por isso, resolvi escrever este artigo para te ajudar a aprender a dizer não no trabalho nos momentos certos. Continue a leitura e descubra!
Saber dizer não no trabalho: em quais situações?
É claro que você não deve “girar a chave” e começar a dizer não para tudo. Afinal, faz parte do seu trabalho e também é muito importante ser solícito no trabalho e aceitar novos desafios para se desenvolver profissionalmente.
Por isso, você precisa entender em quais situações é melhor não aceitar uma nova demanda em sua agenda e como fazer isso. Sendo assim, vamos analisar alguns casos em que dizer não, realmente será melhor para você e para a empresa:
Falta de tempo
A primeira situação em que você pode dizer não, é quando você não tem tempo suficiente para realizar a nova tarefa com qualidade. O problema aqui é que além de gerar sobrecarga, você também compromete quem está dependendo dessa nova entrega, pois ela pode não ser realizada a tempo ou não ser entregue na devida qualidade.
Lembre-se que nós temos a tendência de superestimar a nossa capacidade de entrega. Ou seja, pode acontecer de você olhar para o que estão te pedindo e pensar “eu consigo fazer isso”. Será?
Aqui existem, pelo menos, duas possibilidades:
1) você consegue realizar a tarefa, mas vai ficar sobrecarregado; ou
2) você não consegue executar a nova demanda e ainda compromete as outras.
Para saber se uma dessas consequências vai acontecer, é importante ter consciência de tempo e organização. Desse modo, você terá clareza sobre os motivos de dizer não.
Como diria Greg Mckeown no livro Essencialismo: “o não elegante nasce do cálculo claro mas tácito de que é preciso perder para ganhar. Se não temos uma noção clara do custo da oportunidade (no caso, no que perdemos para aceitar) torna-se fácil cair na armadilha de dizer sim.”
A atividade é totalmente nova para você
Sempre que você começa uma atividade nova, existe uma curva de aprendizado para que ela seja executada satisfatoriamente. Logicamente, isso demanda mais tempo e esforço do que as atividades que você já sabe fazer.
Portanto, se é esperado que a entrega seja feita em um tempo menor do que você precisa para aprendê-la e em seguida executá-la, o melhor caminho é dizer não ou, ao menos, negociar um período maior na entrega. Neste caso, a recusa pode vir acompanhada de uma disposição em aprender.
Ou seja, vale a pena explicar que neste momento você ainda não conseguirá fazer a entrega com qualidade, mas que está disposto a estudar o assunto e desenvolver as habilidades necessárias. Dessa forma, quando houver outra oportunidade de assumir o compromisso em questão, você estará preparado.
E agora, como dizer não no trabalho?
Antes de dizer não, você precisa entender exatamente do que se trata o pedido. Afinal, como em toda negociação você não toma uma decisão sem saber os prós e os contras. Por isso, o primeiro passo é pedir mais informações sobre a tarefa, como prazo, expectativas e esforço necessário para concluir a tarefa.
Com essas informações, você consegue avaliar se tem condições de atender ao pedido e também se ele faz sentido com os seus objetivos profissionais. Lembre-se da importância de conectar as suas atividades com a realização de seus sonhos.
Por exemplo, se seu objetivo é mudar de setor dentro da empresa, faz sentido aceitar uma tarefa que te ajude a desenvolver as habilidades necessárias para realizar esta transição.
No entanto, se nenhum desses elementos estiver presente e você se encontra em uma das situações que mencionei no tópico anterior, observe as seguintes práticas para dizer não sem prejudicar a sua imagem no trabalho:
Não responda imediatamente
Depois de ouvir com atenção todas as informações sobre o pedido, peça um tempo para pensar no assunto. Explique que você precisa conferir sua agenda e verificar se consegue dar conta da tarefa.
Além disso, negocie um prazo para dar a resposta. Você pode dizer, por exemplo, “Posso responder até o final do dia?” Essa atitude demonstra ponderação e que você está atento à sua gestão do tempo no trabalho.
Comunique suas prioridades
No momento de dar a resposta, explique os motivos em recusar o pedido ao mesmo tempo em que comunica suas prioridades em relação às entregas. Assim, você deixa claro que também está considerando o impacto de sua decisão para o cumprimento dos objetivos da empresa.
Sobre isso, o livro Essencialismo, de Greg McKeown, traz dicas preciosas de como equilibrar as suas prioridades, eliminando o que não é essencial para manter o foco naquilo que realmente importa. Vale a pena a leitura!
Pergunte qual é a prioridade
Também existe uma grande possibilidade de você não ser o responsável por essa decisão. Nesse caso, é recomendável que você siga os mesmos passos do tópico anterior, mas colocando a questão para que o seu líder decida qual fazer primeiro e como os prazos serão ajustados. Assim, você demonstra responsabilidade e negocia com mais propriedade.
A melhor forma de dizer isso é perguntando diretamente: “o que devo deixar de fazer em troca?” Assim, tudo fica esclarecido: as prioridades, seu plano de ação e, possivelmente, da equipe.
Produtividade no trabalho: como melhorar de uma vez por todas?
Tudo o que falei até aqui depende da forma como você se organiza no trabalho, sobretudo no modelo home office. Afinal, trabalhar em casa exige uma dose extra de disciplina para criar hábitos saudáveis em sua rotina.
Planeje sua semana
A melhor forma de melhorar sua produtividade é praticar uma boa gestão do tempo, realizando os seus planejamentos de uma forma adequada. Como ensino no meu curso Produtividade Sincera, você deve identificar os objetivos da semana e distribuir no seu Planner ao longo dos dias para visualizar como você conseguirá atingi-los.
Sem planejamento, a tendência é que você priorize errado, comece a fazer várias coisas e não termine nada. O planejamento e a revisão constante são a base para a sua produtividade.
Elimine as distrações
Organize o seu ambiente de trabalho de modo que ele te ajude a se concentrar. Neste sentido, é importante ter um lugar reservado apenas para trabalhar, com o mínimo possível de estímulos. Por exemplo, você pode posicionar a mesa longe de janelas ou de frente para uma parede lisa.
Caso você queira decorar o seu local de trabalho, procure por elementos minimalistas que não chamem a sua atenção, mas que ao mesmo tempo deixem o ambiente mais agradável.
Lembre-se também de desativar as notificações dos seus dispositivos eletrônicos. De preferência, deixe-os longe de vista para evitar a tentação de pegá-los durante o trabalho.
Tenha um ritual para começar a trabalhar
O ser humano é um animal simbólico e ritualístico em sua essência. Tanto que as estruturas da sociedade funcionam nestas duas dimensões. Então, utilize essa característica humana a seu favor.
Crie um pequeno ritual para fazer antes de começar a trabalhar. Não precisa ser nada muito elaborado, mas algo que você possa repetir sempre. Algumas pessoas gostam de acender um incenso, colocar uma música instrumental ou fazer uma meditação antes do trabalho.
Descubra o que funciona melhor para você e pratique todos os dias até que fique natural. Este hábito vai preparar a sua mente, fazendo com que você entre no “modo trabalho”.
Faça pequenas pausas
A nossa capacidade de concentração é limitada. Estima-se que o cérebro humano é capaz de se concentrar em uma mesma tarefa por um tempo entre 30 e 90 minutos. Por isso, é importante fazer pequenas pausas durante o dia para descansar e recuperar a concentração.
Aproveite as pausas para se levantar, fazer alongamentos e beber água, para então retornar às suas atividades. Dessa forma, você equilibra a sua saúde física e mental no trabalho.
Ao implementar essas dicas, você terá mais produtividade no trabalho e também uma consciência maior sobre o tempo que demora para executar suas atividades. O que será de extrema importância na hora de aceitar ou não uma nova demanda.
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